施工單位檔案的部門立卷管理模式探討

黃斐

摘要： 施工單位推行部門立卷的檔案管理模式是施工單位提升檔案管理水平的重要舉措，部門立卷具有的優勢也要求施工單位各部門系統整理歸檔文件資料。文章以中鐵二十三局集團為例，介紹了在施工單位推行部門立卷的檔案管理模式的工作流程、職責劃分，并就當前施工單位推行部門立卷存在的問題，提出了相應的建議。

Abstract： The archives management mode of department filing is the important measure of the construction unit to enhance the management level of the archives. The advantages of the department filing also require the construction unit departments to organize the archival documents. By taking the China Railway 23rd Construction Bureau Co.， Ltd. as the case， this paper introduces the work flow and duties division of department filing in the archives management of the construction unit， and puts forward the existing problems in the implementation of department filing and proposes corresponding suggestions.

關鍵詞： 施工單位檔案；部門立卷；管理模式

Key words： construction unit file；department filing；management mode

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2017）35-0033-02

0 引言

施工單位是為經濟社會發展提供全面服務的基礎部門，面對日益增長的、門類多樣的檔案資料，如何提高檔案立卷的質量、更為高效、準確地查詢檔案資料成為當務之急。為施工單位發展服務，前期的檔案立卷就顯得十分重要。部門立卷是檔案立卷的一種重要管理模式，也是檔案管理的重要組成部分。在施工單位推行部門立卷管理制度，能夠有助于提高施工單位檔案管理水平。

1 施工單位推行部門立卷的重要性和優勢

施工單位實行檔案管理部門立卷管理模式，即是要求施工單位內部各機構，都必須系統整理需要歸檔的文件和材料，并且根據檔案保管期限的有關規定，填寫保管期限并制成相應的保管單位，根據工作需要定期或者隨時向綜合檔案室移交歸檔。

1.1 部門立卷的重要性分析

①部門立卷是提高立卷速度和質量的保證。施工單位內部各部門是檔案資料形成的部門，十分了解和熟悉文件材料的產生過程，熟知文件之間的內在聯系，因此推行部門立卷能夠加快立卷速度，提高檔案案卷的質量，增強各部門有關人員的責任感，保證檔案資料得齊全、完整和準確。②部門立卷能夠促進檔案資料的形成和修改。由各部門立卷，就必須注重檔案資料平時的形成和積累，對于一個專題資料的過程性文件資料都要注意加以收集，從而才能確保文件材料的齊全、準確和完整。③部門立卷利于后期查找利用。通過部門立卷，各部門相關業務人員熟悉了檔案的組成情況，十分有利于后期的檔案查找和利用。④部門立卷有助于各部門工作的改進。各部門通過對文檔資料的系統整理，實際上也是一次工作檢查，從中可以吸取經驗和教訓，有助于改進各部門的工作。

1.2 部門立卷的優勢分析

①部門立卷能讓各部門在積累和形成技術文件資料的每個環節考慮細致，比如文書檔案的形成，施工單位的機關各部門應對收、發文處理的環節和文書處理的每一個環節和流程都要細致的考慮。②部門立卷能夠讓科技檔案留存完整和方便?？萍紮n案分為基建、科研、房產和設備檔案，各技術部門運用計算機管理文字、圖紙等資料，極大地節省了存儲空間，也為檔案資料的留存提供了方便。③部門立卷是提高檔案質量，實現標準化的一個重要環節。部門立卷要求檔案整理劃分到各部門，特別是形成、積累和處理檔案文件的部門，要求各部門按照檔案立卷要求進行部門立卷，所以這是從源頭上提高檔案質量的重要舉措。

2 施工單位檔案的部門立卷管理模式解析

2.1 工作流程

施工單位推行部門立卷的檔案管理工作流程，大體分為以下三個步驟：①檔案室做立卷要求培訓；②各部門按照要求進行立卷、錄入和編制移交目錄；③檔案室核對歸檔。以中鐵二十三局集團為例，施工單位推行部門立卷的工作流程如圖1所示。

從圖1我們可以看出，檔案室作為部門立卷的指導、培訓部門，首當其中要做好部門立卷工作的培訓工作，在接受移交資料得時候要認真核對資料并對不符合歸檔要求的資料返回相關責任部門。

施工單位內部各單位是部門立卷的重要組成部分，根據不同的檔案類別，不同的部門應按照相應的工作流程完成檔案的內部立卷。特別值得注意的是，會計檔案根據工作需要，設置了一定的保管期限，在檔案資料自行保管期間應注意編制資料保管清單；工程項目部的科技檔案也應設置一定的自行保管期限，待工程項目竣工后，再統一移交給檔案部門；在移交失效的印章等此類實物檔案時，應注意清洗印章并且附上印章流轉表。

