服務型、學習型高校辦公室建設探索

文/清華大學學生學習與發展指導中心 歐堪蘭 耿睿

關于辦公室的職能、作用，習近平總書記曾在《秘書工作的風范》一文中作過如下論述：“辦公室是一個機構的日常事務管理的樞紐、綜合辦事的機構，基本的組織功能通常被概括為：‘承上啟下的紐帶，聯系左右的橋梁，是對外開放的窗口，對內關乎一個組織機構的職能實現程度和效率實現的高低，對外關乎一個組織機構的組織實力與工作態度的整體形象?！彪m然總書記的一系列觀點和言論主要針對的是黨政系統的辦公室職能和工作，但總體包含了一般組織機構辦公室的共同特點：辦公室作為組織機構的重要職能機構，對組織內外都有十分重要的作用。

本文基于辦公室以及高等教育管理的特點，提出要從夯實核心職能、鼓勵終身學習兩方面，來推進建設服務型、學習型高校辦公室。從而實現新時期高等教育機構對高質量服務和高水平工作人員的期待，并促進個人全面充分發展。進而達到辦公室真正為學校作貢獻，辦公室工作人員切切實實為中國高等教育全球化發展提供支持與助力，同時達成個人自我實現的雙贏局面。

一、建設服務型辦公室，夯實核心職能與根本任務

辦公室工作，于人而言承擔著服務上級、溝通平級、聯系下級、關照內外的職責；于事而言承擔著包括接待、財務、辦文、辦會、合同、協議、檔案等諸多繁雜瑣碎的日常事務與重大專項事務的后勤保障工作。因此，無論是工作內容還是工作性質，也無論黨政機關還是高等院校等其它類型的組織機構，服務都是辦公室的核心職能，也是辦公室的根本任務。

當今高等教育全球化背景下除對一線教師提出學術影響力要國際化的要求外，同時也對高等教育管理機構和管理者提出了“管理水平國際化”的新要求?；谛聲r代背景下被賦予的新要求和面臨的新挑戰，要繼續強化辦公室服務能力，建設服務型辦公室，除了要求良好的服務意識，對辦公室服務的效率和專業性提出了更多新的要求，因此必須“思想建設”和“業務能力”兩手抓，以夯實服務型辦公室建設根基，做好高等教育管理保障與支撐。

一是做好思想建設，保障有良好的服務意識。辦公室工作的輔助、鋪墊、助手性質容易導致工作人員隨工作時間增加，工作熱情消減，因此要做好工作人員的思想建設，可以嘗試3種途徑：首先，可充分利用組織生活等集體活動進行思想建設和學習，打好提高思想覺悟的基礎。其次，領導干部要主動同工作人員多交流，及時了解思想動態，及時化解困惑。最后，鼓勵全體工作人員，以科學的生涯觀做好個人發展規劃，以達成為組織提供可持續支持與貢獻的同時，實現個人發展目標。

二是切實提升辦公室工作人員的業務能力。首先，辦公室工作瑣碎、繁雜、頭緒多，需要多線程同時開展工作的能力。其次，辦公室工作中經常涉及領導交辦、多部門協同的重大事宜，需要具備項目管理的能力。再次，辦公室涉及大量的上下、內外、書面和口頭溝通事宜，需要良好的溝通與表達能力。最后，辦公室工作的特性還需要工作人員具有較強情緒管理、時間管理等綜合能力，同時還需要較強的新辦公技能、知識的更新和學習。綜上，辦公室工作看似簡單，但要做好卻不是一件容易的事情。因此，必須要抓業務能力培訓和建設，保證辦公室工作人員在輸出勞力與智力的過程中，有新知識和技能的輸入、更新，以達到個體人力資源的平衡和總體人力資源的可持續。

