文檔打印省錢學問大

利文

也許大家會認為，文檔打印操作不就是打開文檔編輯界面，執行打印命令這么簡單嘛，這能有多大學問？事實上，文檔打印操作是一場需要長期消耗成本的持久戰，是單位辦公成本控制的重點。如果想有效節省文檔打印耗材成本，節省電力資源，那么文檔打印操作中還是隱藏著許多普通用戶可能不完全熟悉的秘密?，F在，本文通過一系列打印設置、打印習慣，向大家推介一下文檔打印操作省錢的學問！

合適字體更省墨水

倘若待打印的材料主要是草稿，供自己檢查核對時使用，同時文檔內容大多以阿拉伯數字和英文字母為主時，那么可以選用一些能省墨的特殊字體來編輯文檔，以達到節約打印費用的目的。例如，從網上下載安裝Ecofont免費字體（該字體是由荷蘭一家公司參考開源的Sans Serif字體進行獨立開發的），之后將待打印的文檔內容編輯成該字體，就能有效節省墨水，因為EcoFont是一個字體基于生態的Vera Sans，它使用小圓圈方式顯示字符，能達到20%左右的墨水或墨粉消耗，而又不會影響文檔的可讀性。

在安裝Ecofont免費字體時，只要依次單擊“開始”|“設置”|“控制面板”命令，雙擊其中的“字體”文件夾，將目標字體文件直接拖放到該窗口。當然，也可以直接用鼠標右鍵單擊目標字體文件圖標，執行右鍵菜單中的“安裝”命令，就能將對應字體文件安裝到本地計算機系統中。

完成字體安裝操作后，日后打印文檔需要省錢時，只要先在文檔編輯界面中，選中所有文檔內容，之后進入字體設置對話框，從“西文字體”下拉列表中選擇“Spranq echo sans”字體選項，確認之后執行打印操作，我們將會看到打印出來的阿拉伯數字和英文字母上面都是一些小圓圈，如圖1所示。使用了該字體后，文檔打印操作比使用標準字體省下了20%左右的墨水，長期下去，能節約一筆客觀的費用。

良好習慣也能省錢

在平時打印材料的時候，如果能注意一些打印細節，養成良好的打印操作習慣，就能幫助大家在日常工作中節省不小的打印成本，大家千萬不要小看這些細節，雖然很多時候只是舉手之勞，但是打印效果卻有很大差別，良好的打印習慣既能讓文檔打印效率提高，又能有效避免打印機損耗，節約電力資源。而一旦不注意打印細節，沒有良好打印習慣時，就容易造成不同程度的打印浪費。

首先要養成使用省墨模式進行打印的習慣。正常來說，打印機驅動程序都自帶有省墨模式打印功能，不過在缺省狀態下，該功能并沒有被啟用運行，因此要是我們想在打印內部交流資料或其他一些非正式文檔時，不妨及時啟用該模式，該功能模式輸出來的文字只有文字邊框線，也就是說文字為空心文字，既能節省墨水和墨粉，又不會影響文檔可讀效果。例如，惠普激光類打印機一般都有省墨打印模式。在啟用該模式時，可以先進入打開設置對話框，選中目標打印機設備，按下“屬性”按鈕，展開激光打印機屬性對話框。選中“紙張/質量”標簽，彈出如圖2所示的標簽設置頁面，在“打印質量”位置處選中“Economode（節省打印墨盒）”選項，單擊“確定”按鈕保存設置操作即可。

其次要養成形成雙面打印的習慣。大家知道，雙面打印其實就是指當打印機將文檔內容輸出到紙張的一面后，再將紙張送到雙面打印單元內，在其內部完成一次翻轉重新送回進紙通道以完成另一面的打印工作。具體地說，打印雙面文檔的過程，就是將用戶原本要手工進行的紙張翻轉操作自動完成了。善于進行雙面打印操作，既能有效節約打印紙張，又不會影響打印效果，現在多數型號的打印機設備都支持雙面打印功能。

第三要保持打印之前盡量預覽的習慣。倘若直接進行打印而不預覽文檔內容的話，打印效果很有可能不讓人滿意，這就容易引起重復性打印，隨之就會引起打印成本的隱性浪費。在正式打印之前，先對待打印文檔內容進行預覽，就能很直觀地發現文稿內容所占頁數多少，是否符合頁面要求等等，能夠有效重復打印。要是尾頁內容很少，只有一行字或者幾個字，那么就能通過調整行間距、頁邊距、字號、字間距等方式，將它縮排到上一頁中去，從而達到避免紙張浪費的目的。

