職業學校檔案管理的開發與利用探究

文/廣東惠州城市職業學院 楊秋婷

職業學校檔案管理的開發與利用探究

文/廣東惠州城市職業學院 楊秋婷

職業學校檔案管理開發與利用關系到學校的長遠發展，探究檔案管理開發利用的現狀并找到有效的舉措對于學生、學校以及社會都有著積極的意義。本文將詳細闡述職業學校檔案管理開發利用的重要意義，深入探究學校檔案管理開發利用的現狀，并對此提出具體解決的措施。

職業學校；檔案管理；開發利用

一、引言

時代瞬息萬變，教育行業也需要做到與時俱進，在工作中多創新，適應當下社會環境，推動教育事業的順利改革。職業學校的整體辦學水平可以通過檔案管理的情況反映出來，加強對職業學校檔案管理的信息資源的開發和利用對學校的發展至關重要。職業學校檔案管理指的是學校按照國家的相關要求嚴格對學校的行政、人事、經營等內容進行文檔資料的統一管理。學校完善的檔案管理可以提高資源的有效利用，促進學校的發展，為學校的教職工提供高品質的服務。職業學校檔案管理是學科建設的重要組成部分，尤其是在信息技術時代，加強學校檔案管理開發與利用對于領導決策、教學改革起到了不可替代的作用。

二、加強檔案管理開發利用的重要意義

學校檔案涉及到學校各個方面的工作，學校檔案反映了學校的建設、發展、財務、教育活動等，檔案記錄的形式豐富多樣，既有文字形式，也有圖片、視頻資料等。學校檔案管理開發利用需要堅持一定的原則，確保保存的檔案信息的準確性、完整性。職業學校檔案管理的開發與利用要從學校的實際出發，與學校的發展計劃、工作安排相一致。

加強學校檔案管理的開發與利用對于學校的發展而言是一個新的機遇，學校的檔案室不能僅僅停留在保存資料層面上，而是通過檔案管理的開發利用拓展學校檔案室的用途，進一步宣傳學校的檔案事業。學校檔案管理的開發與利用將進一步挖掘學?，F有資源的價值，實現學校檔案管理工作的現代化發展，促進學校整體辦學水平的提高。學校檔案管理開發與利用體現了素質教育，它符合當下教育發展的需求，能夠為人們提供更加全面、專業、個性的服務。學校的管理工作十分繁瑣，校領導在進行決策的時候需要翻閱相關的檔案信息，這樣才能保證決策的科學合理。例如，領導者在任用教職工時需要查閱現有教職工的個人檔案，結合學校的發展目標科學安置當前的教職工。職業學校檔案資源的開發將有利于推進教學內容的改革，加強教學的實用性，提升學生的綜合素質。

三、職業學校檔案管理的開發與利用

（一）開發利用現狀。職業學校的檔案真實反映了學校的歷史發展，對當前教育工作意義重大。然而當前我國職業學校檔案管理開發利用工作還存在諸多問題。我國職業學校在檔案管理上的意識比較淡薄，不少學校未能對學校檔案信息資料的管理引起足夠的重視。職業學校的檔案管理思維比較傳統和保守，信息資源得不到有效的開發利用，影響了學校的整體管理運作及長遠發展。很多職業學校領導對檔案管理的認識比較膚淺，檔案管理遲遲無法實現質的突破。除了領導思想觀念上對檔案管理重視不夠之外，很多檔案管理人員自身也不重視檔案管理的改革和完善，管理人員自身的職業素養以及專業技能還比較欠缺，他們思想觀念落后，專業技能不過關，在檔案的保管與整理等環節中，管理人員存在很多疏漏。檔案管理人員不注重提升自我各方面的能力，管理的方式傳統落后，低效的工作使得管理人員根本無法在檔案管理的開發與利用上投入更多的精力，整個檔案室的運作顯然不符合當下人們的需求。

