信息技術環境下高校財務檔案管理芻議

侯瀟

[摘 要]高校財務檔案是記錄和反映高校經濟業務的重要歷史見證，也是高校日常管理中的一項重要組成部分，對于保障高等教育事業可持續發展有著關鍵性作用，同時也是重要的信息支持與資源保障。要做好高校的檔案工作，更快和更好地提升高校財務檔案信息化管理水平，就必須強化制度建設、提高人員的管理素質、加快技術創新、夯實基礎設施，保證高校日常工作的正常運作，從而更好地保障檔案的安全性。

[關鍵詞]高校；財務；檔案；信息化；管理；制度

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.04.006

[中圖分類號]G647.5；G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）04-00-02

0 引 言

高校財務檔案作為每個高校記錄自身發展歷史的見證有著非常重要的意義。因為高校財務檔案管理內容包含著一些財務方面專業的記錄文件，例如：財務支出的會計賬簿、日常生活中高校的支出財務會計報表和對于資金流向進行總結的財務分析報告等大量的財務專業資料。這些檔案都能夠很好地記錄高校在歷史的發展過程中的真實情況，也是對高校在特定的歷史時期的一個階段性的一份真實的歷史反映。因為本身的特殊性，檔案既是記錄信息量繁雜的經濟性財務資源，也是進行財務統計的基礎性工作。隨著現代科學信息技術的快速發展以及高校自身的發展，傳統的財務檔案管理模式已經在很大的程度上阻礙了高校教學的發展。所以在新時代要想更好地管理信息技術環境下的高校財務檔案，就得建立健全管理制度，保證內容和流程的準確合理，通過這些措施來更好地提升高校財務檔案信息化管理質量。這也從側面體現了高校的綜合辦學能力。

1 信息技術環境下高校財務檔案管理的基本內容和特征

1.1 高校財務的檔案信息化管理內容分析

1.1.1 傳統的實物紙質財務檔案

由于檔案本身的特殊性，高校財務檔案主要是以傳統的紙質財務檔案信息化管理的主要形式。由于類別復雜，它主要是包括了這些方面：會計憑證類、會計賬簿類、財務報告類以及其他的一些類別。他們的下面又分別包含了大量的內容，例如：會計憑證類包括各種支出記賬憑證、年度總結的匯總記賬憑證，以及在會計賬簿類之下各個類別的明細賬目；在財務報告類中又包含各個季度的財務報表以及附加的附表文字說明等各種內容；在其他類中同樣包含著大量的內容：對于會計核算資料進行依法保存、對已經整理好的各種會計檔案進行相應的移交保管。因此檔案管理工作是一項比較復雜的工作。

1.1.2 磁性介質財務檔案

隨著科學技術的進步發展，檔案管理也不再僅僅局限于紙質管理。隨著計算機科學的發展進步，人們可以把檔案存儲在計算機硬盤、光盤、U盤等磁性介質上。通過這些新型的存儲方式，管理方案也發生了改變，對于磁性介質的檔案管理而言，最好的保存方式就是以電子數據終端的形式儲存在電腦的數據庫里面，這也是當下最為常見的一種信息化管理模式之一。同時，由于計算機本身的工作性質，應該對于每年產生的大量數據在年終進行數據庫的備份。由于計算機的發展比較迅速，檔案管理人員經常要對計算機進行更新，存儲在計算機上的財務軟件也要進行及時的更新，升級前也要備份好數據庫文件。對于一些特殊的不便于存儲在計算機上的檔案，應該妥善地存檔，以保證檔案的安全性。

1.2 各個高校當前的財務檔案信息化管理的特征

1.2.1 存儲載體的多樣性

隨著科學技術的進步，現在高校的檔案管理可以選擇的存儲載體也越來越多樣?，F在的存儲也不再局限于以往的比較單一的紙質介質，例如：可以根據檔案自身的情況選擇磁盤或是光盤、U盤等不同類型的存儲媒介來進行檔案存儲。它的優點也是顯而易見的，這些新型的儲存媒介不僅安全可靠、節省存儲空間，通過計算機就能隨時調用并且能長久保存。這些便利儲存媒介的出現都在很大程度上滿足了高校的發展需求，便于利用，提高了價值。

1.2.2 財務信息的安全性

新的技術手段的應用雖然有便利的一面，但是也有著各自的缺點。這些存儲載體最為常見且難以解決的問題就是信息的安全性。由于網絡的便利性，相對于紙質的檔案管理，多媒體存儲安全隱患反而更大了。因為，對于傳統的手工會計而言，由于財務檔案內容多、信息量大，要想快速地查找一項內容并不能很快實現，只能依賴于低效率、高強度的人工查賬，但是在信息技術環境下，就能很好地利用計算機的篩選功能來直接實現檔案的直接快速查詢。檔案管理人員操作計算機系統時，如果疏忽就會很容易感染一些病毒，并且常常遭到不明黑客的攻擊導致信息泄露。同時，由于檔案管理的特殊性，利用計算機技術很容易實現對數據的復制和對一些檔案進行更改而不被發現。這就會導致信息安全存在很大的漏洞。所以，加大對于計算機的監管力度，保證數據安全是高校財務檔案管理信息化的前提。

