淺談完善建筑企業人事檔案管理的重要性及措施

林靜

人事檔案記錄著企業員工的工作經歷、思想政治表現、工作能力、平時表現和崗位調動等內容。企業建立人事檔案，能真實、客觀、全面反應員工的履歷情況，對企業員工評價和管理產生重要作用。同時，為促進人事檔案更為有效地發揮作用，提高企業員工管理水平，建立完善的人事檔案管理制度，并嚴格落實各項規章制度是必要的。本文主要探討建筑企業人事檔案管理的重要性，指出人事檔案管理的不足，然后提出有效的改進和完善對策，希望能為加強企業人事檔案管理的各項工作提供啟示。

一、建筑企業人事檔案管理的重要性

人事檔案管理是企業管理的重要組成部分，做好該項工作對企業運行和發展具有重要作用，主要體現在以下方面：

（一）為干部選拔任用提供真實可靠的資料

企業要想取得發展和進步，需要充分挖掘人才資源，加強人事管理工作。而人事檔案詳細記錄企業員工的基本情況，包括員工的進取精神、道德品格、工作經歷、特長、成績及他們對企業所做出的貢獻等。通過查閱人事檔案的這些信息，能為企業考察、任免干部提供真實、有效的數據資料，這對提高企業人力資源管理質量、促進企業發展也具有積極作用。

（二）為企業開展重大決策提供參考和依據

企業的發展和運行，人力資源管理水平提高，離不開人力資源規劃。采取有效措施，根據企業管理機構設置的基本情況，合理配備工作人員，并注重對工作人員的管理和培訓，激發他們的工作熱情，調動員工為企業做貢獻的主動性。同時，人力資源管理部門可以充分查閱人事檔案，以企業發展和市場競爭力提升為出發點，提高決策的科學性與合理性，詳細了解員工的業績、素質、能力等,確保企業重大決策的科學性與合理性。

（三）有利于企業人力資源的進一步優化配置

提高人事檔案管理工作水平，對企業人事檔案進行科學合理利用，有利于充分挖掘人事檔案的使用價值。同時,還可以根據每個員工的特長，為他們合理安排工作崗位，實現人力資源優化配置，進而有利于充分挖掘每個員工的潛能。這對促進企業發展、提高企業市場競爭力尤其具有重要作用。

二、建筑企業人事檔案管理的不足

盡管加強企業人事檔案管理具有重要作用，但有些建筑企業的管理部門和管理人員沒有結合自身具體情況，建立完善的人事檔案管理制度，一些管理人員綜合技能偏低，制約了管理工作水平提升。存在的問題主要表現在以下方面：

（一）企業人事檔案資料收集不全面

一些企業的人事檔案管理人員沒有充分履行職責，忽視詳細、全面收集人事檔案資料，導致人事檔案信息資料不齊全，影響管理和決策方案的制定，也不利于優化人力資源配置，對企業發展和運行產生不利影響。

（二）企業人事檔案管理制度不完善

完善的管理制度，這是提高企業人事檔案管理水平的前提和基礎。但一些企業沒有根據自身情況和人事檔案管理需要，制定健全的管理制度；或者即使建立較為完善的管理制度，但是沒有嚴格落實各項規定，再加上管理人員責任心不強，獎懲激勵機制沒有得到全面落實，不利于提高企業人事檔案管理水平。

（三）企業人事檔案管理人員素質偏低

企業往往將工作重心放在產品研發、市場拓展等方面，對人事檔案管理的重視程度不夠，在管理人員、制度、資金等方面對檔案管理缺乏相應的支持?；蛘咭恍┕芾砣藛T素質偏低，對檔案管理缺乏全面認識，沒有遵循管理制度和流程開展人事檔案管理的各項活動。

（四）企業人事檔案管理信息化建設水平有待提升

隨著計算機和信息技術的發展和進步，它們在企業人事檔案管理中的應用越來越廣泛。但目前一些企業在人事檔案管理中，沒有充分認識計算機和信息技術的作用，不注重掃描技術和計算機的應用，忽視構建完善的數據庫，也不注重檔案信息的更新和完善，難以實現檔案管理信息化，制約了人事檔案管理水平的提高。