二、建設學習型辦公室，為服務提供智力支持與保障

如前述，面對新時代對辦公室服務的新要求和新挑戰，辦公室工作人員不僅需要有良好的服務意識，還需要牢固樹立終生學習的理念，方可保障提供可持續的優質辦公室服務。哈佛大學第二十六任校長魯登斯坦曾說過，從來沒有一個時代，像今天這樣需要不斷地、隨時隨地地、高效率地學習。那種倚靠在學校時學到的知識就可以應付一切的時代，已經一去不復返了。因此，高校建設學習型辦公室，既是國家戰略所需，又是學校發展要求，更是個人發展需要，依據彼得·圣吉的學習型組織理論，可嘗試從以下方面開展構建學習型辦公室：

一是凝聚全員共識，建立共同愿景，為學習型辦公室建設提供原生動力。學習型辦公室建設的最終目標是既提升辦公室效率與水平，也提升個人業務能力與綜合管理能力。因其兼顧了組織目標和個人愿景，因而更能凝聚全體成員共同意志，激發共同學習動力，使達成建設學習型辦公室的組織目標、提升組織效益，最終建成一流辦公室，間接促進一流學校的建設，進而為國家培養更多棟梁之材，同時使成員通過學習不斷自我完善與進步，達成自我的充分發展與自我實現。

二是科學統籌規劃，營造良好氛圍，大力支持學習型辦公室建設。學習型組織對學習的內涵界定包括：終身學習、全員學習、全過程學習、團隊學習。即學習型組織的目標在于組織中的全部成員均養成持續的、穩定的、全過程的終身學習習慣，這樣才能達到個人通過學習取得長足穩定發展與進步，組織通過學習取得長期穩定的效益提升的效果。顯然這是一項長期、系統且艱巨的工程，因此如何采取有效措施，更好地支持與保障成員堅持長期系統學習，是學習型辦公室建設過程中又一項新課題。依據習慣養成、自我驅動、以及生涯發展等理論，可從以下幾方面嘗試：1.以生涯發展理論為依據，兼顧組織目標與個人發展目標，統籌規劃學習內容與學習目標。2.營造良好的共同學習氛圍，積極關注個體進步與成就，適時分享學習成果，形成積極正向的能量流動和心理場域。3.將學習成果尤其是對組織目標有改進與提升的成效，納入考核指標與體系，促成現實層面的激勵與反饋。最終通過持久的行為訓練和積極正向的客觀現實結果反饋及心理激勵，使組織成員心智模式更加成熟穩定、開放包容，真正養成終生學習的習慣。

三是充分利用現代教育資源，借助現代學習工具與平臺，全力保障學習型辦公室建設。從2002年黨的十六大明確將“形成全民學習、終身學習的學習型社會，促進人的全面發展”寫入大會報告開始，至2017年1月國務院印發《國家教育事業發展“十三五”規劃》繼續強調：建設學習型社會，培養大批創新人才。國家戰略上的重視和推動，加上民眾終身學習意識大大增強，共同促進我國的教育培訓體系和學歷后教育資源得到極大豐富和完善。獲取形式也更趨便利：1.線下課程學習和培訓。2.以MOOC為代表的線上課程和遠程培訓。當前各種海量豐富的教育資源和各類觸手可及的學習APP，都為學習型組織的建設提供了極大的便利和可能性，為長期、持續的學習提供了可靠保障。學習型辦公室建設希望通過保持辦公室全體成員學習的能力，積極主動迎接新時代帶來的挑戰，及時克服發展道路上的困難與阻礙，不斷突破組織和成員個人成長的極限，從而保持個人與時俱進的業務能力與競爭優勢，以及組織持續向好發展的態勢，為專業高效辦公室服務提供持續的智力支持與保障。

最后，建設服務型、學習型高校辦公室本身是有機統一的整體。服務是根本，也只有全體辦公室工作人員具有良好的服務意識，方能有持續動力，持續不斷地廣泛、深入學習理論知識和升級專業技能；同樣，也唯有全員牢固樹立終身學習理念并付諸實踐，才能為可持續的優質、專業、高效的辦公室服務提供可靠保障。二者相輔相成，最終目標是實現為高等教育管理提供高質量、高效率與專業的辦公室服務，切實助力高等教育國際化和全球化戰略人才培養目標。