1.2.3 與綜合辦學水平的關聯性

由于高校財務檔案是反映學校發展過程中經濟信息的重要資源，檔案管理水平好壞往往直接決定了財務工作和檔案管理工作的優劣。而且檔案管理是高校日常管理的基礎性工作之一。因此，管理檔案的水平也是考察高校辦學水平的指標之一。隨著現在教育環境的改變，高校的經濟業務及參與的社會活動也變得日益頻繁，教科研等各項經費收支也在逐年增長，這就不可避免地導致高校財務檔案管理越來越復雜。所以保證檔案的真實完整性、信息的安全性將會直接影響著綜合辦學水平。

2 高校財務檔案信息化管理的發展現狀

2.1 三重三輕現象嚴重

2.1.1 重紙質載體輕電子文件和重行為習慣輕制度規范

隨著當前的技術發展，計算機技術已經普及到了各個行業中，但是很多的高校在管理財務檔案時，收集、歸檔、保管、查閱、對無用檔案的銷毀處理仍依賴于傳統的手工系統，更多的時候只習慣存放紙質檔案。財務檔案信息化管理工作，卻不能得到應有的重視。由于計算機的特殊性，對儲存在上面的電子文檔、程序文件等沒有及時進行備份和歸檔，就很容易造成數據散失和文件毀損。同時，管理人員重行為習慣、輕制度規范也是一種很大的管理缺陷。由于計算機技術發展的比較迅速，很多的高校檔案管理人員往往不能很好地熟練運用各種管理軟件或者不具備檔案管理學知識。很多的日常財務檔案管理還是依托于以往的經驗、習慣完成。然而對于計算機執行會計處理后產生的大量電子文檔、備份文件等新的財務檔案信息載體的相關保護卻缺乏相應的管理。

2.1.2 重視后續的管理，輕視前臺基礎的建設

由于財務會計工作的性質決定了必須確保前期基礎工作的正確性，不然就會導致 “一步錯、步步錯；垃圾進、垃圾出”的管理失誤。在很多時候，由于網絡化的快速發展使得高校財務檔案管理內容信息量變得非常大，處理這些信息往往花費大量的時間與精力。一些高校就會疏于建立會計檔案入庫前的審查監督制度，只重視檔案移交的后續管理，從而不能更好地保證檔案信息的準確性。

2.2 缺乏四種意識

2.2.1 缺乏時效性意識和完整性意識

對于檔案管理，在原則上先由財務部門歸檔、編制清冊，然后再全部移交到檔案部門進行保管，個人是不允許自行封存保管的。但在實際工作中，為了方便隨用隨拆，而沒有存放到檔案庫中去，導致了很多的資料是不能做到及時歸檔處理，并向檔案管理部門及時移交。由于檔案管理人員的素質參差不齊，在很多的時候不能很好地協調工作，對于一些檔案就不能更好地進行歸檔處理。由于工作人員的責任意識不強，往往只對那些比較重要的磁性介質財務數據文件或者輔證材料文件進行管理，缺乏完整性的管理歸類意識。

2.2.2 缺乏過程控制意識及利用效益意識

很多高校在檔案管理方面都存在人手不足的問題，不能將財務管理活動過程中形成的大量原始憑證進行有效的整理、歸檔。檔案管理人員缺少很好的過程控制意識，從而不能很好地保證財務檔案的質量，缺乏利用效益意識也會導致檔案管理工作不能更好地為高校的可持續發展服務。

3 提高高校財務檔案信息化管理水平的舉措

3.1 技術創新

隨著計算機技術的快速發展，以往的管理模式已經不能很好地適應現在的發展需要。探索新的技術創新是為了能更好地滿足新型檔案載體管理的要求、提高檔案信息的智能化處理能力。因為隨著新型存儲介質的不斷推廣應用，以新型載體為對象的財務檔案檔案管理模式將會是未來的發展趨勢。通過有效地保護檔案信息內容的安全性、完整性與真實性，通過改革創新來提高和維護高校財務檔案管理信息化的安全，通過引進先進的技術設備來更好地滿足新型檔案載體管理的要求。

3.2 夯實硬件基礎和提升軟件檔次

要想更好地解決好財務檔案管理問題，必須從計算機入手。通過提升財務檔案管理的一些硬件設施，更好地保證信息安全。另外，也適當購進新的管理設備，從而保障財務檔案更加規范。同時，可以提升軟件檔次，保證所使用的軟件能充分發揮出自己應有的技術優勢幫助進行管理，從而最大限度地滿足需要。

采取以上措施的主要目的是更好地服務于信息技術環境下高校財務檔案管理，促進高?？焖侔l展。

主要參考文獻

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