歸檔文件整理工作實踐及認識

文/深圳市 羅平杰（身份證號：441423198603032753）

作為檔案管理工作的一部分，歸檔文件整理的重要性不言而喻，這項工作具備很強的實踐性。所謂歸檔文件整理，就是把檔案文件進行整理、分類、排列以及編號等作業。而國家檔案局下發并不斷修訂的《歸檔文件整理規則》，為當前的歸檔文件整理工作提供了相應的依據。在現階段，要認清歸檔文件整理工作的意義，結合本單位實際，按時、高效地整理歸檔文件，積極優化歸檔文件整理方式，從而為歸檔文件整理打開新的局面。

一、歸檔文件整理的作用

（一）歸檔文件整理有助于反映歷史真實面貌。不管哪項工作的開展都可以形成單位文件材料，其中還有本單位與其他單位之間的往來文件，通過把這些文件材料進行分類整理，這樣就能看出整項工作的整體面貌。由于檔案文件內容來源相對比較多，有的是內部編制的檔案，有的是外部產生的檔案，有的內部文件與外部文件檔案之間還存在相應的轉化關系。所以，開展歸檔文件整理工作能夠反映出整個年度的工作面貌，因為對于組織來說，一般是以年度為單位進行文件的整理，歸檔文件按照內設的機構進行規整，通過查閱檔案能夠看出具體的工作狀況，為組織發展決策提供依據。

（二）歸檔文件整理有助于檔案管理。一是歸檔文件編排之后，在排架中查閱管理更為方便。二是檔案文件進行分類、整理，根據年度不同、問題不同、具體保管期限不同等來統計。三是根據保管期限劃分檔案材料之后，其鑒定工作、銷毀工作變得更加便利。四，通過裝訂歸檔文件，裝入檔案盒，能夠有效防止庫房的熱量、水分等深入到材料中，起到保護檔案的作用。

（三）歸檔文件整理有助于檔案工作的拓展。開展歸檔文件整理工作的主要目標就是更好地利用檔案。通過積極改革歸檔文件整理工作，權衡人力、物力等方面的資源分配，這樣能夠減輕文件整理的工作量。就立卷而言，這項工作本身就有一定的不足。由于案卷存在會讓檢索的層次變得更加復雜，對檢索成效產生了影響。而通過歸檔文件整理，積極調整檔案整理以及檔案利用的矛盾，檔案存儲工作變得簡潔、高效。通過檔案的現代化歸檔整理，原始的紙質檔案通過計算機技術轉化為電子版本，促使信息化管理成為現實，節省了檔案管理的時間和存儲空間，一個芯片就能存儲全部的檔案資料，管理起來也相對比較容易，提升了存儲的安全性。

二、歸檔文件整理工作的實踐措施

（一）及時收集，做好歸檔文件整理工作。由于歸檔文件收集作為組織的基礎性工作之一，跟直接業務的關聯性不明顯，與其他核心部門相比，這項工作并沒有引起部分組織單位領導的足夠重視，甚至會認為可有可無。在這樣理念的指引下，就會缺乏對檔案文件收集的硬件投資，設備比較落后。而且有的組織文件收集管理工作呈現階段性特點，也就是說，只有在上級領導督促檢查的時候才進行自糾自查，對檔案的收集與歸檔管理工作的進展產生了制約。事實上，檔案工作的基礎和起點就是歸檔文件收集，收集工作不到位就不能有效開展整理、利用工作，收集質量也會對其他檔案管理環節產生影響。比如，因檔案殘缺、不和要求會出現返工，或者重復性的作業。就算是開展辦公自動化檔案管理，電子文件的歸檔整理也需要以紙質材料為基礎，這就可以看出歸檔文件收集工作的重要性。要做好歸檔文件的收集工作，結合歸檔的期限從以下幾個方面開展：第一，要做好收文、發文等方面的登記，只有登記在冊才能清楚看到往來行文、會議文件等，做到有據可查。第二，要按照文件歸檔的時間節點，追蹤收集那些到達時間節點的文件，避免因為不及時收集導致文件的散落，收集一件歸檔一件。第三，檢查收集到的各種類型的文件材料，看文件上的要求是不是辦理妥當，是否按照公文處理的程序收集，同一個類型的文件是不是收集在一塊。第四，結合文件歸檔收集方面的要求，要制定不同的分類計劃，準備不同的檔案盒，按照類別收集在內?？傊?，文件收集工作能夠把檔案文件分門別類進行保管，讓文件有目可查，為文件整理打好基礎。

