淺談工程項目管理中材料采購成本的控制

劉大文

【摘 要】工程材料是建筑業施工生產過程中的勞動對象，是施工生產中不可缺少的物質要素。建筑工程材料采購是一項系統工程，是工程成本控制重要環節，它直接影響到企業的經濟效益、工程質量和項目安全，是考驗建筑企業各部門的配合協作程度及團隊人員素質的重要環節。本文首先分析了工程項目管理中的材料采購成本控制存在的問題，從管理因素、價格因素、人為因素、環境因素、信息因素5個方面對材料成本控制進行了問題分析，并提出了相應的建議與對策。

【關鍵詞】工程材料；采購成本；成本控制

建筑業企業為了保證施工生產連續不斷的進行，必須不斷地購入、耗用各種材料物資。用于施工項目的材料種類繁多，流動性大，是企業的一項重要流動資產，其價值通常占到工程成本的60%～70%，是決定施工成本高低的一個重要因素。工程材料是建筑業施工生產過程中的勞動對象，是施工生產中不可缺少的物質要素。但由于原材料采購周期長，種類多，市場價格波動大、涉及到的人員和部門復雜等諸多因素，使得采購成本難以有效控制，特別是在建筑企業中，原材料的采購成本更是成為直接擠壓企業利潤空間的難題。因此，加強材料采購成本的控制，對于保證施工項目順利進行，正確計算工程成本和利潤，真實、公允地反映企業的財務狀況，都具有十分重要的意義。

一、工程項目管理中材料采購成本控制存在的問題

由于建筑項目施工地分散，工程施工周期長，施工進度不同步，涉及企業內部不同部門，各工程對材料的需求也不一樣，采購流程化管理的重要性不言而喻。當前在實際操作過程中，施工企業主要存在以下問題：

1.工程材料采購流程管理分散化

從企業內部管理流程來看，工程材料采購過程中經常缺少與工程預算、成本核算部門的有機銜接，企業沒有整體化的采購流程。工程項目開工后，負責采購、工程成本預決算與核算隸屬于不同部門，同時項目部由不同的施工隊來完成建設任務，各自出發點不同，專業角度不同，計量方法、核算方法不同，加之溝通不及時，容易造成各自為政的局面，導致企業內部很難真正實現統一采購活動，使工程材料采購效果難以達到最優化。

2.材料采購中供應商選擇模式粗放

“營改增”后，對建筑業而言，材料供貨商的選擇是一項極為重要的工作，不僅關系到進項稅金的抵扣金額，更影響企業流動資產比率。不少工程企業材料采購還停留在貨比三家、擇優選之的原始采購方式上，而國外的建筑業已經普遍采用了先進的供應鏈采購模式，但這種先進模式需要通過標準和規范的業務流程，建立協配件的供應商、事業部之間的業務關系來實現，但目前很多國內建筑企業因對原始采購方式有比較頑固的路徑依賴心理，使這種先進采購模式在國內的推廣應用步履緩慢。

3.材料管理制度不健全

古建筑工程因其施工工藝特殊性，對材料的規格及標準要求要比新建材料更高。材料管理制度健全與否，將直接影響工程質量和工程成本。在現實實踐中，許多建筑企業在材料采購計劃與采購合同管理，采購驗收規定，材料出入庫流程等各個環節上，都存在不少需要加強和完善的問題。

4.對材料供需市場缺少預估

企業要對建筑材料市場做好充分的調研，了解材料市場的供需變化，保障工程頂目所需材料的供給。對一些特殊必用的材料，要確保庫存數量的穩定性，如木材、巴黎綠等；對于其他即用材料可選擇鄰近施工現場區域放置，如砂石、磚瓦件等，縮短備料時間，減少人機成本?，F實情況是，不少建筑企業對材料市場的調研馬馬虎虎，根本沒有形成規范化的管理體系，輕者容易造成材料短缺或積壓，重則可能導致工程停工或材料浪費，嚴重影響工程進度。

