電子文件接收歸檔管理現狀及問題的思考

文/河南大學教務處 馬梁

隨著信息化的不斷深入，各種信息化系統的推行，電子文件的數量越來越多，電子文件的接收、歸檔等問題成為檔案工作人員面臨的重要課題。近年來，我國檔案界如火如荼地開展了電子文件的研究。然而，與理論發展相比，實踐的進展卻比較滯后，理論在天上飛，實踐在地上爬。理論與實踐脫節、法規與執行脫節的情況比較嚴重?；鶎訖n案人員對于電子文件歸檔管理不同程度地存在“不想管”“不敢管”“不會管”的現象，造成電子文件管理失控。

我國制定實施了《電子文件歸檔與管理規范》《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范》《電子文件管理暫行辦法》《電子文件歸檔數據儲存技術要求》《電子檔案移交與接收辦法》等一系列標準、規范，檔案部門也進行了電子文件歸檔管理的實踐，總體講電子文件管理得到了逐步加強，但是還普遍存在著很多問題。

一、對電子文件重要性認識不足

多數單位對于電子文件的認識和理解仍然停留于傳統紙質文件管理的范疇，尚未認識到電子文件作為信息資源的重要價值以及電子文件管理的重要性和特殊性，重紙質輕電子，只有極少數的電子文件，如數碼照片、數碼錄音錄像等歸檔，文書類電子文件幾乎都沒有歸檔，電子文件處于自生自滅狀態。以河南大學為例，截止2017年底，歸檔電子檔案（數碼照片、數碼錄音錄像等）只占0.28%。有的單位雖然開展了電子文件歸檔工作，也只是檔案部門從信息系統下載、只能用來查看信息、無法律效用的電子文本，對電子文件也沒有進行整理、鑒定、歸檔，僅是把電子文件存儲在U盤、硬盤、光盤等介質內，這樣，即使不會丟失，日積月累，也會成災。

二、電子文件歸檔程序不夠完善

目前，大多數信息化系統在設計時沒有檔案部門參與，對電子文件的歸檔考慮不周，一般沒考慮物理歸檔功能，最多只設計了邏輯歸檔功能（也就是說電子文件生成時存在什么位置，歸檔后仍未改變），而沒有把這些電子文件集中下載到可脫機保存的載體上。這樣，一旦信息系統出現問題，電子文件就會被破壞，甚至全部丟失。多數實行電子文件邏輯歸檔的單位，由于系統設計未充分考慮電子檔案長期保存問題，應歸檔的電子文件不能脫離信息系統完整獨立存儲，電子檔案資源存在丟失隱患。

三、電子文件數據轉換集成困難

隨著信息化系統推廣應用快速發展，也快速形成了復雜的電子文件使用格局，主要有word、pdf、tiff、jpg、excel、xml、ced、wps等多達20幾種，其它的網絡會議電子記錄、錄音記錄的格式則更為復雜。這些文件格式相互間需要轉換數次才能達到完全的數據共享。電子文件格式五花八門，使得檔案部門面對系統各自獨立、數據格式各異的電子文件，很難開展數據格式轉換，數據信息無法同步，檔案部門事實上被排除在電子檔案管理體系之外，難以將電子檔案信息集成到檔案管理系統，難以保證《電子文件管理暫行辦法》規定的接收、保管電子檔案的職能履行到位，給電子檔案信息傳輸、接收和整編帶來重重困難。

四、“雙套制”造成的資源浪費和不完整性

“雙套制”保存是指將具有相同內容的紙質文件和電子文件一并保存。單位制發的文件，除將一套電子文本上傳到單位的辦公自動化系統中，供業務部門辦理使用，還要再印發一套紙質文件歸檔保存。這樣就形成了相同內容、兩種類型的文件并發、保存的局面，造成人力、物力、財力的浪費；而一些特殊類型的電子文件，諸如視頻、音頻、多媒體、超文本、數據庫等許多種類、格式的電子文件并不能徹底還原成紙質文件輸出，造成“雙套制”的不完整性。

五、重辦公系統輕其它系統

隨著信息化的發展，單位各個部門都相繼使用了信息化系統，包括辦公自動化系統、財務電算化系統、物資管理系統、科技管理系統、人力資源管理系統、合同管理系統、設備管理系統以及各職能處室網站等，這些系統在方便辦公的同時，也都產生了很多的電子文件。從河南大學現有電子文件的歸檔情況來看，已歸檔的也只有辦公自動化系統產生的一小部分電子文件——俗稱的“紅頭文件”，其它大量有保存價值的信息，如各種簡報、安全動態、參考資料、政策導讀等都沒有歸檔保存，而其它信息系統產生的電子文件如會計電算化檔案的歸檔更是一片空白，造成了電子文件的嚴重流失。

六、電子檔案保管技術手段缺位

長期以來，由于檔案室存檔案都以紙質占絕對優勢，習慣了紙質檔案的保管方法，檔案防護技術方法和設備都是針對和適用于紙質檔案的，而對于電子檔案的保管方法、技術、意識、手段相對落后和不足，電子檔案庫房和電子檔案柜的配備缺失或不足，好多單位都把為數不多的電子檔案存放在普通的檔案庫房和檔案柜中，不符合電子檔案的保存條件，不利于電子檔案的長久保存，不能保證電子檔案的安全保管。

七、小結

現在，已進入電子時代，人們對文件的管理，不能只停留在對紙質文件的管理意識和管理方法上。要使人類活動的真實記錄得以繼續和完整保存，只有迎接電子文件的挑戰，管好、用好電子文件，保管保存好電子檔案，使之為單位各項管理工作服務。