煙草企業精益后勤管理對策探究

【摘 要】 文章針對目前煙草企業后勤管理中存在的問題，提出了體現精益管理的解決措施。要積極推進“互聯網+后勤”建設；以事務外包及資產租賃的方式降低企業的管理難度；培養一批懂經濟、會經營的后勤人才。

【關鍵詞】 煙草商業企業；后勤管理；精益管理；對策

后勤原本是指運用于軍事方面的詞匯，包含后方對前線的一切物資供應工作，后來逐步擴展到了其它領域，形成了機關后勤、學校后勤、科研后勤、企業后勤等。機關后勤管理是煙草企業行政管理的重要組成部分，承擔著管理維護企業資產，保障企業正常運轉的任務。主要負責后勤服務規劃編制、經費預算編列、物資采購、資產管理、基礎設施設備的維修及修繕項目、車輛管理、食堂及衛生所管理等。機關后勤管理是一門科學、一門專業，隨著機關事務的不斷擴展，后勤管理的任務愈加繁重、愈加專業化、技術化和職業化，利用精益管理的思路優化后勤各項工作必然惠及公司管理和運營。

一、目前煙草企業后勤管理中存在的問題

1、管理體制落后

機關后勤是企業的一部分，全面負責后勤服務規劃、實施管理監督、開展全系統服務事務，企業自辦后勤服務，既當裁判員，又當運動員，長期處于國有企業的體制安排下，造成效率低下、浪費嚴重、成本高等諸多弊端，甚至存在管理不科學、服務不專業等一系列問題。

2、隊伍龐大、素質不高、年齡結構偏大

目前，機關后勤隊伍規模偏大，而與此形成鮮明對比的是，專業型、創新型人才相對欠缺，甚至有一部分人員是從別的崗位分流而來，對后勤服務工作一知半解，他們的思維方式、工作方式、管理能力和技術能力就感到明顯不適應，后勤隊伍年齡老化、文化程度偏低、專業知識跟不上的問題越來越突出。

3、工作任務更加繁重，卻較少利用現代的管理手段

隨著企事業單位的發展，機關后勤管理及服務的范疇和工作量明顯增加。一是服務對象增加了，采購及維修業務量增加，資產總量增長較快；二是服務項目已不像過去那樣停留在“溫飽型”解決“衣食住行”的范圍，對服務質量的要求也越來越高，很多事務性工作借助信息平臺或借助技術手段較少；三是服務責任增加了，既有對內服務的責任，也有對外的經濟效益責任，不僅考慮服務質量也要考慮經濟效益。

二、體現精益管理的解決措施

1、積極推進“互聯網+后勤”建設

基于互聯網的安全管理平臺、客戶服務系統及二維碼應用等已經在后勤管理中部分應用，要提升機關后勤服務管理水平，必須充分認識“互聯網+”的重要性，促進互聯網與后勤工作的深度融合。要統籌規劃機關后勤管理信息化系統建設，有計劃、分步驟推進到車輛、餐飲、醫療等工作領域，不斷提高后勤服務保障效率和質量。

（1）利用現代化信息技術手段推進精細管理。企業信息化是規范管理流程、提高辦公效率、節約辦公費用的有效手段。以辦公用品為例，如今世界500強企業中90%使用信息系統解決辦公用品管理問題，但煙草企業將管理信息系統應用于日常辦公用品管理的還相對較少。辦公用品的種類細碎，使用頻率高，多數單位采取人工統計，紙質記錄，對于查找、更新和維護都帶來了不少的困難，顯然已不能滿足高效率、快節奏的現代工作需要，目前省內僅有西安市局一家單位采用信息平臺管理辦公用品，利用信息化技術手段管理辦公用品，對于規范辦公用品管理及提高辦公效率有十分重要的意義。

（2）利用信息技術推進后勤人員服務意識及服務水平的提升。越來越多行政部門開通微信公眾號，由于微信公眾號語言活潑、信息豐富，能及時推送到手機等優勢被很多企事業單位采用，政務微信的即時傳播和資源共享優勢，提高了企事業單位的服務效能。煙草行業可利用微信公眾號，辦事公開等平臺系統提升員工參與度，起到信息共享、監督服務、改進工作的目的。以車輛為例，機關用車采取統一管理，集中調度的方式，有出車任務時駕駛員提前到達指定地點，做好出車前準備工作，但是經常有駕駛員在出車前未按要求做好準備工作、車內衛生狀況差、提前收車或服務態度不佳等現象出現，利用微信公眾號由用車單位自行選車，對每次出車進行評價，必將調動駕駛人員的服務積極性和熱情，使出車服務真正做到優質高效。

（3）電商采購精益模式的推廣應用。作為信息技術在商務領域的應用，電子商務以巨大的優勢迅速崛起并蓬勃發展，由于傳統采購模式中存在的流程繁雜、公開招標周期長、成本高等問題，企業采購與互聯網的結合也成為大勢所趨，電商采購突出強調采購信息的可獲得性、采購過程的公開和透明、交易的規范性以及監管部門、采購機構與采購雙方的及時回應互動，改變了傳統的采購組織形式，從而提高了采購效率和采購效益。煙草企業需提高認識，嘗試運用電商平臺進行采購，具體運用還需要各參與部門達成一致，對采購流程、監督方式及管理制度進行修訂。

2、以事務外包及資產租賃的方式降低企業的管理難度

一是把需要較多專業化協作的職能分出去，實行第三方管理，取代“大而全”的服務方式。當代發達國家的后勤服務多數由第三產業部門承擔，機關后勤服務部門分離出去，交給專業部門管理，既可以減少機關行政編制，分流人員，又可節省行政經費；二是資產管理是現代企業管理的重要組成部分，企業需要大量的設施設備以維持運轉，更應重視資產的有效管理。設備租賃是近年來出現的資產使用方式，以電腦為例，與代理商簽訂租賃協議，從電腦采購到報廢，均由代理商進行運維服務和資產整個生命周期的管理，最后進行資產回收，租賃使用的方式便于解決電腦軟硬件技術支持、解決輕資產、方便資金周轉等一系列問題。

3、培養一批懂經濟、會經營的后勤人才

后勤工作的多面性和專業性要求后勤工作人員必須是了解市場，善于經營，有經濟頭腦，會經濟核算，能熟練把經濟理論應用于后勤管理當中。面對新時期新要求，必須做到與時俱進，才能應付自如，既要引進人才，更要著眼于培養人才，鼓勵機關后勤同志自學成才，需要什么學什么，邊干邊學，急用先學，不斷提高自己的理論水平和實際工作能力。

通過改變傳統的后勤管理模式，利用互聯網平臺技術、推進資產租賃及事務外包的方式、提升隊伍素質，能有效提升機關后勤的工作效率和服務質量，同時鼓勵員工提出合理化建議，從辦事程序、工作方法、工具、設備等需要改善的地方提出建設性的改善意見或構想，在小范圍試點成功后全面推廣，實現企業各級職能參與到標準化和持續改進中，使后勤管理水平不斷提升，在企業管理中更好的發揮作用。

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【作者簡介】

許譯文（1979.10-）女，碩士，就職于陜西省煙草公司西安市公司.