探討如何做好醫院檔案規范化管理

文/樂山市精神衛生中心辦公室 王明香

探討如何做好醫院檔案規范化管理

文/樂山市精神衛生中心辦公室 王明香

一直以來，醫院的檔案管理均是醫院的重點管理內容之一，尤其是規范化的檔案管理可有效促進醫院的現代化發展。然而隨著社會的不斷發展，這項工作卻未得到有效創新，以至于目前國內大多數醫院所采用的檔案管理方法無法滿足醫院現代化發展的要求。通過闡述醫院檔案規范化管理的重要性，具體分析當前醫院檔案管理中存在的問題，并提出具有針對性的策略，有利于全面提升醫院檔案管理的水平。

醫院；檔案管理；發展

由于醫院檔案中詳細記錄了發展過程中所經歷的大小事項，而這些事項中自然也包括醫院對醫療方面的研究，由此可見，醫院的檔案管理對醫院現代化發展的重要影響。對此，為滿足社會發展新格局，醫院的檔案管理工作亦需不斷努力以及創新，以促使醫院的檔案管理工作逐步形成規范化。如此才能更好地對檔案資源進行開發與利用，繼而努力為公眾提升更加優良的服務。

一、醫院檔案規范化管理的重要性

上文中我們提到，在醫院的檔案資源中，詳細記錄著醫院發展過程中所經歷的各種事項。因此，醫院的檔案可謂是最能真實反映出醫院發展現狀的資料。自此，醫院的經營與管理已然無法與檔案資料相分割，而醫院對檔案資料的借鑒與利用，則決定著醫院能否得以健康、有效的發展?？梢?，規范化的醫院檔案管理對醫院發展的重要性。

二、醫院檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理不規范，檔案管理較為松散。當前，國家針對各大行業的檔案管理工作，雖提出了諸如《檔案法》以及《檔案管理方法》等一系列管理法案，并在其中對不同行業的檔案管理工作分別提出了相應的工作要求與指示。然而就目前我國各大企業以及單位的檔案管理現狀而言，無論領導或下屬員工，鮮少有人認識到檔案管理的重要性，因而導致許多有效措施難以得到順利的實施，自然也就無法體現出實際的管理效果。對此，作為醫院方面，其在實際的醫院管理過程中，醫院應對自身的檔案管理工作給予足夠的重視，并結合自身的檔案管理工作實際情況，制定規范化的管理方式，從而進一步完善醫院檔案管理的相關制度。

在現行的醫院管理制度中，雖在各方面均有相應的管理條例，然而大多都有一定的漏洞有待完善。加之目前國內很少有醫院有規范化的管理體系，從而導致許多本應屬于檔案管理范疇的檔案依舊處于游離狀態，最終導致檔案的完整性不高，自然也就影響了檔案資源的利用效率。與此同時，由于醫院檔案管理工作大多是由行政辦公室所兼顧負責，只能對醫院日常運營的相關檔案進行收集與整理，至于各科室在日常工作中所產生的載體檔案，則由各科室次年交綜合檔案室，從而造成科室截留檔案，檔案資料不夠完整，檔案員也無法監控，以至于醫院的檔案管理工作始終處于管理松散的狀態。

（二）檔案工作硬件投入不足，醫院檔案管理的設施不健全。部分醫院由于本身對檔案管理工作便不夠重視，因而不愿意在醫院檔案管理方面投入過多的資金，以至于大部分醫院的檔案管理空間極為狹小，不符合檔案長久保管的標準，加之檔案管理設備以及管理技術的落后，更是嚴重影響醫院檔案管理工作的發展。隨著社會的不斷發展，我國各行各業雖已逐漸開始注重計算機以及網絡技術的運用，但卻極少有將計算機及網絡技術運用在檔案管理工作中，以至于目前國內大多數醫院的檔案管理工作依然停留在人工操作階段，如醫院的人事檔案、財務檔案管理。但這種人工操作的方式，隨著醫院規模的不斷擴大，將逐漸無法承載規范化檔案管理的負擔，自然也就難以達到規劃范檔案管理的標準。此外，采用傳統人工操作的方式，將使檔案管理工作人員無法接觸到新的技術，其工作效率也就可想而知。

