探討大數據時代背景下的檔案管理

文/鄆城縣婦幼保健計劃生育服務中心 劉秋君

探討大數據時代背景下的檔案管理

文/鄆城縣婦幼保健計劃生育服務中心 劉秋君

在數據化時代，檔案管理信息化已成為必然的趨勢。從管理的角度來講，信息化建設能夠提高企業檔案管理的工作效率，確保各項工作順利展開。檔案管理是管理工作中的重要部分，當前數據改革不斷深入，網絡信息化不斷推進，檔案管理作為數據中的一部分，信息化是適應當今信息改革的需求，也是必然趨勢?，F主要針對檔案管理在數據化時代下的信息化建設措施進行探究。

數據化時代；檔案管理；信息化建設

檔案管理作為數據中的一部分，信息化是適應當今信息改革的需求，也是必然趨勢。因此，管理人員必須要充分認識到數據化時代下檔案管理的現狀，并積極以有效的舉措，來推進企業檔案管理的信息化，促進各項事業的發展。

一、數據化時代檔案管理的現狀分析

檔案管理是企業開展工作、實施管理的原始記錄，其在企業中心的日常工作、糾紛、決策等方面具有重要的參考價值。因此，企業的檔案管理尤為重要。隨著數據化時代的到來，檔案管理工作發生了很大的改變，給檔案的管理帶來更大的挑戰?，F主要分析數據化時代檔案的現狀。

（一）檔案數據方面的改變。在數據化時代，檔案數據發生了很大的變化，從以往的紙質數據擴展到現在的視頻、電子數據等新數據類型，采集方式比傳統更多，檔案數據材料急劇增加，涉及面廣，內容更加豐富。數據資源種類和數據信息量的增加，給檔案的保存帶來了一定的挑戰。在數據化時代，檔案的信息收集和以往不同，現階段檔案收集可以來源于網絡，加上現階段網民爆發式增長，使檔案信息收集不斷平民化、廣泛化。

（二）檔案管理理論方面的改變。在數據化時代，檔案的數據源發生了變化，檔案的收集、保存等在理論上也發生了很大的改變，這就意味著傳統的管理方法難以適應當前檔案的管理。因此，管理人員應轉變管理觀念，采用新的管理理論來提高檔案管理的效率和質量。傳統的檔案管理中，通常會從采集的數據資料中選取有價值的信息來歸檔管理，但由于受到時代以及管理人員的制約，一些信息的潛在價值沒有被發現，導致這些信息沒有被歸檔，造成損失。管理人員應摒棄以往的思想，為人們提供更多的信息服務。

（三）檔案服務方面的改變?，F階段網絡普及程度加深，人們的生活習慣、工作等都發生了很大的改變。例如人們在購物、醫療服務等方面都開始依靠網絡來進行。對比之下，在檔案服務方面，傳統的方法主要是用戶到檔案館查閱，查閱速度慢、獲取信息慢。檔案的獲取途徑除了去檔案館以外，還可以從網絡途徑來獲取。由于從網絡獲取檔案資源的途徑不僅簡便、而且效率高、快捷，在網民暴增的時代，從網絡途徑獲取檔案資源的用戶增加，使檔案資源的價值得到更好的挖掘。

（四）檔案安全管理方面的改變。檔案管理安全主要是保障檔案管理的完整性，對于紙質的、膠片類的傳統檔案數據，保管相對容易。但數據化時代下，檔案的數據類型還有視頻、電子信息等等，檔案數據載體類型增加，給檔案管理帶來一定的困難。數據化時代檔案管理的難點包括在管理年限方面、管理技術方面、管理條件方面。在管理年限方面，我國對于檔案的管理年限都作出了規定，但某些檔案數據類型的管理在沒有到達規定的年限就已經損壞。在管理技術方面，傳統的管理技術已經不能滿足數據化時代檔案的管理，而采用計算機輔助管理后，保管的技術依然比較滯后，無法保證檔案的安全問題。

二、數據化時代檔案管理信息化建設的舉措

（一）提高檔案資源收集效率。在數據化時代，檔案資源的收集是一項十分繁重的工作，而檔案館的管理人員、工作人員有限，單靠這些力量來完成檔案資源的收集有很大的局限性。因此，檔案資源收集方面可以擴大收集的主體，可以讓某些個人、社會組織參與檔案資源收集方面的工作，提高檔案資源收集的效率。除此以外，現階段很多網絡技術不斷完善，對提高工作效率有很大的幫助。

（二）完善檔案服務模式。檔案的收集、保存等工作，其目的之一是為單位用戶提供服務，實現檔案的價值。急救中心的檔案資源本身具有很多價值，只有將其提供給需要的人，才能發揮出它們的價值。因此，如何為用戶提供優質的服務，來實現檔案的價值是值得深入思考的。一方面應該轉變服務的理念，在檔案的管理中，應推廣“以用戶為中心”的服務理念。在面對用戶時，給予細心、耐心、全程的服務，根據用戶的需求提供相應的檔案資源，對于用戶的疑問給予正確的解答等。在服務方法方面，推廣智能化、個性化的服務，智能化服務主要是將檔案資源進行整理歸類，并提供官方網址、檔案資源檢索技術，用戶可以利用網絡來檢索需要的檔案資源。個性化服務主要是根據用戶對檔案的需求進行分析，并采用網絡技術來推送檔案資源。

（三）規范化檔案信息的調度行為。各企業檔案信息調度比較頻繁，包括日常數據、大型處理數據和其他保障等數據。在檔案的信息調度方面，應制定相應的制度規范，使檔案信息調度規范化。在檔案信息調度的過程中，做好調度檔案的人員基礎信息、調度時間、調度的檔案名稱等進行紙質和電腦雙重詳細登記、追蹤。

（四）完善檔案的安全管理體系。檔案的安全管理是檔案管理中的重中之重。在檔案安全管理中，必須要保證檔案的完整性，防止出現檔案丟失、損壞等問題。因此，管理人員應完善管理制度，明確各組工作人員的安全管理職責，嚴格要求每個工作人員以維護檔案的完整性和安全性為重要任務。除此以外，管理人員要結合數據化時代，改善檔案的管理方法，包括改善檔案保存的環境、構建和完善網絡平臺，防止實物檔案、虛擬檔案數據的丟失、損壞。在檔案辦公室中，安裝視頻監控、報警系統等，安排專人看管，防止檔案被盜。完善檔案辦公室的消防系統，防止自然災害引起檔案損壞和丟失。

三、結束語

檔案是各個企業日常工作中的原始記錄，是十分重要的材料。在數據化時代下，檔案的數據類型、信息數量、檔案的利用和服務等方面都發生了很大的改變。

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