精細化在醫用耗材及供應商資質文檔管理中的應用

霍敏婷

【摘要】近年來，醫用耗材問題逐漸成為人們關注的重點問題。這就要求我們在實際工作中要加強對耗材的檔案記錄，只有這樣才能確保檔案管理的有效性得到保障。為此，本文就將對醫用耗材展開相應的研究和分析，以期對我國醫用耗材的管理提供更大幫助。

【關鍵詞】精細化管理；醫用耗材；供應商資質；檔案管理

在當前我國醫療水平不斷提升和發展的過程中，醫療問題越來越受到人們的關注與重視。近年來，醫用耗材問題逐漸成為了人們關注的重點問題。醫用耗材在實際管理環節中，需要對各項工作資質和各個證書進行審核，因此無論是在檔案管理人員的工作量上還是其工作責任上都面臨著嚴峻的挑戰，如何應對這種問題和挑戰是當前我們應該研究的重點。這項工作的開展不僅會在很大程度上增加醫院文件管理的難度，同時大多數植入性醫用耗材直接進入患者的身體中，而一些糾紛往往發生在手術結束后的若干年，所以這也要求我們在實際工作中要加強對耗材的檔案記錄，只有這樣才能確保檔案管理的有效性得到更有效的保障。為此，本文將對醫用耗材展開相應的研究和分析，以期對我國醫用耗材的管理提供更大幫助。

一、醫用耗材的建檔工作

醫用耗材的管理服務和醫療工作之間存在著十分緊密的聯系，因此在實際工作中加強對醫用耗材進行管理也是一項十分必要的工作。在此環節中要求供應商的資質檔案文件要始終貫穿于對醫用耗材的管理中，這也是實現醫用耗材安全性的有效措施。但是在實際研究中發現，當前一些醫院和醫療機構對于這項工作的開展還沒能掌握科學的方法。產生這種問題的主要原因是醫用耗材在檔案管理和醫療設備檔案管理存在較大的差別，設備檔案在管理環節中主要采用的是一機一檔的工作管理方式，也就是每一臺大型的機器獨立設立檔案，從而更有效的對檔案資料進行管理，但是對于醫用耗材的管理則無法實現對檔案的單獨管理。經筆者在近年工作中的研究，認為在對醫用耗材進行管理的過程中應該采用以下工作原則：

（一）將供應商作為主要線索進行建檔。在此環節中醫院或是相關醫療機構需要按照醫用耗材供應商的實際情況，實現對醫用耗材供應商材料和信息的單獨建檔，對于統一供應商的醫療設備或醫用耗材都應將其歸于同一檔案中。

（二）對更名的供應商進行關聯。當前很多醫用耗材供應商，特別是高價值耗材的供應商，從其自身發展的角度上看，經常會出現更名或是成立新的醫療器材公司，如果在實際工作中遇到此種問題，那么醫院也需要對新老供應商之間進行必要的關聯工作，并對其檔案資料進行有效的保存和管理，進一步在工作中實現對資料供應的完整性。

（三）對檔案材料進行實時的動態監測。在對設備進行采購的過程中通常都是單次采購，因此對于采購環節中的檔案資料都是采用一次性的工作方式，但是在進行醫用耗材的選購環節中卻大多數是多次采購，那么就存在著證件過期的風險，所以我們在實際工作中要有效采用動態監測和管理的方式，在工作中建立必要的預警管理系統，通過這種方式確保監控證照能被控制在有效期中，以便更有效地開展醫療工作和檔案管理。

二、醫用耗材檔案管理的主要內容

醫用耗材檔案歸檔的環節中，往往需要申購、采購和驗收幾個環節，因此在實際工作中也要按照資料的時間，對不同的檔案階段進行管理。這也要求我們在實際工作中要準確掌握醫用耗材檔案管理的主要內容，只有這樣才能更有效地開展相應的檔案管理工作：

（一）采購前的檔案管理。在此環節中，相關醫院或是醫療機構首先需要進行的就是對采購表單的審批工作。審批的表單內容中主要包含的就是耗材的名稱、型號、生產商、收費情況還有審批情況等。其次就是對臨床試用表單的審批，其中主要包含的內容就是醫用耗材的名稱、商標名稱和試用情況等，除此之外還要對科室負責人和醫院管理人員的簽名進行落實。

（二）采購環節中的檔案管理。首先上就是對供應商資質文件等檔案進行管理。供應商資質上的相關資料中不僅要具備企業法人的相關工作證件和許可證件，還要有廠家授權許可證等。其次就是對產品資質上相關資料的管理，其中主要的內容就是對產品認證書、醫用耗材注冊證、消毒合格許可證書等。

（三）采購完成后的檔案管理。在此環節中主要包含了入庫驗收單。也就是醫院在對相關醫用耗材進行獲取后，也要執行嚴格的驗收手續，對供驗貨的廠家、數量和相關生產型號等內容進行有效審核，在對高值耗材進行審核的過程中還要對其說明書和條形碼等進行檢查，只有這樣才能更有效地落實檔案管理。在此外在查驗工作結束以后，還需要根據上述查驗內容對驗收表單進行填寫。如果在實際工作中耗材出現質量或包裝等問題，也要在的第一時間和供應商進行聯系，對于需要退回的耗材要及時通知供應商落實，從而督促其整改。在此環節中，需要對不合格表單進行填寫。另一個比較重要的環節就是對使用反饋表單的填寫。在對醫用耗材的使用（下轉第148頁）（上接第142頁）環節中，如出現不良反應報告的，需要科室對這一問題進行及時反饋，并填寫醫療器械不良事件報告表，在此環節中的報告表既可以當作是日常工作，也可以采用日常匯總的工作形式，最終對于這些問題都應該由醫院的采購部門和供貨商之間進行聯系，并對當前的問題進行更有效的處理。

三、對醫用耗材檔案的開發和利用

在對醫用耗材供應商的資質檔案建立環節中，還要為后期的醫療工作提供有效的幫助，所以只有在實際管理和開發中實現精細化管理才能實現其工作價值和意義。所以在對醫用耗材資質進行管理的過程中，我們也可以采用以下方案對其進行開發和利用。

（一）為醫用耗材的采購和審批提供更多有效的依據。醫院對新耗材進行選購之前，需要實現對各種資質證明進行審核，通過此種方式實現耗材合法性的明確，只有這樣才能確保對設備或是耗材投入到臨床中進行使用，所以對項目審批的環節中也要對上述材料進行有效提供，最終為決策工作提供更準確和有效的依據。

（二）給采購招標工作提供必要的依據。醫用耗材在醫院臨床經試用適合后，醫院應和供應商開展談判工作，對相關產品檔案進行審閱，并確定雙方的供貨方式及價格等，確保新耗材的準入及相關記錄有跡可循。

（三）為供貨方的年檢中提供更準確的依據。對耗材采購環節的檔案管理，醫院需對供應商的相關資質證明進行存根，對此環節中出現的問題進行記錄，從而在今后的耗材年檢環節中提供更為準確的工作依據。

四、結束語

綜上所述，在當前我國醫療工作和技術水平不斷發展的背景下，醫用耗材的管理問題應受到醫院或醫療機構的關注與重視，在今后的實際工作中，醫院應把醫用耗材的檔案管理向更為精細化的方向發展，從而為耗材的使用后續出現的各種情況提供更大的幫助。這樣不但要求供應商的資質檔案文件要始終貫穿于對耗材的管理中，也是實現醫用耗材安全性的有效措施。通對本文的研究，相信廣大醫用耗材管理者和檔案管理人員對這項工作有著更準確的認識，實現對醫用耗材管理水平的有效提升。

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