第四應形成只打印所需內容的習慣。倘若待打印的文檔內容多而雜，而用戶只需要其中的部分內容，這該如何打印才能省錢呢？方法其實很簡單，只要將選定的內容打印出來即可。例如，在Word 2007應用程序中進行這種打印操作時，可以先打開文檔編輯界面，將需要打印輸出的文檔內容選中，之后按下左上角區域處的“Microsoft Office”按鈕，從彈出的下拉菜單中選擇“打印”命令，切換到如圖3所示的打印設置對話框，選中這里的“所選內容”復選框，按下“確定”按鈕保存設置操作即可。如果用戶安裝使用的是Word2003應用程序，那么先選中word文檔編輯界面中要打印輸出的內容，并依次點擊“文件”|“打印”命令，之后將打印設置框中的“所選內容”選中，Word程序就能只打印文檔中指定的內容，而會忽略其余內容。

第五要養成集中打印習慣。對于噴墨打印機用戶來說，這種打印習慣尤其重要，因為這類打印機每啟動運行一次，設備都要自動清洗打印頭和初始化打印機，同時對墨水輸送系統進行充墨，整個過程很容易造成墨水的浪費。將所有打印任務集中在一起打印，可以減少噴墨打印機的啟動次數，降低墨水消耗以及噴頭損傷，長期下去，節省下來的費用也是很客觀的。此外，集中打印作業，可以有效減少打印機設備的開關機次數，避免設備自檢和開關機電流對打印機造成硬件上的損害，同時開關機瞬間打印機會預熱，使得其功耗比待機時要大得多，從這個角度來說，集中打印作業還能延長打印設備的壽命。

過濾打印不會浪費

在打印材料特別是打印網頁內容的時候，最大的浪費可能出現在與自己想要內容無關的宣傳圖片或廣告上。一張打印出來的網頁頁面，或許有效的部分只占一小半，另外一大半不但耗費了墨水、墨粉，而且也浪費了打印紙張。倘若在打印網頁之前，將這些無效的網頁內容過濾掉，讓有效的內容輸出到打印紙張上，顯然會節約不少打印耗材，從而實現輕松省錢的目的。那么如何才能輕松而又方便地將待打印網頁頁面中無效的內容過濾干凈呢？雖然采用手工方式將網頁內容復制到記事本之類的應用程序中，可以提取出網頁的正文內容，但是這種方式操作起來比較麻煩，同時原先的網頁格式將全部丟失，打印出來的內容可讀性會受到影響。endprint

為了能夠快速過濾網頁中的無效打印內容，同時又不影響打印效果，我們不妨借助“ViewText”網站中的查看文本功能來幫忙，有效提取網頁中的正文內容。這種方式操作起來很簡單，通過瀏覽器的收藏夾欄就能輕松進行，當然，操作之前，需要先將“ViewText”網站中的對應服務手工添加到瀏覽器中。例如，要打印Ch FOree瀏覽器中的某個網頁頁面時，不妨先在該瀏覽器窗口地址欄中輸入“http：//viewtext.org”地址，單擊回車鍵后，切換到“ViewText”網站主頁面（如圖4所示），用鼠標將其中的綠色“ViewText”按鈕直接拖動到瀏覽器收藏夾或書簽中，完成收藏或添加任務。對于IE瀏覽器來說，我們只能將“ViewText”網站中的URL地址手工添加到收藏夾中。

之后，用瀏覽器打開待打印的網頁內容，然后單擊收藏夾或書簽中的“ViewText”按鈕或超級鏈接，這時當前頁面中的有關圖像、廣告和正文的文字內容已經被自動提取出來了，同時顯示在瀏覽器窗口中，再按照常規方式將文字內容打印出來，就能節省不少墨水或墨粉以及打印紙張了。打印結束后，只要按下瀏覽窗口中的“Original”按鈕，就能快速切換到原來的網頁頁面，恢復到正常的網頁瀏覽狀態。

合并打印超級省錢

大家知道，平時購物時，批發往往會比零售便宜得多。而在日常打印操作中，總會遇到打印紙張不能打滿的現象，這很容易造成浪費，要是能夠把多張頁面內容合并到一張紙中輸出，完全能夠做到既省墨水或墨粉又省打印紙張的目的。

要想高效進行合并打印操作，可以考慮請“iPrint”這款特色的打印工具來幫忙，該工具能夠對發送到打印機的所有任務進行自動攔截，用戶可以按照實際需求將多張頁面內容合并到一張紙中進行打印輸出，并且該工具可以將目標文檔中沒有有效內容的頁面自動刪除掉，保證打印輸出的連續性和高效性。在理想狀態下，該工具可以幫助大家節約60%左右的打印成本。