（二）把好鑒別關，做好歸檔文件整理工作。鑒定文件的價值需要對歸檔的文件進行分析，也就是說，某個文件是否歸檔要進行資格審查，看其歸檔范圍，對于沒有繼續保存價值的文件進行刪除銷毀。鑒別關是文件整理的一大關口，要做好文件資料的鑒別工作，判斷文件的價值，劃分具體的保管期限，這樣才能提高歸檔文件的質量。我們以組織黨員檔案管理為例，一份完整的黨員檔案包含的內容比較多，有入黨申請書、入黨積極分子登記表、入黨思想匯報以及預備黨員等跟黨組織相關的一些文字類的資料。對于黨員檔案管理人員來說，要對黨員入黨申請書等內容是否真實進行審核鑒別，包括申請人員對黨的認識，入黨的思想動機、個人經歷、社會關系等，還有本身需要向黨組織說明的問題，這些問題都是黨員檔案管理者的職責。從黨員申請入黨開始，一直到成為入黨積極分子、預備黨員、正式黨員等環節都需要按照規定的程序進行，包括完善黨員的檔案資料，規范化的檔案鑒別與整理能夠讓黨組織對黨員的思想信息等有清晰的認知，從而更好地管理黨員隊伍?？傊?，把握歸檔文件的鑒別關，有步驟、有計劃地開展檔案管理工作，制定歸檔范圍，經鑒定無誤之后按照流程進行歸檔。

（三）優化整理制度與辦法，做好歸檔文件整理工作。首先，制定完善的制度。對于一些組織來說，由于某些原因的存在，歸檔文件管理還存在一些急需完善的地方，包括部分文件材料不完整，信息填寫有誤，還有部分文件檔案中時間節點對不上等，這些都是由于缺乏可以參考的制度導致的問題，給歸檔文件整理工作帶來了不利影響。為了改變這些狀況，提升歸檔文件整理成效，需要建立完善的工作制度與方案。結合單位具體實際與軟件、硬件方面的實力，以電子化、科學化發展為理念，制定有效的工作制度，明確存在的問題，制定具體的操作標準與細則，包括需要歸檔資料的內容、統一化的格式等，讓歸檔文件整理實現有制度可依。其次，規范電子化歸檔整理辦法。在歸檔文件整理過程中，基于長期保存需求需要把傳統檔案信息轉為電子化的形式，通過計算機網絡進行聯結，組成系統化的檔案信息庫，具有復制性、便利性以及穩定性的特點。建立電子化管理意識，積極應用新的技術和手段，讓計算機技術為歸檔文件整理工作提供幫助，減少了傳統歸檔文件管理中漏記、誤記等現象，實現精確查詢的目標，增強歸檔信息的共享性，確保了檔案信息共享與在線服務，實現檔案資料信息資源無損利用?？傊?，把傳統紙質歸檔文件轉化為數字化電子檔案，并對每個歸檔文件進行安全設置，方便文件檔案調取和利用，也能確保歸檔文件的安全性。除此之外，還可以通過設置條形碼或者二維碼等方式來檢索歸檔文件信息，提升歸檔文件整理的工作成效。

三、結論

綜上所述，檔案信息對組織發展有著重要的支撐作用，為生產經營決策提供了很好的信息依據。要做好歸檔文件整理工作，嚴把資料收集與鑒別關，優化整理制度與辦法，從而為組織的長遠發展服務。