檔案信息化管理對高素質館員的要求和培養

文/山東正元物業有限責任公司 趙陽陽

檔案信息化管理對高素質館員的要求和培養

文/山東正元物業有限責任公司 趙陽陽

隨著科學技術的不斷進步，計算機也越來越廣泛被運用。生活中不斷涌現各類電子文件，因此，檔案的信息化管理就成了檔案管理部門和人員的重要工作之一。與傳統的檔案管理方式對比，對檔案信息化管理更加具備優越化以及便捷化。

檔案管理；信息化；要求；培養

檔案管理工作的主要職責就是記錄歷史和傳承文化。在如今社會信息化時代，保證檔案信息化管理逐漸形成。這是一種對檔案管理采取新模式的運用，檔案信息化管理是以檔案資源信息化為其核心內容的。然而，對于傳統的檔案管理人員來說，檔案管理試行信息化操作，無疑是一項挑戰。

一、檔案信息化管理的概念和優勢

在國家檔案行政管理部門的組織和規劃中，通過對檔案管理使用信息技術，很好地對檔案信息資源收集整理進而加以管理及提供利用服務，這就是檔案信息化管理的概念。檔案信息化管理具有以下五項優勢：1.信息利用快捷方便，提高資源的利用率。2.拓寬檔案服務領域，節約資源。3.共享檔案信息，遠程運輸。4.檔案檢索方便，節省時間，提高準確性。5.文獻再加工時間縮短，保證時效性。檔案信息化管理為我們的日常生活帶來了很大的便利，同時對促進社會發展作出了重要貢獻。

二、檔案信息化管理對工作人員的素質要求

對于傳統檔案館來說，存檔方式主要是紙質檔案存放于書架。然而，信息化檔案館可以很好地解決這一問題，用戶通過在家登錄計算機即可很好地實現檔案資料的查找篩選。由此可見，檔案信息化管理是順應時代潮流發展的，然而要真正實現，還要一段時間完成。

隨著我國科技的快速發展，在檔案館傳統模式上也發生了巨大變化。要想成為一名合格的檔案管理人員，必須具備良好的職業修養以及良好的愛崗敬業精神，缺一不可。館員在工作中應該時刻以最好的狀態面對用戶，熱情的笑容、親切的話語等，簡單的行為，卻能收獲到用戶的感謝和信任。

三、檔案信息化管理對館員的結構要求

因檔案信息化管理工作范圍以及內容要求不同，因此對人才需求相對比較多樣化。第一，信息化管理研究型人才。需要信息化研究型人，為使其能夠很好地研究電子文件歸檔管理以及檔案管理數據庫。第二，信息化管理實用操作型人才。隨著計算機的不斷普及，辦公過程多受益于計算機，所以，必須學會和掌握計算機操作以及管理知識，學會對辦公軟件以及管理相關軟件的使用，力求在檔案信息化管理工作中凸顯自己。第三，信息化管理人才。在進行信息化建設中其本身作為系統工程，要求管理者能夠對國內外信息化建設充分了解，只有這樣，該類人才才能制定并實施檔案館的相應管理條例和標準。

以上三種人才在整個檔案信息化管理過程中分別起到帶頭作用和基層力作用，以及溝通兩者的橋梁作用。他們相互協調、相互聯系，為檔案信息化發展鋪就了一條發展道路。

四、檔案信息化管理對工作人員能力的培養

在建設檔案信息化的過程中，需要持久堅持，要求對信息化教育體制健全和完善，編制實用的教材。根據人員的不同層次進行分階段性和重點性培養學習。

（一）通過高校進行高層次檔案信息化管理人才的培養。

因為高校具備雄厚的師資力量，以及齊全的設施設備，培養高層次檔案信息化管理人員具有很大優勢。針對不同教育階段設置專門的課程進行培養，同時采取委培和進修等方式培養人才。依據每個省、市的不同需求，各培養3到5名專門人才，以負責其所在省市的信息化管理職責與研究。

（二）普及檔案信息化管理知識。對于信息化檔案管理的有關知識進行普及，能夠采取周期短、見效快、形式靈活的繼續教育，比如開展主題講座等。然而，作為一名專門的檔案信息管理人才，還需要更多地去提升計算機的應用能力水平和檔案管理軟件知識，通過專題培訓和實操，提升了館員的專業能力，進而可以很好地作為檔案信息管理者以及文化傳播者。

（三）通過崗位培訓提高信息化管理水平。在檔案的信息化管理過程中，應該對館員進行信息化管理知識培訓。針對基層人員采取短期崗位培訓，培訓內容涉及到信息化管理專業及現代化知識時，就能讓人員很好地補上這一方面知識的欠缺，也能讓館員對紙質文件和電子文件管理方面的不同知識有一定的了解，對他們有一定幫助，后期的相關工作也能更加順利開展。

（四）進行專題研討會。在進行檔案信息化管理過程中當面臨一些問題或者疑惑時，可采取通過專題研討會形式，來促進相互間的交流與討論，進而可以很好地應對問題，增強對檔案信息化發展的責任感。

（五）通過科研力量加快檔案信息化建設。通常情況下，科研單位有較為雄厚的資本以及過硬的技術方法，所以，在對檔案信息化管理建設時，管理部門能夠聯合有關科研單位，來培養實際操作人員。借用科研單位的技術力量來完善本單位存在的缺陷，建造一個完整的檔案管理局域網站，來加快檔案信息化建設。

五、結束語

一名合格的檔案信息管理者，需要把檔案信息化建設當成是事業的拼搏方向，用自身的努力，不斷為檔案信息化管理的有序發展盡一點綿薄之力。

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[4]馮伯文.論檔案信息化建設中人才戰略思維的轉變[J].決策與信息旬刊, 2015.2(7):142-142.