新時期文書檔案計算機管理利弊分析

文/河南省地質礦產勘查開發局第三地質礦產調查院 樊艷霞

新時期文書檔案計算機管理利弊分析

文/河南省地質礦產勘查開發局第三地質礦產調查院 樊艷霞

在檔案工作中，文書檔案是最為關鍵的內容，它在一定程度上能夠反映出領導決策、問題處理等多方面的內容?，F代科技的不斷發展，使文書檔案實現了計算機管理，順應信息時代的發展，同時適應于文書檔案管理的實際需要。文書檔案的計算機管理能夠提高文書檔案的管理水平與效率，為社會大眾提供更好的服務。

文書檔案；計算機管理；優勢；問題

文書檔案作為檔案管理中的重要部分，它記載著社會發展的所有細節，能夠較為全面地體現出問題的處理情況以及管理層的決策?，F代計算機技術已經延伸至各領域的發展中，利用計算機進行文書檔案管理，有利于推動檔案事業的發展。本文首先闡述新時期文書檔案計算機管理自身的優勢，其次說明其自身存在的不足，最后提出相應的應對措施。

一、文書檔案計算機管理的優勢分析

（一）文書檔案計算機管理具有方便快捷的優勢。在文書檔案計算機管理的諸多優勢中較為明顯的是其自身的方便快捷。在具體的檔案管理工作中，可以完善以往文書檔案管理中的不足之處，利用先進的計算機軟件可以對文書檔案相關的資料進行收集、分類以及存儲等工作，這一管理方式方便快捷。特別是利用計算機進行關鍵詞的檢索，方便檔案人員查找文書檔案。從事檔案的工作人員在具體的工作中，可以在計算機系統中輸入相關關鍵詞，可以迅速得到想查找的文書內容，高效提高檔案管理的工作效率。利用計算機管理文書檔案，可以減少漏寫或是漏抄的管理方面發生失誤的幾率。

（二）實現文件與文字信息的交流與共享。傳統的文書檔案管理中，各個企事業單位不能進行信息資源的共享，使文件柜中大量的信息被閑置，不僅不方便查找文件信息，還在一定程度上浪費了文書資源與資金。利用先進的計算機技術實現文書檔案的科學化管理，實現文件級的管理文書檔案，并實現文書檔案的體系管理，同時實現了內外部特征檔案合并管理。計算機與網絡技術仍在不斷發展，能夠使檔案信息及載體實現分離利用，同時能夠與企業的信息系統建立相應的關聯，有利于提高文書檔案的工作效率及質量。文書檔案的計算機管理可以不受空間限制查閱文書檔案。利用網絡服務平臺可以及時了解文書檔案最新的管理信息動態。

（三）文書檔案計算機管理保存工作的便利性。利用先進的計算機設備做好文書檔案的管理工作，不論是員工還是使用者不需要進入文書檔案庫區，即可直接查閱文書檔案的具體信息，不再受文書檔案科室地點的限制，有利于延長文書檔案的使用年限，防止文書檔案在被查閱時發生損壞。

二、文書檔案計算機管理中存在的主要問題

（一）文書檔案計算機管理存在網絡安全問題?，F代社會發展已經呈現出網絡化的發展態勢，因此需要重視文書檔案信息的網上管理安全可靠的問題。網絡的發展的不安全性制約著文書檔案的發展。網絡不安全性的規律可以總結為網絡用戶數量按照算術級數增加，網絡的危險性以幾何級數增加。在發達國家中已經開始重視網絡安全問題。對于計算機網絡系統造成威脅的原因有許多，利用病毒侵入、網絡信息泄露以及黑客入侵等?，F代文書檔案計算機管理發展已經受到網絡安全問題的影響。

（二）文書檔案計算機管理存在保密性不佳的問題。利用計算機進行文書檔案的管理，使文書檔案的內容易于變化，沒有了固定的形式，同時自身的保密性變差。計算機管理文書檔案，使其內容比較容易被修改，并且在改動后不會留下任何痕跡，相比于紙質文件而言，計算機管理模式更容易使文書檔案的內容發生變化，而且人們無法對文書檔案進行原件的辨別。

三、文書檔案計算機管理問題的應對措施

（一）增強文書檔案工作的標準化程度。文書檔案管理應用的計算機涉及許多問題，例如設備兼容，文書檔案數據著錄以及應用軟件的推廣，這些均需要一系列的標準才能夠得以解決。由此需要制定相關的行業標準或是國家標準。電子文件與紙質文件之間有較大的區別，大部分文書檔案工作者對電子文件的特殊性不熟悉，這對于文書檔案的管理工作是一個隱患。因此需要加強文書檔案工作者對于電子文件特性的研究，剖析文書檔案從生成機制到歸檔保存的每一個環節，保證檔案的真實性與安全性。而且需要對電子文件歸檔后形成的電子檔案管理提出要求，對于邏輯歸檔中的不安全性采取一定的措施予以解決，并保障文書的電子檔案能夠被長久保存。

（二）加強文書檔案計算機管理的網絡信息安全的管理。在文書檔案科室內部的計算機網絡與外部網絡之間，設置一定的物理隔離，有利于增強辦公自動化網絡安全，該方法是最為有效的措施。第一步防護隔離措施是路由器，利用路由器對IP地址進行屏蔽。第二步防護隔離措施是防火墻。防火墻自身具備認證機制，防火墻自身具備對進出的網絡數據進行過濾；對于進出網絡的訪問行為進行管理；對禁止服務進行封堵工作；對于文書檔案的網絡攻擊進行檢測與告警工作；同時記錄好通過防火墻的信息數據。

四、結束語

對于文書檔案進行計算機管理是實現文書檔案現代化發展的重要舉措，有利于適應現代的發展需要，盡管在文書檔案的計算機管理中存在一定的不足，但是相信在不斷完善計算機管理工作中，能夠解決這些問題，促進文書檔案事業的發展，同時文書檔案企業能夠為人們提供更便捷的服務。

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