事業單位人事檔案實行計算機管理的必要性及作用分析

鄒麗敏

摘要：如今，網絡信息技術發展迅猛，各個行業的發展已經離不開網絡信息技術，事業單位人事檔案管理工作同樣如此。事業單位人事檔案的管理與計算機緊密結合成為當下的一大發展趨勢，傳統的人事檔案管理無法滿足人們的需求開始逐漸淡出人們的視野。因此本文將詳細分析事業單位人事檔案實行計算機管理的必要性以及作用，讓更多的人認識計算機管理的現實價值，引導相關行業人員積極探索更多計算機管理的有效措施，促進事業單位人事檔案管理的現代化、科學化發展。

關鍵詞：事業單位；人事檔案；計算機管理；作用

新時期，科學技術為各個行業的發展帶來了種種便利，其中計算機管理在事業單位人事檔案管理工作中的應用就是一個典型的例子。如今，各事業單位人事檔案的管理與計算機的結合正以銳不可當之勢沖擊傳統人事檔案管理，人事檔案管理工作日益向著現代化方向發展。事業單位人事檔案實行計算機管理是檔案管理數字化、信息化的體現，這是時代發展的必然趨勢，我們需要深入了解相關的內容，以便充分發揮計算機管理的積極作用，提高人事檔案管理工作的水平。

一、事業單位人事檔案實行計算機管理的必要性分析

（一）傳統人事檔案管理的缺陷

傳統人事檔案管理方式耗費大量的人力、物力，無法適應高速運轉的新時代的需求，傳統人事檔案管理的淘汰是時代發展的必然。在過去，許多事業單位人事檔案管理工作中主要是以紙質的形式來記錄和保存相關信息，而計算機所能發揮的作用十分有限。這樣的管理方式既耗費時間，也耗費物力和人力，人們的工作量繁重，工作操作便利性差，人事檔案管理的整體質量始終無法得到進一步的突破。

傳統人事檔案管理中人的因素對管理工作的影響極大，而專業化較為欠缺的工作人員給事業單位人事檔案管理工作帶來了一定的難度。工作人員綜合素質低，專業缺乏，對人事檔案相關的收集、歸檔、裝訂都缺乏深入的了解，這種傳統的檔案管理方式使得檔案的完整性無法得到保證，人事檔案管理工作質量有待進一步提高。

（二）計算機管理的優勢

將計算機應用到人事檔案管理中能夠大大提高事業單位人事管理的效率，提高人事檔案的利用率。工作人員可以將各類人事檔案資料分門別類輸入計算機，以文字、圖片、視頻等多種手段存儲信息資料，當人們需要查詢、處理檔案資料時可以迅速提取資料。計算機在人事檔案管理中的應用改變了以往紙質存檔的方式，各種檔案資料以電子數據的形式存儲在計算機中，檔案資料的修改、查詢、整理都變得更加專業化、條理化，工作效率大大增加，檔案的利用率與準確率提高，事業單位人事檔案管理成本大大降低。

二、事業單位人事檔案實行計算機管理的作用分析

（一）實現檔案管理多樣化

計算機在事業單位人事檔案管理中的應用作用巨大，計算機豐富了人事檔案管理的形式，人們除了通過文字、照片記錄檔案信息之外還可以用各種音頻、視頻等形式來記錄存儲人事檔案信息，管理方式變得更加多元豐富，檔案管理工作更加便利高效。多樣化的人事檔案管理方式方便了相關工作人員以各種方式來了解員工的具體情況，為事業單位人員的選拔提供了重要的參考依據。

（二）減少人事檔案管理成本

計算機實現了人事檔案管理的信息化，工作人員可以根據管理的需求對文檔靈活整理、排序和歸檔。計算機在事業單位人事檔案管理工作中的廣泛應用能夠大大節約人力、物力，降低人事檔案管理的成本。事業單位的人事檔案資料較多，加上人員信息管理工作十分嚴格，如果用過去傳統的檔案管理方式就會耗費較多的物力與人力，且人員信息保存的完整性也會大大降低。傳統的人事檔案管理方式將會占據較大的空間，容易受到環境條件的影響，要想妥善保管好人事檔案信息資料就必須準備足夠的存儲空間，做好防潮、防霉等工作。而應用計算機進行檔案管理則無需考慮這一問題，檔案管理成本大大降低。

（三）增強管理工作現代化

信息技術的發展改變了人們的工作方式，現代化與專業化成為各行各業努力的方向，事業單位人事檔案管理工作同樣需要與時俱進。事業單位大膽將計算機與人事檔案管理結合起來，工作人員只需要通過計算機就可以對人事檔案資料進行各種處理，事業單位人事檔案管理現代化水平進一步提高。計算機的應用對人事檔案工作人員提出了新的要求，工作人員必須掌握計算機管理的技巧，增強對計算機的應用能力。計算機的應用推動管理人員提高自身綜合素質和現代化管理意識，人事檔案管理工作與事業單位各個部門之間的聯系日益緊密，檔案信息庫的建立也將因此而日趨完善，人事檔案管理工作現代化水平不斷提高。

三、結束語

事業單位的人事檔案主要反映了一個人的個人情況、工作以及政治面貌，人們可以通過人事檔案資料來了解一個人，進行人員的選拔和任用，由此可見人事檔案管理工作的重要性。而計算機在人事檔案管理中的應用將進一步完善人事檔案管理工作，深入挖掘人事檔案資料并將其價值發揮到極致。我們必須深入了解計算機在人事檔案管理中的應用，努力探索更多有效的措施推進人事檔案管理的信息化進程，為事業單位用人做出更多的努力。

參考文獻：

[1]王靜.事業單位人事檔案信息化管理的思考與對策[J].信息與電腦：理論版，2016（23）：96-97.

[2]王鳳春.淺談對事業單位人事檔案信息化管理的思考與對策[J].科技與企業，2014（23）：39-39.

（作者單位：長春市南湖公園）