信息化背景下機關文書檔案管理

文/江蘇省興化市經濟開發區管委會辦公室檔案科室 花再娟

在機關的創新改革進程中，檔案管理在其中發揮的作用日益凸顯，同時和機關發展的契合度也在逐步提高。只有做好機關文書檔案的保管與利用工作，才能夠最大化發揮文書檔案的價值，為機關各項工作的有序開展打下堅實基礎?，F如今是一個信息化的時代，信息技術與機關文書檔案管理的結合程度逐步提高，也促進了檔案管理的現代化與信息化建設。機關單位要革新管理思想，將信息化管理作為文書檔案管理創新的路徑，完善信息化管理策略。

一、樹立信息化管理理念

伴隨著信息化時代的到來，機關單位的文書檔案管理亟須突破傳統的模式，融入大量信息化的管理技術與方法，從而有效減少人力耗費，提高檔案管理的效率，最大化發揮文書檔案的應用價值。而為了保證文書檔案信息化管理體系建設的成效，首先必須在思想觀念上進行大力改革，而不是一味將傳統管理思想作為指導管理行動的理念。第一，機關單位領導首先需要意識到網絡時代和信息化管理背景之下推動文書檔案管理的信息化改革已經成為了必然選擇，只有將信息化管理和檔案管理進行努力融合才能夠徹底改變過去單一化的管理模式，保證檔案管理的效率和質量，為單位決策優化打下堅實基礎。領導在思想上的轉變能夠為接下來的信息化管理建設提供有效保障和支撐，同時還能夠起到一種模范帶頭作用，對廣大工作人員起到引領作用。第二，機關單位要加強對信息化文書檔案管理工作的大力宣傳，使得全員都能夠了解信息化時代為檔案管理工作帶來的新要求和新標準，也積極主動參與到文書檔案的信息化管理建設當中，形成強大的工作合力，保證數字化以及現代化檔案管理模式的最終形成。

二、構建信息化管理平臺

信息化背景下，機關文書檔案管理已經發展和進入一個全新的階段，仍然沿用過去以人力為核心的管理手段和管理模式將限制檔案管理的發展，還會影響到檔案利用的質量。所以，有效打造一個信息化的文書檔案管理平臺是非常重要的一項管理策略，而且在平臺的支撐之下可以更加規范有序地推進檔案管理工作，提高檔案管理的效率和質量，減輕工作人員的負擔。一個完整的機關文書檔案管理平臺，必須要包含以下幾個重要系統：第一，檔案加工系統。該系統主要負責對機關工作當中產生的大量文書檔案信息進行加工整理，完成檔案信息的收集、歸類、錄入等方面的基礎工作，減少人力耗費，加快檔案管理的自動化發展水平。第二，檔案存儲系統。機關文書檔案數量龐大，內容復雜多樣，需要有一個完善的存儲系統來建立一個完整的信息數據庫，為之后的信息查找與應用打好基礎。第三，檔案保密與查詢系統。檔案管理的重要目的在于利用，而要想利用好檔案，就必須要保證查詢便利，所以必須要注意完善查詢系統。另外，為了保證檔案信息保密，要注意提高檔案的保密級別，開發相應的安全保護軟件，合理設置查閱權限，確保機關的各項檔案管理信息能夠最大化地發揮作用。

三、提高管理人員的素質

雖然在信息化背景下機關文書檔案管理可以依靠信息化技術和網絡平臺，實現信息化和智能化管理，提高檔案管理的自動化水平，同時還可以減少人力耗費，減輕檔案管理人員的工作負擔，但是，檔案管理人員仍然是不可缺少的管理要素，如果離開了檔案管理人員的參與會極大程度上降低信息化檔案管理的質量，也無法滿足實際工作的要求。對此，在信息化時代背景下，機關單位除了要建設信息化管理平臺，加強信息化管理的宣傳力度之外，還必須對檔案管理工作隊伍進行建設，不斷提高他們的綜合素質，特別是信息化素質，使得他們能夠運用多元化的信息技術和嚴謹科學的管理技能最大化地滿足信息化時代的檔案管理需要。一方面，機關單位要不斷完善檔案管理者的素質結構，使得他們在教育培訓的指導之下掌握專業檔案管理技能，與此同時，還需要完善他們的信息素養和道德素質，打造復合型人才，使得他們的素質結構更加優化。機關單位在信息化檔案管理人才的選拔過程當中要制定完善化的標準和制度，加強對人員的篩選和考核，確保每個檔案管理人員可以有效適應信息化環境，為檔案管理工作作出突出貢獻。

信息化時代的到來為機關文書檔案管理帶來了新的發展和改革契機，也加快了檔案管理的現代化和規范化發展步伐，使得機關單位在處理各個工作事項以及作出相關決策時能夠擁有完善化的信息作為重要支撐。機關單位要想在信息化管理當中取得實效，就必須樹立信息化的檔案管理理念，構建完善規范的信息化管理平臺，有效提高信息化檔案管理人員的綜合素質，推動機關單位的創新發展。