使用“iPrint”特色工具進行合并打印操作時，先要從網站中下載獲取該工具的安裝程序，按照常規方法將其安裝到本地計算機系統中，之后不需要進行任何設置，該工具就能自動成為本地系統的默認打印機。日后，在本地計算機中進行文檔打印操作時，先打開“iPrint”程序的登錄界面（如圖5所示），使用默認賬號登錄之后，我們會在其后界面中發現默認狀態下，空白頁面和無用頁面已經被程序自動標識為deleted，也就是說，對應程序日后一旦發現發送到打印機中的內容包含空白頁面和無用頁面，將會自動將其刪除掉，以便節省打印紙張。之后，從“iPrint”程序界面中選擇一個合適的合并模式，該程序為用戶提供了單頁、雙頁、四頁等幾個模式選項，它們分別表示將單張頁面、兩張頁面、四張頁面內容合并到一張紙中輸出；按照實際需要選好合并模式后，再從該程序界面中的打印機列表中選擇打印機的型號，最后按下對應界面中的打印機圖標按鈕，就能將目標文檔內容按照指定合并模式打印出來了。經過實踐測試，我們發現在打印長文檔內容時，這種合并打印方式能夠為用戶節約相當多的打印費用。

選好設備降低消耗

除了要養成良好打印習慣和人為注意節約外，我們還要選用低能耗的打印機，不然的話也無法達到高效節能效果。這就要求我們在挑選打印設備時，必須要統籌考量設備選購成本和各種耗材價格，同時要注重下面幾個細節。

首先要按需選用合適設備。從價格角度而言，打印設備基本可以分為兩類：一類是設備選購成本較貴，不過后期耗材很便宜，例如激光打印機就屬于這種類型；另外一類是設備選購成本便宜，但后期耗材很貴，這類代表是噴墨式打印機。無論選購哪種類型的打印設備，打印出來的質量，沒有明顯的差距，差距主要體現在打印速度上。我們應該根據平時實際打印量來選用合適設備，倘若打印作業量較大，不妨選用打印速度更快一些的激光打印機，盡管這類設備前期選購成本昂貴，不過打印時間長了以后，不會給自己帶來明顯經濟壓力。倘若實際打印作業量不大，那么可以考慮選用噴墨打印機，這類設備不僅前期投入較小，而且后期由于打印量小耗材消耗也會很少，整體來說能節省不少費用。當然，值得注意的是，要是不打印彩色照片或彩色文本的話，應盡量選用黑白激光打印機來打印材料，這樣省錢會更徹底一些。倘若打印對象僅是普通的文字材料，選用600dpi分辨率的低端激光打印機就OK了，選用高端彩色激打就純屬浪費資源了。

其次設備應支持雙面打印功能。對于用戶來說，雙面打印理論上能夠減少50%左右的打印消耗。打印設備支持了自動雙面打印功能后，用戶日后在打印材料時，就不需要手動翻頁，有利于大幅改善打印效率。盡管雙面打印機前期選購成本較高，不過隨著使用時間的延長，以及繼續降低雙面打印機成本，相信這類打印機日后一定會是市場主導。

第三要關注設備待機功耗。倘若打印機設備在待機狀態下，消耗功率不是很大，那么這類設備就值得選用，畢竟高消耗的打印設備工作時間長了以后，會造成隱形的浪費。

防止他人無謂浪費

在局域網工作環境中，打印機設備很容易被一些私心較重的用戶過度使用，時間一長，不但打印機壽命會縮短，而且也會造成打印成本的節節攀高。為了有效節省打印費用，我們應該想辦法控制打印機的訪問權限，以避免打印設備被自由訪問！不過，直接限制打印機使用權限，其他用戶很容易看出其中貓膩，那樣反而容易影響朋友或同事的感情。為了既能禮貌地禁止其他用戶任意訪問打印機，又能讓朋友或同事看不出打印機已被人做了手腳，我們不妨利用下面的方法來防止他人造成無謂打印浪費：

對于有些品牌的打印機而言，我們往往要先進入打印機應用程序窗口，通過其中的相關命令按鈕，才能讓打印機正常工作?？刂七@類打印機使用權限時，我們只要按照下面的操作讓普通用戶不能正常運行打印機應用程序，就可以達到防止他人隨意打印造成無謂浪費的目的了：首先在安裝了打印機設備的計算機系統中依次點擊“開始”|“程序”|“附件”|“windows資源管理器”命令，彈出系統資源管理器界面，從中將打印機應用程序安裝文件夾找到。

接著用鼠標雙擊該文件夾圖標，切換到打印機應用程序所在文件夾窗口，右擊其中的空白位置，執行右鍵菜單中的“新建”、“文本文檔”命令（如圖6所示），將新創建的文本文件名稱命名為“ws2_32”，之后將該文本文件的擴展名調整為“dll”。

結束上面的文件創建操作后，我們重新啟動運行打印機應用程序時，就會看到Windows系統出現了文件錯誤的提示，不知道個中隱情的用戶看到如此錯誤提示，多半會認為這是打印機應用程序發生了故障，而不會想到這是人為限制引起的，這樣我們就能禮貌地禁止普通用戶自由訪問打印機了！日后，我們自己需要啟動打印機程序進行工作時，只要進入系統資源管理器窗口，展開打印機應用程序安裝文件夾窗口，將“ws2_32.dll”文件從系統中刪除掉即可。endprint