檔案管理已經不僅僅局限于信息資料的收藏，資料收藏的目的在于為人們的工作提供更多的便利，使用檔案信息才是檔案管理的重心。然而，不少管理人員只重視保護檔案，未能發揮檔案管理的潛在價值。學校檔案室的館藏檔案比較單一，在缺乏規范性的工作環境下，學校資源收集形式單一，許多內容都未能得到有效的歸檔。當前信息資源與教師、學生、領導之間的關系不夠密切，檔案資料的利用率低，盡管互聯網走進了人們的生活工作中，但是職業學校檔案管理的開發與利用在網絡化建設上較為缺乏，檔案管理的設施設備嚴重匱乏，檔案管理開發利用效率低，信息化程度低，浪費了大量不必要的人力物力。

（二）開發利用的具體措施。包括如下幾個方面：

1.加強培訓，更新檔案管理人員的觀念。職業學校檔案管理的開發與利用需要有一批高素質的檔案管理人員，因此學校必須更新檔案管理人員的觀念，讓他們意識到檔案管理的重要意義與價值，引導學校檔案管理人員不斷完善自我，提高其檔案信息的管理能力。從觀念上看，職業學校管理人員要注重檔案管理的科學性和嚴謹性，切勿隨心所欲，在檔案的保存時要為后期檔案資料的利用有所考慮，采取最合適的檔案管理方法，提高工作的效率。

檔案管理人員要不斷學習新的知識，完善自身的知識體系，拓展視野，這樣才能提高檔案管理的水平，在檔案管理工作中融入新的內容，增強檔案管理工作的創造性，符合21世紀人們各種各樣的需求，為學生、校領導、教職工等提供最到位的服務。學校要定期為檔案管理人員提供專業而系統的培訓，通過系統的培訓來彌補管理人員知識技能上的不足，打開管理人員的思路，增強檔案管理人員的使命感與強烈的責任心，發揮檔案管理人員的積極作用，建設一個現代化的檔案管理體系。

2.加強學校檔案室建設，實施高效管理。管理工作質量的提高離不開學校的基礎建設，學校必須進一步加強學校檔案室建設工作，完善各項硬件設施設備，為職業學校實施檔案現代化高效管理奠定良好的基礎。學校要投入足夠的資金進行檔案室的建設工作，確保檔案信息管理工作的高效、準確、機密。學校還要根據檔案管理工作內容的不同專門設置各個類別的檔案，將各種檔案資料分門別類地進行整理。檔案室必須要有基本的辦公工具和辦公設備，打印機、裝訂用具都是必不可少的。當然，職業學校建設必須做好防火、防盜、防水、防電等工作，做好檔案室的基本建設工作。隨著現代科技的發展，職業學校的檔案室還要充分利用現代技術，配備計算機、監控器等設備，落實學校檔案管理工作的信息化。學校要利用信息技術實現學校網絡與國際網絡的對接，進而實現各種資源的共享。

3.利用并完善檔案管理措施。為了更好地開發利用學校檔案信息，學校要做好相關的基礎性工作。職業學校檔案管理人員要采取一系列的措施，建立完善的檔案管理體系，推進檔案管理工作的規范化、信息化、制度化，提高職業學校檔案管理的效率。管理人員首先要對學校檔案室的工作人員加強管理，明確每個人的工作職責，確保檔案的收集、整理和利用的有序進行。管理人員的管理工作要按照一定的規章流程進行，結合學校的情況建立完善的檔案體系，有計劃、有組織地開展檔案管理工作。在職業技術學校中引入現代技術設備，能夠實現檔案管理的標準化和科學化，還能加快資料的收集和處理，落實現代教學。

四、結論

隨著教育事業的不斷發展，職業學校會慢慢發現學校檔案管理工作對于學校未來發展的重要意義。做好檔案的開發與利用需要職業學校集中力量逐個解決當前存在的種種問題，只有轉變人們對檔案管理的固有觀念，加大資金投入建設現代化檔案室，完善職業技術學校檔案管理體系，增強檔案管理人員的綜合素質，職業學校檔案管理的開發利用才能實現新的突破。

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