二、工程項目管理中材料采購成本控制存在問題的原因分析

1.管理因素

由于工程項目施工的特殊性，建筑企業的管理者對工程質量、施工安全最為重視，這是企業在建筑業市場立足的根本。對企業內部組織架構，職責權限的劃分，相對缺少相應的制度約束和流程管理，部門之間溝通不夠及時，跨部門相互協作辦事效率低，不能共享市場信息資源。

2.價格因素

（1）“營改增”后，建筑業面臨新問題

建筑業“營改增”后，材料發票可抵進項稅，對建筑業來說是個新挑戰。在古建筑施工中，需用的傳統材料如土籽，血料、麻刀等，多為個人清洗加工，不能為企業提供增值稅專用發票，在工程成本管控中就需額外考慮這些因素。因此，供應商的選擇在這個環節顯得尤其重要。

（2）采購觀念落后，采購方式單一

采購部門只重視材料質量，采取貨比三家原則，不計人力成本的擇優遴選。不考慮運用多種采購模式，如網絡平臺企業購等。

（3）項目分散，不能進行集中采購

由于各項目開工時間不同，施工工地流動性強，盡管所需材料相同，但多數企業不能做到集中考察，定點采購。

3.人為因素

（1）采購員綜合素養不夠

作為材料采購的第一道關口，把好這道關口對于降低采購成本，保障施工質量意義重大?，F階段建筑企業采購員多由一些具有施工經驗的老員工擔任，他們熟悉材料屬性，但不會看工程預算。年輕的采購員能看懂工程預算，但在材料質量把關方面尚有欠缺。

（2）材料管理員水平欠缺

作為材料日常管理的關鍵崗位，其收發計量的準確性，保管方法的正確性，是項目成本能否進行可靠計量的關鍵所在。材料管理員需要熟悉材料保存方法，具體到材料適宜的溫度、濕度，放置地點是否需要防火等各個細節；需要清楚材料收發方法、包裝物重量，需要了解在工程項目中的具體用途，才能作到收發準確，減少應發料計量不實，影響財務核算的情況發生。

（3）材料驗收人把關不嚴

材料進場驗收是工程施工中的重要關卡，只有嚴把材料質量驗收關，才能避免問題材料進入施工現場，降低以至消除成本增加的風險。

（4）材料使用人隨意性大

嚴格按工程設計方案進行施工，加強工地現場管理，杜絕材料浪費，減少二次搬運帶來的人工成本額外支出，對材料成本控制也起到至關重要的作用。

4.環境因素

目前，全國范圍開展防塵整治工程，大批不符合環保要求的小型磚瓦廠都面臨關門風險，而古建筑所用的材料多數是由他們燒制的。企業必須及時與供貨商溝通，密切關注他們的生產情況，簽訂有效合同，避免因突發事件影響材料的供應。同時，要打破地域限制，跨地區查找材料，加強與同行業企業學習溝通，積極開發市場，只有這樣才能保證材料供應鏈的正?；?。環保要求影響最直接的，就是建筑企業對材料供需市場的科學預估。

5.信息因素

采購信息系統建設滯后，信息化程度低，是目前國內多數建筑企業的通病。采購員因為沒有動態更新的龐大數據庫支持，不能及時掌握海量的采購信息，難以拿出最優化采購方案。由于工程建設周期長，工程項目又具有不可復制性，即使在施工企業內部存儲著一些歷史數據，但其參考價值非常有限，甚至經常失去了時效性，這些信息只能作為財務數據存在于賬冊中，不能有效地為降低材料采購成本服務。

三、工程項目管理中材料采購成本控制的改善對策

1.重視采購成本事前控制，加強材料成本核算工作

（1）材料采購成本控制應從工程投標開始，進行源頭管理

編制工程投標預算時，按工程施工所需材料，組織采購、預算財務等部門首先進行材料價格市場調研，確保材料報價的準確性；項目開工前，工程部應該按照預算部門提供的材料清單，申請購買材料，材料管理員核查庫存后，核定需購買材料數量；采購部門綜合以上各方面信息，以大數據支持，制定詳細的采購計劃，集中組織采購，避免臨時采購、高價采購的發生