三、完善建筑企業人事檔案管理的措施

為彌補企業人事檔案管理的不足，完善檔案信息資料，為人力資源管理和各項決策活動的有效開展提供參考和依據，根據建筑企業的實際情況，可以采取以下改進和完善措施：

（一）重視企業人事檔案信息資料收集

管理人員要注重人事檔案信息收集，確保檔案信息資料充足、完善。同時，企業人事檔案管理人員應該認真履行職責，落實各項管理規章制度，明確自身職責，根據企業員工的實際情況，全面收集檔案信息資料。要保證人事檔案信息的真實可靠、完整齊全、文字清楚，詳細收集企業員工的工作經歷、專業特長、工作業績、專業素質、綜合能力等信息。這是有效開展人事檔案管理的前提和基礎，同時也能調動管理人員的主動性，為企業發展和運行提供充足的人力資源保障。

（二）建立并落實企業人事檔案管理制度

要想提高人事檔案管理水平，建立健全完善的人事檔案管理制度是必要的。因此，應該明確企業人事檔案管理部門的具體職責，合理安排工作人員，讓管理部門和工作人員有效開展人事檔案管理的各項工作。避免職責不清、多頭管理的局面出現，從而有利于人事檔案管理工作效率提升。要將以前封閉的人事檔案管理模式開放化，提升企業對人事檔案管理的思想認識，同時也有利于加強監督管理，順利開展監督工作，及時發現并處理存在的不足，推動人事檔案管理效率提升。根據企業管理工作的現狀，可以設立人事檔案分理處，專門負責人事檔案管理。并將人事檔案管理與工作人員使用相分離，有利于實現檔案管理的最優化。建立并落實人事檔案管理責任制，明確檔案管理人員的具體職責，讓他們認真履行職責，把握工作要點，出色完成人事檔案管理的各項任務。企業還可以建立獎懲激勵機制，激發管理人員的主動性，充分挖掘他們的工作熱情，對管理工作到位，表現出色的人員實行獎勵，有利于提升人事檔案管理水平。

（三）提高企業人事檔案管理人員素質

企業應該注重引進檔案管理專業技能強、基礎理論扎實、計算機操作和應用水平高、檔案管理責任心強的工作人員，充實人事檔案管理隊伍，為提升管理工作水平奠定基礎。建立完善的教育、管理和培訓機制，采取課堂授課、講座等形式，開展人事檔案管理專業知識的學習，加強對檔案管理人員的培訓，不斷提高他們的綜合素質和專業技能。同時，檔案管理人員也要加強自身學習，包括人事檔案管理專業知識、計算機操作和應用技能，讓自己具備扎實的理論基礎。同時還要提高奉獻精神，具備較強的責任心，遵循規范流程開展管理活動，提升企業人事檔案管理的實效性。

（四）推動企業人事檔案管理信息化建設

順應計算機和和信息技術在檔案管理中不斷得到應用的時代發展趨勢，采取有效措施，推動企業人事檔案管理信息化。同時，信息化建設還能提升人事檔案管理效率。因此，有必要注重信息技術的應用，將互聯網、計算機和掃描儀應用到人事檔案管理活動當中，推動檔案管理信息化。為提高管理水平，確保人事檔案信息資料查詢的準確性與可靠性，應該對檔案信息編號和分類。構建數據庫，設立分類號與查詢目錄。詳細記錄企業工作人員的錄用和調動等情況，并注重人事檔案信息的安全管理，避免信息泄露，為人事檔案信息資源的有效使用奠定基礎。

四、結束語

綜上所述，采取有效措施，加強建筑企業人事檔案管理的重要作用是不言而喻的。作為管理人員，應該充分認識其重要意義，完善各項管理制度與措施，提高管理人員素質，重視現代信息技術應用，并優化人事檔案管理流程，改進檔案管理的各項工作，提高服務質量，從而促進企業人力資源得到有效開發和利用，激發他們的工作熱情，為企業發展和市場競爭力的不斷提升創造條件。

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