試論如何做好企業實物檔案的管理與利用工作

孫威軍

摘要：企業實物檔案是內部人員和單位在各個執行工作中形成的，對其保存具備一定價值。企業實物檔案為一項歷史記錄，為檔案管理工作中的主要部分?；谄渚邆涞脑夹?、直觀性特點，需要通過多維立體化形式來實現，這樣在市場競爭發展下，才能達到有效的經濟發展作用。因此，中國石化西北石油局西北油田分公司檔案管理中心根據工作經驗，為其提出了管理和利用想法。

關鍵詞：企業；實物檔案；管理；利用

在企業發展中，對檔案進行管理，能促進企業的生產和經營。因為檔案為企業的主要部分，為了促進企業的進步和發展，需要對其進行管理和利用，積極對檔案管理工作分析和總結，這樣在整體上，才能獲得有利發展地位。

一、加強宣傳

對企業實物檔案進行宣傳，需要在企業實物檔案管理工作中，建立一體化體制?；诠芾碇贫鹊臉嫿?，需要對企業實物檔案進行收集、整理以及歸檔等工作，保證各個執行程序都能按照一定規范來執行[1]。同時，還需要對《檔案法》進行宣傳，保證檔案收集工作的獲取。還需要引起企業員工認識到企業實物檔案的重要性，將其與文字、圖紙等進行結合，促進管理工作的統一化。當發現一些特殊原因的時候，需要針對企業實物檔案，對其拍照留念，辦理相關手續。各個單位和個人不能對其私自保存。企業實物檔案管理人員要具備較高責任意識，保存一些有價值信息，從而避免企業實物檔案的丟失。因此，在企業逐漸發展下，為了能滿足多方面的發需需求，在對企業實物檔案進行管理和利用的時候，要對其積極宣傳，使人們認識到企業實物檔案的重要性[2]。

二、實現歸檔工作

促進企業實物檔案歸檔工作的完成，保證給人們信息查詢提供方便。在實際工作中，需要在幾點對其完善。

第一，當對企業實物檔案進行歸檔的時候，工作人員要對企業實物檔案的相關信息進行分析和了解，促進手續辦理的合理性。檔案人員還需要對企業實物檔案進行收集、拍照歸檔等，對照片進行管理，以實現多個方面的執行和發展。

第二，對企業實物檔案科學分類管理，保證后期工作的時候，實現良好的開發和利用。企業實物檔案按照種類進行劃分，其存在的方面較多。所以，在對企業實物檔案進行管理的時候，需要基于一定單位來實現。比如：一張獎狀、一面錦旗等。還需要按照企業實物檔案的類型進行排列，如果在相同種類中，按照時間對其歸檔。在能保證企業實物檔案外觀的情況下，還需要將其放在合理位置，并為其貼上標簽。標簽上，要包括編號、時間以及期限等，保證在保存的時候，能促進企業實物檔案之間的聯系。

第三，當工作人員對企業實物檔案工作進行歸檔的時候，需要對周邊環境、存在的歷史環境等進行分析。當對企業實物檔案進行編寫名字的時候，要標好其存在的單位、稱號或者級別等，并具體到個人、職位、時間等。

第四，在對企業實物檔案進行編制目錄的時候，需要按照一定方案和順序對其分類和編號。針對企業實物檔案的目錄，需要在期間包括編號、年度、責任人員、外觀特征、數量、期限等多個方面。還需要將其裝訂，并為其編制封面，確保其完整性。

第五，針對編制檢索工具，需要根據不同角度和不同方法進行思考，保證能滿足多方面的發展需求。在該工具使用下，將為其提供優質、高效的服務[3]。

三、對檔案進行保管

加大力度對企業實物檔案進行保管，保證企業實物檔案的整體安全。因為企業實物檔案載體形式多種多樣，其材料大小不一樣，如：獎杯、牌匾、工藝等，他們的載體信息很多為鍍金、油漆形式，當不小心將其損壞的時候，將無法還原。所以，在對企業實物檔案管理工作中，相關部門要在日常工作中對修復技術進行研究。比如：構建專用庫，能在內部存放企業實物檔案，保證整體的清潔性，對銹蝕、蟲蛀現象進行預防，以確保企業實物檔案的整體安全。針對一些頻繁使用的企業實物檔案，要對其定期更換，尤其是資質證書等，在歸檔的時候，都要對其備份，并按照一定程序進行保存。在檔案袋上，還需要為其標明檔案號、名稱等信息，這樣不僅能對其詳細分析，也能為查找工作、利用工作提供方便。

四、實現多渠道利用

為了保證企業實物檔案價值的實現，需要在多渠道上利用多形式實現全面利用。在實際工作中，主要表現為兩個執行方面。

第一，檔案部門要在工作中積極開展形式多樣的企業實物檔案展覽，保證企業文化的充分發揮，促使其作用的實現。根據對企業實物檔案的利用，還需要在工作中為其舉辦主題不同的展覽。比如：對企業成立到發展中整個過程進行展覽，利用企業實物檔案能會議企業歷史發展情況，也能對企業精神傳遞，基于企業的新理念，能激發工作人員的參與積極性[4]。

第二，為企業實物檔案設立榮譽室。構建過程中，可以利用企業實物圖片、文字信息等，對單位內的實際發展狀況進行展示。也可以將社會貢獻作為主題，展示出企業獲得的獎杯、稱號等。還需要引導員工積極參與其中，接受領導的參觀，這樣在整體上才能獲得良好的發展效果。員工在積極參與中，能發揮創新性，也能積極滲透到工作內部，保證企業整體凝聚力的增強，從而促進企業各個工作的積極發展。不僅如此，因為企業實物檔案能為客戶了解提供信息和重要依據，客戶通過這些實物、圖片、文字的介紹，對企業充分掌握，也能增加企業和客戶之間的距離。這樣不僅能提高企業的市場地位，也能在發展下，獲得穩定發展。

五、總結

基于以上的分析和研究發現，在我國社會逐漸進步和發展的今天，對檔案進行管理，是企業當前解決的主要問題。通過多個渠道，提出適合企業的檔案管理方式，將促進企業的整體進步和發展。

參考文獻：

[1]何曉暉.企業實物檔案管理利用[J].鐵道勘察，2012，38（3）：104-106.

[2]顧清華.企業實物檔案的開發與利用[J].檔案管理，2011（2）：94.

[3]張建英.淺談化工企業實物檔案的管理[J].內蒙古石油化工，2014（22）：76-77.

[4] 王緋.如何做好企業實物檔案的管理與利用工作[J].黑龍江檔案，2013（4）：60.

（作者單位：中國石化西北石油局西北油田分公司檔案管理中心）