（2）建筑企業內部應建立采購申請制度，形成“三合一”科學流程

采購申請單應該一式三份，由采購部、項目部、財務部分別留存，形成采購部、項目部、財務部相互監督、相互配合的“三合一”科學流程。采購部定期匯總項目采購量，與預算部門提供的施工預算量進行對比，對多出的材料量進行分析，找出差異原因，提交預算部參考，為工程結算報價提供有利依據。項目部應著重分析差量材料形成原因，并及時做出調整，為順利進行工程成本核算提供保證。財務部要嚴把材料報賬流程，按采購合同約定的付款方式、時間進行款項支付，對來歷不明，審批手續不完備的票據不予報銷，從源頭上杜絕不合法票據進入財務部，避免稅務局對發票的稽查，減少企業的涉稅風險。

（3）建筑企業內部應制訂詳細的采購資金使用制度，明確各部門的審批權限，并嚴格執行

要建立項目部、財務部、材料部定期聯席會議制度，對重要問題及時進行討論分析和全程監管。財務部門應對采購資金進行全程監控管理，提高資金的使用效率。要建立項目部與不同部門間信息日常溝通機制，財務部、材料部門定期與工程項目部互通信息。當發現領用材料與施工進度不符、工程款可能超撥等非常事項時，及時交換情況，評估風險，可采取停止撥款、停止供料等防范措施，避免給企業帶來損失。

2.靈活運用多種采購方式，實現價格最優

采購部應加強對材料市場的調研，掌握每個工程項目所需材料的特殊屬性，根據市場情況和材料采購計劃，有針對性的對各種材料采取招標采購、詢價或定向采購、直接購買等多種方式，避免舍近求遠，減少中間環節，確定材料價格，合理選擇采購方式。

3.加強對供應商的管理，規避采購風險

建筑企業應當建立科學的供應商評估制度，確定合格的供應商清單，與選定的供應商簽訂質量保證協議。加強對材料采購過程的管理，做好采購業務各環節的記錄，確保采購業務的可追溯性。密切關注供應商生產狀況，及時跟蹤采購合同的履行情況，定期進行追蹤檢查，對有可能影響工程進度的異常情況，及時提出解決方案。

4.建設高素質的采購部，嚴格采購驗收制度

采購是一項專業性很強的業務工作，建設專業化的部門能極大提高工作效率，規范采購工作，從而降低采購成本。采購部要加強自身業務知識的學習，熟悉材料特質及作用，以及所購材料的市場行情，保障所需材料的不間斷供應。

完善企業材料驗收制度，主要材料除了具備供應商提供的出廠檢驗單，還應委托專業的檢測機構，進行材料進場檢驗。以確保材料的質量，完全符合施工項目技術要求。

5.重視采購人員培訓與繼續教育，定期考核

定期對采購人員進行業務與稅務知識培訓，完善采購人員梯隊建設，采取老帶新的工作方法，加快年輕采購員的成長，使其熟悉材料屬性，精通法津法規，熟悉企業資金使用流程，才能更高效的完成材料采購業務，降低材料采購成本。

同時，建立考核機制，定期對采購人員的業績進行考核，將具體的經濟責任落實到個人，推行獎勵機制，調動員工的工作積極性。

綜上所述，項目材料的采購管理，一直以來都是建筑企業關注的重點與難點，它需要理論與實踐的反復磨合，動態調整，不斷優化。而組建專業的采購隊伍，制定詳細的采購計劃和成本預算方案，選擇適合的采購模式與供應商，規范材料管理與使用，建立起系統科學的材料采購管理流程，才是有效提高材料采購效率，完成對工程成本管控目標的治本之策。

參考文獻：

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