（三）檔案管理人員整體素質較低，無法滿足現代檔案管理要求。由于針對醫院的檔案管理，大多數醫院雖然有專門的檔案管理部門，成立了檔案管理領導小組，但領導小組成員大多數由各科室負責人兼任，而有部分科室負責人員缺乏檔案管理的專業知識，以至于其在實際的檔案管理工作中，無論是思想或是業務水平方面均難達到現代社會對醫院檔案管理工作的要求。

（四）醫院檔案管理人員缺乏檔案管理意識，阻礙醫院發展。檔案管理工作作為醫院管理中的重要環節，針對醫院檔案的管理，務必要有足夠的責任心。然而就目前我國大多數醫院的管理現狀而言，無論是工作人員或是領導干部，均未對醫院的檔案管理工作給予足夠的重視，以至于醫院普遍對檔案信息的利用率不高，長此以往，將嚴重阻礙醫院的發展。

三、做好醫院檔案規范化管理的對策

（一）強化檔案管理，構建完善管理制度。檔案于任何行業而言，都是不可多得的寶貴財富。對此，作為醫院方面，應務必對醫院的檔案管理工作給予足夠的重視。當然，這次過程中，醫院還需認識到檔案本身需具備高度的真實性與原始性，因而針對醫院的檔案管理則必須追求規范化的管理。而要實現規范化的醫院檔案管理，首先需注重硬件設施的建設，以改善醫院檔案管理工作的工作環境。其次則是基于檔案管理工作的特殊性，需注重檔案保存的環境，因而醫院應嚴格按照檔案管理的相關要求，如紙質載體檔案，必須存放于檔案盒和密集柜中，與此同時，進一步確保醫院檔案存放的安全性，作為醫院方面，有必要引進現代化的辦公設備，以進一步確保醫院檔案的安全與完整。

（二）加大硬件投入，完善檔案管理設施。隨著社會形勢的越趨復雜，針對醫院的檔案管理工作，防盜、防火、防潮儼然已成為對醫院檔案管理工作的基本要求。對此，醫院方面務必要結合自身的實際情況，通過配備相應的管理設備來為醫院檔案的規范化管理提供硬件方面的支撐。若經濟條件較為寬松，還應盡量實現自動化辦公，從而確保醫院檔案管理工作的規范性。

（三）加強培訓，提高檔案管理人員整體素質。要想切實提升醫院檔案管理工作水平，首先應從提升醫院檔案管理人員的綜合素質方面做起。與此同時，針對醫院檔案管理的崗位職業與能力方面，醫院亦要完善醫院內部檔案管理人員隊伍的建設。若出現人員變動等情況，應在保證檔案管理人員整體管理水平不降低的前提下進行。此外，針對檔案管理人員的技能提升，醫院方面有必要加強對檔案管理人員的培訓與指導工作，從而提升檔案管理人員的綜合素養。

（四）強化領導重視程度，加大檔案管理投資力度。為保證醫院檔案管理工作的規范性，首先，作為醫院領導，應該充分認識檔案管理工作的重要性，重視檔案管理工作。只有正確認識到檔案管理工作的重要性，才能積極推動檔案管理工作的順利開展。其次，為給醫院的檔案管理工作創造更加有利的工作條件。醫院方面還應加大對檔案管理工作的投資力度，以提升檔案管理工作的實效性，繼而提升管理者的管理水平。

四、結語

總之，為滿足新時期對醫院檔案管理工作的各方面要求，作為醫院方面，無論是領導或是相關工作人員，都要不斷革新傳統管理觀，并積極展開對新管理模式的研究與探討，從而建立起符合醫院發展規律的管理體系，以更好地適應社會發展新形勢。與此同時，醫院方面還應加強對現有檔案資源的開發與利用，以從中找出有利于醫院發展的新機遇，從而促使醫院的檔案管理工作逐步往規范化的方向發展，最終為實現醫院的可持續發展奠定基礎。

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