大數據時代醫院病歷檔案管理策略分析及研究

曹雯君

[摘要] 隨著信息化的飛速發展，大數據已經成為了社會新時代的一個重要特征。大數據時代的降臨，影響著人們生活的方方面面。如何利用大數據的優勢為社會發展帶來更多的便利，已經成為了各個行業關注的熱點。該文從實際出發，對大數據時代下醫院病歷檔案管理工作的開展進行分析研究。

[關鍵詞] 大數據時代；醫院；病歷；檔案管理

[中圖分類號] R197.32 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）11（c）-0173-03

大數據時代的來臨，影響著醫院的病歷檔案管理工作。醫院病歷檔案管理水平的提升，是影響整個醫療行業發展的一個重要因素。利用大數據的優勢，對病歷檔案管理工作進行創新，實現信息化管理，為醫療工作及時提供全面精準的病歷檔案信息，提升醫院管理效率和服務水平。

1 大數據時代下醫院病歷檔案的重要性

病歷檔案是醫學科學的原始檔案材料，是對患者病情變化、診療經過、治療效果及最終轉歸的客觀、連續、完整的記錄，是醫務人員記錄疾病診療過程的文件。病歷檔案在醫療、教學、科研等方面發揮著重要的價值，是相關研究的基礎資料。

病歷檔案管理，是醫院對病歷檔案的整合和有序規整，具有很強的技術性和專業性，是對醫院內部管理、醫護質量和總體治療水平進行評價時的一個重要參考指標；病歷檔案能夠全面反映患者身體狀況和臨床醫療情況，可以為醫院進行專業醫學研究和臨床實踐提供重要依據。病歷檔案是患者后續就醫的重要參考資料、是各種保險報銷費用的重要憑證，是具有法律效力的重要文件和證明材料。病理檔案管理的好壞直接關系到病歷檔案價值作用的發揮。

隨著信息技術的發展，人們進入大數據時代，在新時期醫院病歷檔案管理在醫院管理工作中發揮著非常重要的作用。①對醫院病歷檔案加強管理，能夠有效提高工作效率，以往臨床病歷書寫需要幾十分鐘，現在利用結構化模板、典型病歷引用、病歷數據自動引用和子模板引用等新型病歷書寫方法，幾分鐘就可以整理完畢。并且病歷檔案的大數據管理，可以提升患者信息查詢檢索效率，操作更加方便快捷。②通過加強醫院病歷檔案的大數據管理，能夠實現臨床信息的全面共享，直接將患者信息動態，檢驗結果信息以及出入院信息自動引入到病歷中，不用多次錄入。③為醫院領導科學決策提供實時數據支持，根據病歷檔案，醫院領導對患者的來源分布、病種的分布、發展趨勢等都有全面的了解，能夠實時掌握各個科室的患者情況，以及醫院新技術的開展等，協助醫院的各項決策。④利用大數據對病歷檔案進行管理，能夠從中自動提取患者病歷數據，有利于醫院進行病歷的借閱、歸檔，復印窗口病歷檔案資料可以直接打印，提高病歷檔案管理工作效率，而且數據化資料可以通過數據庫定期進行自動備份，以防數據丟失。

2 大數據時代下醫院病歷檔案管理存在的缺陷

①病案室管理人員配置不合理。病歷檔案管理學是一門邊緣學科，是一個糅合多門學科的交叉學科，其對相關病歷檔案管理員的知識面、業務素質要求很高，涉及到國際疾病和手術操作分類知識，臨床醫學基礎知識，計算機學，統計學知識等等，但受限于傳統的認知，還停留在病歷檔案管理就只是簡單的整理檔案，對人員素質要求不高，忽略了對病歷檔案管理人才梯隊的建設，病歷檔案管理員水平參差不齊。大數據時代背景下，對病歷檔案信息的利用，是病歷檔案管理的核心。因此需要病歷檔案管理人員既要具備病歷檔案相關專業的知識，又要能熟練的操作各種病歷檔案管理相關的醫療信息系統，還要有一定的統計分析數據的能力，才能將病歷檔案信息數據最大地發揮其寶貴的價值。

