新時期做好機關事業單位人事檔案管理工作的思考

宋艷麗

摘 要：隨著市場經濟體制的逐步深入，機關事業單位面臨全新的發展形勢，做為我國行政組織機構，機關事業單位需要及時適應發展環境的變化，提高自身的競爭力。人事檔案管理屬于機關事業單位日常管理工作的重要內容，傳統的管理模式已經無法適應新時期的要求，因此需要結合自身的實際情況，轉變管理方式，應用各種新技術，全面加強人事檔案管理，實現事業單位更大的發展。

關鍵詞：新時期；機關事業單位；人事檔案管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2018）22-0212-02

人事檔案是企業和事業單位在日常管理過程中形成的，記載全部工作人員專業知識水平，思想道德情況，社會經歷，獎罰記錄，業務能力等重要信息的原始記錄，機關事業單位人員的晉升主要依靠人事檔案作為憑證，因此人事檔案管理屬于日常管理工作的重要內容，相關人員應當提高重視程度，采取合理的有針對性的措施加強管理，保證人事檔案能夠發揮出應有的作用，促進機關事業單位在新時期的全面發展進步。

1 人事檔案的重要作用

人事檔案關系到職工的工作與生活多方面內容，通過人事檔案可以為職工辦理各種政審方面的手續，包括婚姻狀況證明，護照等[1]。人事檔案真實的記載了職工的工作成績，生活狀況，工作經歷，學習情況等重要信息，是職工能夠享受企業各項待遇的重要依據，關系到每一名職工的切身利益。另外，人事檔案具有一定的社會價值，在市場經濟體制不斷深入的情況下，機關事業單位和整個社會的發展需要信息資源作為支持，人事檔案通過對職工真實信息的準確記載能夠實現企業與職工之間的有效溝通，幫助企業合理配置內部各項資源，實現對職工的社會化管理，促進整個社會的發展進步。隨著時代的發展，傳統的人事檔案管理方式已經不能滿足社會的需求，因此相關單位應當不斷完善創新相關管理機制。

2 新時期做好機關事業單位人事檔案管理工作的重要作用

機關事業單位具有較為特殊的社會職能，人事檔案管理工作也有著特殊的社會屬性，需要嚴格依照國家相關法律法規進行操作，在具體實施管理的過程中應當對職工的日常工作表現，身份信息，資歷信息加強管理，這些基本信息與職工的薪資待遇和組織關系聯系密切，因此加強人事檔案管理具有非常重要的作用。受到傳統體制的影響，機關事業單位的人事檔案管理工作存在諸多問題，管理的配置不夠科學，相關負責人的積極性較低，缺少現代化的管理手段，為此需要創新優化管理方法，加大管理力度，提高管理效率，解決工作中存在的各種問題，實現人事檔案管理水平的全面提高[2]。

3 機關事業單位人事檔案管理存在的問題

3.1 人事檔案管理工作不夠主動

很多機關事業單位進行人事檔案管理工作的主要目的是為了應付上級部門的檢查。受到傳統計劃經濟體制的影響，一部分工作人員開展相關工作的積極性不高，出現了一定程度的思想懈怠，在日常工作中對人事檔案管理工作不夠配合，這種工作態度以及管理的狀態無法適應新時期對于人事檔案管理工作的需求，阻礙了機關事業單位的體制改革的發展，相關人員需要結合自身實際情況及時進行調整，實現自身在新時期更大的發展。

3.2 人事檔案審核不夠嚴格

人事檔案記載了機關事業單位工作人員的出生年月日，參加工作時間以及日常工作變動的情況，是人員身份確認和任免的重要依據，因此應當嚴格進行人事檔案的審核，通過仔細查閱確定相關人員的工作時間，出生日期等重要信息，避免出現錯誤，影響到單位人員的正常任用。當前，很多單位在人事檔案審核環節不夠嚴格，不專業，導致一些不符合要求的人員得到任用，這也影響了事業單位的持續發展。

3.3 人事檔案管理過程中缺少對于新技術利用

當前，信息互聯網技術高速發展，在各行各業有著廣泛的應用，但大部分的機關事業單位進行人事檔案管理時依然采用傳統的人工管理方式，這種管理模式需要投入大量的人力物力和其他資源，工作效率較低，在實際管理的過程中經常出現各種錯誤，影響了工作的成效，同時傳統的人事檔案管理工作導致檔案的備份與恢復存在一定的難度，紙質的檔案經常出現破損，保管時間比較短，管理的整體質量偏低。

3.4 管理制度不夠規范，缺乏對人事檔案有效利用

新形勢下，很多機關事業單位逐漸認識到人事檔案管理工作的重要作用，但在實際管理的過程中缺少合理的可執行性強的管理制度，導致檔案管理受到人為因素影響較大。一些單位對檔案沒有進行合理的分類，缺少整體規劃，導致人事調動工作存在一定困難，極大降低了事業單位的工作效率。隨著機關事業單位改革的逐步深入，人事檔案管理水平逐步提高，但一些檔案資料沒有發揮出應有的利用價值，管理體系不夠科學，管理方式雜亂無章，因此需要采取合理的措施全面提高管理的水平。

