檔案管理在林場管理工作中的作用

戴鑫

當代林業生產企業的管理中，檔案管理起著十分重要的作用。它不僅可以保證林業生產有秩序的進行管理，而且還貫穿著整個企業的管理體系。此外，檔案記錄很早就存在于我國的林業生產活動中，林業生產經營中相關的檔案管理資料不僅為日后林業生產的規劃打下堅實基礎，還為林木的使用情況做了詳細記錄。因此檔案管理在當前林場經營活動中占有重要地位。

一、檔案管理在林場管理工作中的重要性

（一）檔案管理的意義

對林場的檔案進行管理也是林場管理工作的一部分。檔案管理的表面意思是：在工作中記錄的文字內容，圖片內容用科學有序的方法和原則進行保存。我國國有林場正在進行改革，而檔案管理就為這場巨大的變革提供了前提保證。而且在改革中發揮檔案管理真正的作用，為日后林場的發展建設隨時提供借鑒價值。

（二）從檔案資料中可以了解林場發展歷史

檔案是記錄林場最真實情況的資料，在各種生產活動中不斷積累，對林場的成長情況進行記錄，時是查看過去林場資源的重要根據。我國當前存在歷史最長，記錄時間最潮的檔案是木蘭林的檔案，它是由人工進行記錄和書寫，全方位的對林場的發展歷史進行描述。我國國有林場中一些會議內容的記錄，生產經營方面的策略，資金收人支出都與收發文件，簽字蓋章等事務性較強的工作緊密聯系。例如，當一個地區想從事開山造林的工作時，需要向上級匯報項目的流程規劃，在實施項目的時候還要記錄樹木購買的情況，原始苗木的調動等都是原史檔案材料。所以在林場的檔案管理中，不管是管理人員還是上級負責人都要改變原有的認識，重視檔案管理工作，養成記錄和審查的習慣，確保在日后的工作中不會出現數據記錄錯誤。（魏傳奎.森林資源檔案管理在林業企業經營中的作用[J].農技服務，2017，34（18）：159.）

（三）檔案為國有資源的歸屬提供重要保障

國有林場中檔案管理不僅是對林場資源、生產經營活動進行管理，還要記錄相關工作人員的資料。在林場林權換證中，檔案起著至關重要的法律作用。檔案也是一個企業的財富，報刊中報道的一些實事或是根據經驗總結的結果都是從檔案中得來的。

二、檔案管理在林場管哩到乍白她袱

（一）忽視了檔案管理的重要性

新中國建立以后，林場管理就如同其他企業一樣忽視了檔案管理的重要性。雖然檔案管理就是對一些內容和數據進行簡單的記錄，然后放在專門存放的地方分類保存。由于大多數林場經營企業都是用傳統的檔案管理方法，人工記錄，所以在工作時有可能會因為馬虎出現數據記錄錯誤或是記錄內容不夠詳細的現象，在整理資料時也有可能出現分類錯誤。而且有些檔案管理人員缺乏相關的專業性知識，加上領導的不重視，在工作時更是敷衍了事。這些檔案管理者在工作中沒有履行相應的義務，盡到相應的職責，也沒有意識到檔案管理在林場管理的重要性以及日后應用的廣泛性，跟不上實際中資料數據的更新速度，在應用時才發現檔案資料記錄不全面，數據無法應用。隨著我國林業生產和林業經濟的進一步發展，林場檔案管理在林場確權換證中凸顯出重要地位。

（二）檔案管理的模式未擺脫傳統模式

當前林場檔案資料的記錄還主要是記錄在紙張上，然后放在檔案袋里。首先，在存放的過程中，有可能會因為失誤弄丟或弄臟紙張，在沒有備份的情況下使弄臟紙張的數據被覆蓋住，會給日后的工作帶來很大的困擾。而且如果不規范管理系統，也很難查找。當有關林場的工作出現問題時，需要查找一些資料，這些被查閱的資料往往涉及到多個相互聯系的種類，單純的人工保存是無法應付突發事件的。所以為了解決此類問題，可以開發建立一個相關的林場檔案管理系統或是查閱平臺，讓檔案管理向科技化不斷邁進。（宋艷恒.淺析檔案管理在林場管理工作中的作用[J].科技展望，2016，26（23）：248.）

三、檔案管理應遵循的原則

（一）確保檔案安全原則

任何一家盈利性的公司都將企業的檔案放置在最安全最保險的地方，林場的檔案館里也應該效仿此種做法，如果是對紙質檔案進行保存不僅要保證檔案的安全性，還要注意運輸的存放的過程中不會損壞，檔案放置的地方也要達到相關標準，增加防護措施，注意應對環境干濕度，以保證檔案保存的完整性。檔案負責人員要做好本職工作，不定期進行查看。

（二）有序管理原則

林場的管理制度要結合實際情況制定，檔案的記錄和管理也要使用合理有效的方法，在使用檔案時最大限度發揮它的功能。目前我國大多數國有林場處于改革階段，在這種背景下就更應該做好檔案管理的工作，確保檔案資料的可靠性，針對不同的部門分工明確，有序管理。

四、檔案管理的相關解決措施

（一）增強檔案管理人員的職業素養

檔案管理人員要有基本的責任心，在工作的過程中不斷增強管理意識，明確管理責任，對待工作認真嚴謹。隨著檔案管理技術的不斷提高，相關管理設備的不斷進步，對檔案管理的工作人員也有了更高的要求。管理工作中保證資料真實，內容完整，相關部門也要完善管理制度，從根本上杜絕不良問題的發生。

（二）規范操作步驟

檔案的運輸和存放也是一個非常重要的步驟，所以要制定規范的檔案存放操作步驟。首先挑選專門的運輸入員，并進行相關培訓，增強安全意識。還可以不定期的檢查管理人員的工作情況，對有疏忽現象的出現嚴加批評。重視每一個工作流程，防止不法分子有機可乘，減少檔案記錄資料外露的風險。（楊振宇，馬永鳳，于國霞，佟仁，尚群松.森林資源檔案管理在生產和科研中的作用[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2014（06）：69.）

從文中分析可知，在林場的管理工作中檔案管理占有重要地位，不管是領導還是基層員工都要意識到管理工作的重要性，任用職業素養高的工作人員，工作中獎罰分明，還要完善相關管理制度，讓檔案在林場中充分發揮重要的作用。