2.2 職責劃分

推行部門立卷管理模式，檔案室具有以下職責：①根據上級主管部門的相關規定，結合施工單位的實際情況，制定符合本單位的歸檔工作制度和工作流程，使施工單位各部門在檔案管理工作中有章可循。②深入施工單位各部門，培訓綜合檔案數字化管理系統軟件的使用和維護方法，對檔案立卷工作中出現的問題及時進行指導，協助完成日常的立卷和歸檔工作。③根據移交部門提供的移交目錄，逐份核對移交的資料，并且針對不符合歸檔要求的資料要求返回修改。④向各部門宣傳部門立卷工作，組織有關人員學習檔案工作方針、政策和檔案業務的理論和實踐知識，不斷提高各部門相關人員對于部門立卷的認識水平，提高部門立卷的工作能力。⑤做好部門立卷的物質保障工作，比如向各立卷部門提供立卷所需要的卷皮、文件盒、文件袋等工具。⑥定期組織相關的檔案鑒定小組，對已到保管期限的檔案重新劃分保管期限，對不需要繼續保管的檔案進行銷毀。endprint

施工單位各部門在部門立卷管理模式中的職責如下：①負責各部門內部文檔資料的立卷、整理、裝訂和歸檔工作，并按照要求錄入檔案管理系統軟件，編制相應的移交清單或目錄，定期或不定期向檔案管理部門移交檔案資料。②機關各部門的文書類檔案，每年第一季度應將上一年度的文件收集整理齊全，并且按照文書立卷的要求進行整理類目。③干部死亡檔案應在干部（職工）死亡五年后的履歷材料由人力資源資源部錄入檔案管理軟件，并形成“干部職工死亡檔案移交花名冊”并向檔案室移交。④會計檔案由于工作需要，要求有一定的自行保管期限，因此會計檔案應在整理資料立卷和錄入檔案管理系統完成之后，另外編制檔案保管清冊或目錄。⑤工程項目部的科技檔案根據工程項目的工作性質，應自行建立工程業績檔案資料庫，建立檔案資料臺賬，制定2到3名技術人員作為兼職檔案員，負責收集、整理和登記、錄入和保管檔案資料，待工程竣工后再攜帶項目公章和基建檔案專門到檔案部門進行移交。

3 加強部門立卷管理模式的建議

當前在施工單位推行部門立卷管理模式，還存在內部一些部門對檔案工作未引起足夠的重視、整體檔案工作體制不理順、從事檔案工作的檔案員大多為兼職者、一些單位的檔案員對檔案政策和業務不熟悉等問題。針對這些問題，為了加強部門立卷管理模式的推行，應采取以下措施來進一步促進各部門的檔案規范化建設：

3.1 進一步加強檔案工作的宣傳力度，指導各部門增強部門立卷的意識 積極爭取各部門分管領導的支持，讓檔案管理人員提高對檔案管理的認識，樹立“檔案工作，人人有責”的思想，定期召開施工單位檔案工作分管領導和兼職檔案員的培訓工作會議，通過這些方法來營造檔案工作的良好氛圍。

3.2 指導和督促各部門完善本部門內檔案工作管理體制 一般來說，施工單位內部各部門應該配備檔案管理人員，由一名分管檔案的領導牽頭，下設一名專兼職檔案員，若干名立卷員，并且將檔案工作列入他們的工作職責范圍內。檔案員把分屬本部門的，有重要價值的材料按照檔案部門的立卷要求進行收集整理，理順本部門的檔案工作管理體制。

3.3 明確檔案室和各部門的工作職責和具體分工，并且嚴格執行 檔案室應根據施工單位的實際情況，進一步的劃分檔案室和各部門在部門立卷中的職責分工，特別是將各部門專兼職檔案員的工作職責具體化、明確化，并且將檔案員的工作職責公布和宣傳。

3.4 檔案室要加強立卷的工作培訓和指導 檔案室可編制施工單位檔案工作手冊，內含上級部門的各類法規、施工單位內部出臺的檔案工作法規、各部門立卷工作的職責分工和工作流程等。施工單位內部各部門的歸檔人員人手一冊，組織相應的學習和考試。定期對各部門檔案管理人員進行培訓和指導，深入各部門宣傳檔案工作，手把手地指導幫助他們完成分類編目和規范立卷的工作。

3.5 建立檔案工作考評機制，提高各部門檔案工作人員的工作積極性 施工單位應建議一套完整且具有操作性的檔案工作考評制度，定期對各部門的檔案工作進行考核評比，對檔案立卷工作實施較好的部門和個人實行嘉獎，對做得差的單位進行批評和指導。由此提高各部門檔案管理員的工作積極性，促進部門立卷的歸檔工作。

施工單位推行部門立卷管理模式，是檔案收集的基礎和立足點，它是施工單位自身檔案建設的前提，從源頭上提高檔案管理的質量，是做好施工單位檔案管理的根本。只有長期堅持并執行部門立卷歸檔的管理模式，才能保證施工單位檔案材料的齊全和完成，也才能保證檔案室的檔案資料的質量。施工單位各部門高質量的收集，才能保證高質量的立卷；各部門高質量的立卷，才能保證高質量的歸檔；各部門高質量的歸檔，才能保證檔案室高質量的館藏資料；高質量的館藏，才能高質量的檔案查詢和運用。

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