4 做好機關事業單位人事檔案管理工作的主要措施

4.1 提高檔案管理人員的綜合能力

新時期，機關事業單位提高自身檔案管理水平需要具體管理人員不斷提高自身的綜合素質。很多單位檔案管理水平偏低主要是由于管理人員的綜合素質不高引發的，為使檔案管理工作能夠充分發揮出應有的作用，需要不斷調整管理方式，提高相關人員的工作能力[4]。首先應當定期開展內部培訓，綜合一線管理人員對工作的建議不斷優化和調整檔案管理工作，保證管理人員具備檔案管理的能力。同時，鼓勵管理人員主動學習新技術和全新的管理模式，并且應用在實際工作中，對于一些表現較好的工作人員應當給予適當的物質獎勵，樹立先進典型，通過榜樣的作用帶動其他人員的積極性。利用業余時間舉辦形式多樣的問題活動，使人事檔案管理人員的精神狀態能夠得到放松，在機關內部形成良好的工作氛圍，實現新時期的和諧穩定發展。

4.2 提高對人事檔案管理工作的重視程度

相關單位的負責人應當提高對人事檔案管理工作的重視程度，用長遠的眼光看待人事檔案管理對單位發展的作用。通過有效的管理可以幫助單位及時發現各個工作崗位的人才，解決傳統工作模式存在的諸多問題。為此，相關單位應當不斷改善檔案管理的硬件條件，提高各部門工作人員對人事檔案管理工作的配合度。同時，深入了解工作人員在生活和工作中遇到的各種困難，依據國家相關規定提高工資待遇和職稱。單位領導應當定期對人事檔案管理工作進行檢查，發現問題及時糾正，逐步摸索完善相關工作的制度和流程。

4.3 創新人事檔案管理方法

新時期，機關事業單位面臨全新的發展環境，管理的方法以及理念都需要不斷進行改革和完善，為此人事檔案管理工作也需要有傳統的分散式管理向集約化管理方式進行轉變，整合內部資源，實現管理和開發的高度統一。進行相關工作的創新需要勞動部門，人事部門和檔案部門之間的工作內容適當調整，滿足當前經濟形勢下的實際需求，從外部聘請一些具有一定能力和經驗的專家對實際工作進行指導，介紹一些先進的技術和管理理念，提高工作效率，減少實際管理工作中存在的各種誤差[5]。

4.4 適當增加人事檔案管理的內容

傳統的人事檔案管理內容過于單一，已經無法適應新形勢的需求，因此相關單位需要不斷擴大人事檔案管理工作的具體內容，滿足現代社會發展的要求。首先，管理人員需要對人事檔案的信息進行整理，選擇性的進行保存，將工作具體內容細化，全面分析各崗位員工的個人特征和主要信息，對員工的潛力進行深入挖掘，實現人力資源的深入開發，保證各個崗位都能夠配備最適合的人才。同時，結合信息互聯網技術，更新管理方式，擴展管理內容，建立電子版的人事檔案，在信息的存儲，管理，收集等傳統工作內容的基礎上，實現信息備份，信息分享，信息的有效錄入，保證信息安全。

4.5 不斷完善檔案管理體制

人事檔案管理工作具有一定的系統性和復雜性，包括信息的整體，搜集，查閱，調用等，需要合理的制度作為保障。為此，相關單位應當結合自身實際情況，不斷完善管理制度，重點規范責任追究以及工作考核制度，通過詳細的制度能夠使檔案管理工作更加規范，保證人事檔案在事業單位發展的過程中能夠發揮出應有的作用。同時，加強對相關制度的宣傳，把人事檔案管理作為日常管理的重點內容，定期對相關工作進行考核，鼓勵管理人員加強學習，不斷提高自我修養，實現人事檔案管理工作的規范發展。

5 結語

新時期，機關事業單位應當結合自身情況，轉變管理模式，提高管理人員素質，推動人事檔案管理水平的全面提高，實現自身更大的發展。

參考文獻

[1]孫偉.淺析基層事業單位人事檔案管理工作存在的問題及對策[J].中國衛生產業，2015，12（30）：168-170.

[2]王娟.淺論事業單位人事檔案管理及其對策[J].中國外資，2014，（02）：247-248.

[3]曾華.事業單位人事檔案管理的信息化建設研究[J].管理觀察，2015，（23）：37-38.

[4]王靜.淺談做好事業單位人事檔案管理工作的幾點思考[J].辦公室業務，2014，（17）：81-82.

[5]馮艷.事業單位人事檔案管理現狀與對策[J].檔案管理，2015，（02）：87-88.