②病歷檔案管理方式存在缺陷。過去是整理和管理病歷檔案實體。但是在大數據時代下信息量龐大而復雜，這就需要病歷檔案管理人員具有極強的信息識別處理、決策分析的能力，如此才能實現對病歷檔案的科學有效管理[1]。因此，在大數據時代背景下，首先需要對傳統的檔案管理理念進行改變，借助大數據的優勢優化病歷檔案管理方式。

③紙質病歷檔案的存在，占據了大量的工作精力和資源。裝訂、上架等需要消耗大量工作時間，紙質病歷檔案的特殊性，儲存難度大，成本高，占空間，隨著病歷檔案資料的不斷增加，檔案庫房怎么擴張都還是不夠。

3 大數據時代下醫院病歷檔案管理有效措施

①提高病歷檔案管理員業務水平，加強培訓，提高業務素質。醫院管理者應該勇于突破傳統思維限制，重視培養專業的病歷檔案管理人員，積極引入符合需要的病歷檔案管理人才[4]。醫院選用的病歷檔案管理人員應該熟悉病歷檔案管理工作，最好有一定的臨床基礎知識，對待工作有責任心和工作熱情，不斷學習提升自我。醫院要持續開展培訓，提高病歷檔案管理人員的業務水平，提升病歷檔案管理人員的專業素質，使病歷檔案管理員能夠不斷地學習并掌握病歷檔案管理新方法、新技術以及新理論。另外，醫院還需要加大資金投入，加強相關的軟件和硬件建設，加快推進病歷檔案管理信息化。完善各種軟硬件管理設施，提供全面的軟硬件支持，推行網絡化檔案管理模式。

②重視病歷檔案管理人才梯隊建設。加大人才引進力度，培養專業的病歷檔案管理和技術人員。病歷檔案工作人員要掌握一定的醫學知識，對疾病分類學、病案管理學等專業知識熟練掌握。病案管理人員要有現代管理理念，運用現代管理方法做好病案管理工作，整合雜亂的信息，提供有效的數據信息，方便檢索和使用，滿足科研、醫療業務、各臨床專業的需求[5]。改變傳統的為保管而保管，重藏輕用的思想，培養和引進專業人才提高病案信息的統計、分析和處理水平。合理安排管理人員和工作量，提高管理效率。配置有技術資質的管理人員負責管理工作，全面管理醫院病歷檔案，方便管理上的不斷改進。

③細分病歷檔案管理崗位，并根據崗位的不同需求細化崗位職責制定具體相關的制度，分發給相應崗位的病歷檔案管理員學習。根據崗位職能的不同可以分為病歷檔案編碼崗位：主要是負責將每一份出院病案首頁中的所有疾病診斷和手術操作進行編碼，遇到問題時及時與臨床醫生溝通，努力保證編碼的準確性。病歷檔案借閱崗位：負責病歷檔案借閱歸還，配合醫務部提供涉及糾紛病案和處理病案封存等事宜，并及時催還。病歷檔案窗口復印崗位：負責接待患者復?。ù蛴。┎v，及時準確地提供所需內容的復?。ù蛴。┘?，接待各個有需要的部門，比如醫療事故技術鑒定、保險、人力資源社會保障、公安、司法等，依法依規提供患者的部分或全部病歷復?。ù蛴。┘6]。病歷檔案回收管理崗位：負責住院病歷檔案的回收、催收未及時歸檔的住院病歷，將已歸檔編碼整理裝訂好病歷檔案的上架。病歷檔案裝訂整理崗位：裝訂整理回收回來的住院病歷資料。病歷檔案綜合管理崗位：負責人所在崗位，負責病案室的整體運行，處理病歷檔案管理工作中出現的各種問題。

④重視病歷檔案管理信息化建設。大數據時代的重要表現是信息化，我國的醫院病歷檔案管理的優化工作受傳統管理方式的影響，在實施過程中，在很大程度上受到了限制。另外，病歷檔案管理中常見的問題還有：放置病歷檔案的庫房比較擁擠，很難存放下數量和內容都還在不斷持續增長的病歷檔案，由于自身的特點和條件限制，在管理上存在安全隱患；大部分的病歷檔案載體還是紙質的，即便是可以在電腦中對病歷的首頁進行錄入保存操作，但是這并沒有對紙質病歷檔案占用庫存空間的情況進行根本上的改變，仍然是傳統的歸檔工作；患者增加，病歷檔案相應增加，占用的空間也越來越多。優化病歷檔案管理工作勢在必行，其首要工作便是推進病歷檔案管理的信息化建設。醫院應該充分認識到大數據時代下病歷檔案管理信息化建設的積極意義，加大資金投入力度，更新病歷檔案管理的設備和技術，加快實現病歷檔案管理信息化建設，充分發揮病歷檔案的作用，提升工作效率和病歷檔案的利用率[7]。比如醫院可以建立電子病歷檔案，充分利用HIS系統。并對病歷檔案進行防盜監控，并利用電子感應系統自動調控庫房內溫濕度變化，保證確保病歷的完整性和安全性。醫院需要加大硬件投入，完善硬件設施，促進病歷檔案管理的信息化建設順利實施。要積極引進先進設備，掃描病歷檔案并進行建庫，比如購置刻錄機、微縮機、掃描儀、計算機等。并存入光盤進行備份。備份的數據一份供醫療需要使用，一份進行封存保管。

對病歷檔案管理進行優化，除了加快信息化建設外，還要完善各個環節的管理，包括收集、整理、保存、借閱等，規范各個環節的工作，提高病歷檔案的管理水平[3]。醫院在對病歷檔案的管理制度進行完善時，需要制定科學合理的標準對病歷檔案管理的各環節進行嚴格監管，實現病歷檔案管理的規范化操作。比如醫院要嚴格要求醫務人員的填寫工作，保證填寫的準確性和規范性，催繳沒有按時填寫的病歷，在出院時間開始后的72 h內病歷檔案管理部門收到病歷。病歷檔案管理部門要按照規定程序對病歷進行整理，編目，歸檔上架。

⑤制定相應的管理制度。在大數據時代下要嚴格按照病案管理流程開展管理工作，避免發生丟失或者遺漏。要制定相應的管理制度，對病案實行全面登記，以及拍照、掃描處理等。掃描時要保證掃描記錄的質量，全面編制病例目錄，建立相關數據庫。全面備份病案電子數據，防止在長期使用時數據的丟失。將病案資料掃描并記錄完，上傳到醫院內部系統網絡中，方便所有醫護人員查詢使用，提高病歷檔案的利用率。要建立相對完善的電子病案架構，明確電子病案存儲的標題、分類、格式等。一定程度上電子病案管理形式可以符合醫生的日常書寫要求。電子檔案使用計算機技術，通過關鍵詞自動化生成病案內容，方便對病案的二次記錄，形成系統化管理。在大數據時代下，醫院要從全面的、長遠的角度考慮，建立管理模板，簡化管理形式，方便醫生記錄患者的病情和治療過程。

4 結語

病歷檔案管理工作是醫院管理中的的重要內容之一，對醫療事業發展起了極大地作用。醫院及病歷檔案管理工作人員要充分認識大數據的特點及優勢，不斷地創新檔案信息化管理模式，提高病歷檔案管理員業務水平，重視人才梯隊建設，引進優秀的人才，優化病歷檔案管理工作，細分病歷檔案管理崗位，加強檔案管理信息化建設，健全管理制度，提升病歷檔案管理效率，提升醫療事業的發展水平。

[參考文獻]

[1] 謝小兵.網絡大數據時代醫院病歷檔案統計管理探究[J].統計與管理，2016（11）：12-13.

[2] 劉愛民.病歷檔案信息學[M].人民衛生出版社，2014.

[3] 江華梅.網絡大數據時代醫院病歷檔案統計管理探究[J].卷宗，2017（19）：3-3.

[4] 吳萍.論醫院門診病歷檔案管理問題與應對策略研究[J].醫藥衛生：引文版，2016（12）：278.

[5] 楊晶，殷偉東，陳平，等.區域平臺電子病歷檔案保密管理的研究與設計[J].中國醫院管理，2014，34（11）：53-55.

[6] 張馨之.互聯網+電子病歷檔案大數據跨醫院共享信息安全保護機制探究[J].中國醫藥導報，2017，14（27）：103-104.

[7] 曹麗華.基層醫院病歷檔案管理存在問題及對策[J].檔案與建設，2015（9）：87-88.

（收稿日期：2018-00-00）