全生命周期管理模式下 儀器設備管理系統建設

姜遠達， 王曉菊， 楊雨薇

(上海交通大學 a． 資產管理與實驗室處; b．國有資產監督管理委員會辦公室， 上海 200240)

0 引 言

信息化的發展，是時代發展質的飛躍，對各行各業的發展都有著深刻的影響[1]。習近平總書記從戰略性、前瞻性、創造性觀點高瞻遠矚的提出了“當今時代信息化發展迅速，不進則退，慢進亦退。要把握這一歷史契機，以信息化培育新動能，用新動能推動新發展?！钡闹匾枷牒凸ぷ饕骩2]。在信息化發展的大趨勢下，加快資產管理信息化的建設工作[3]，對高校的整體發展有著重要的戰略意義，也是強校之路的必經階段。大數據時代下，利用新一輪的信息技術對高校的資產管理系統進行優化和轉型,建立適應時代發展需求的資產管理體系是高校管理的重要課題[4]。信息化的發展，給資產管理工作帶來了機遇也帶來了困難和挑戰。資產管理的信息化，不僅是資產管理工作不可或缺的重要環節，也是學?！半p一流”建設的核心內容，對學校的整體發展有著重大意義[5]。

1 儀器設備管理模式及資產管理平臺現狀

1.1 儀器設備管理模式

儀器設備管理工作是學校資產管理工作的重要組成部分[6]。近年，通過不斷加強和完善儀器設備的管理制度，規范儀器設備的管理體制，學?；緦崿F了儀器設備全生命周期的管理。儀器設備全生命周期管理是包括從儀器設備的配置、論證、招投標、采購、建帳、驗收、使用直到設備淘汰或報廢的整個過程。在儀器設備全生命周期的管理過程中，學校通過資產管理平臺對儀器設備進行實時跟蹤和動態控制，掌握儀器設備的全面信息[7]，從而對儀器設備管理進行戰略思考和策劃設計，改進不合理管理流程，滿足不斷變化的管理需要。

1.2 資產管理系統現狀

我校資產管理系統經過幾年的升級和改造，完成了與學校人事系統、財務系統和房產管理系統的對接[8]。通過資產管理平臺，儀器設備從入賬到報廢已經實現全過程電子化管理。資產管理系統也是學校使用頻率最高的系統之一，凡是符合固定資產入賬要求的儀器設備均需要通過資產管理平臺進行固定資產登記、預約報銷以及報廢銷賬工作。如今資產管理平臺每年進行的業務數量已經達到2萬件以上。通過資產管理信息系統，可以了解到全校儀器設備的所有信息，資產管理系統在儀器設備全生命周期的管理過程中發揮了重大作用。然而，不斷發展的學校資產規模與資產管理系統發展水平的不平衡，已經成為學校資產管理工作的主要矛盾[9]。學校資產管理系統的建設和發展還存在著諸多問題。如今遇到的主要問題有：①隨著學校的發展，儀器設備的數量和規模也在逐年增大，資產管理系統的建設和更新速度跟不上學校資產增長的速度?，F有資產管理系統系多年前建設，且系統建設單位已于學校解除合同，系統的后期維護和升級都受到嚴重制約；②資產管理系統建設和維護的人手不足也是制約學校儀器設備管理的重要因素。相關部門工作人員普遍在大量日常工作之外兼職資產管理系統的相關工作，造成系統建設和升級改造的速度和效率都比較低；③系統使用的宣傳工作不到位也是影響儀器設備管理工作的一個主要方面。部分從事與資產管理相關工作的老師不了解、不會使用資產管理系統，造成了資產管理系統的功能沒有充分發揮；④現有資產管理系統自身有設計缺陷，流程設計有盲點；⑤資產管理信息化發展相關資金投入不足也是影響學校資產管理系統建設和發展的重要因素之一。

1.3 研究目的

通過研究，尋找到資產管理系統的主要問題所在，提出解決方案，加強系統建設工作，并強化對儀器設備的監管，從而提高學校儀器設備的管理水平。

2 調查研究及數據分析

2.1 研究方法

通過問卷調查的方式對資產管理系統存在的問題進行調研。

(1) 調查對象。院(系)級設備管理員及系統使用的其他人員。其調查對象均為學校資產管理信息系統的長期使用者，對資產管理系統存在的問題以及發展需求有著最直觀的了解和最直接的體會，其反饋結果十分具有代表性意義。

(2) 調查方式。問卷調查。共發放問卷100份，包括電子版問卷及紙質版問卷，回收有效問卷73份。

(3) 調查內容。包括資產管理信息系統的使用情況、在使用中發生的主要問題、系統使用滿意度調查、以及其他與系統相關的內容。

2.2 數據分析

調查結果主要使用SPSS軟件進行統計分析。分析方法包括均值分析、頻數分析、交叉表等方法。

通過里克特5點量表(非常滿意5、比較滿意4、一般滿意3、不太滿意2、不滿意1)方式對資產管理系統進行的滿意度調查結果見表1：

表1 系統滿意度描述統計量

根據統計結果，受調查者對學校資產管理系統的整體滿意度處于比較滿意的水平，對通過資產管理系統進行固定資產申報、財務預約、以及系統的運行速度都表示比較滿意。但對固定資產查詢功能以及報廢功能的滿意度則為一般?；诟黜棟M意度調查的標準差都接近于“1”，可得出受調查者的看法差異不大，滿意度調查結果基本能反映受調查者對資產管理系統比較一致的結論。

統計結果也反映了學校資產管理系統近年發展的一個大致情況。通過資產管理系統的建立，學校儀器設備管理工作基本實現了從入賬到報廢銷賬的全生命周期電子化管理。通過與財務的對接，實現了“賬物相符”，給資產管理帶來了極大的便利性和準確性。但是資產管理系統還并不完美，還有不盡如人意的地方，比如資產查詢功能和資產報廢銷賬的功能就有很大的改善空間。

為了解資產管理信息系統在查詢功能和資產報廢功能上滿意度相對比較低的原因，本研究對受調查者在使用資產管理系統遇到的主要問題，以及遇到主要問題的頻率做了進一步的分析。分析結果見表2。

表2 系統主要問題

此項調查是一項復選題，受調查者可選擇多個答案。根據統計結果可以看出，總計回答百分比約為總問題數的161%，可得知平均每個受調查者在使用資產管理平臺過程中遇到過1.6個問題。遇到問題最多的是“資產查詢困難”。

調查問卷對受調查者遇到困難的頻率也做了單獨調查(見表3)，將遇到困難的頻率分成 “經常遇到”“偶爾遇到”和“從未遇到”3個等級。通過交叉表的形式，對遇到主要困難和遇到主要困難的頻率做了相關性分析，以了解遇困難的數量和頻率。其中資產查詢困難在“經常遇到”和“偶爾遇到”兩項中占有的百分比均為最高。

表3 遇到問題頻率交叉制表

根據表2、3的統計分析結果，可以了解受調查者對“資產查詢滿意度”相對較低的原因。即較多的受調查者在資產管理系統使用過程中遇到資產查詢困難；資產查詢問題出現的頻率較高。此項問題出現的原因主要有以下幾點：①學校資產管理系統在資產查詢功能上分為多個板塊，板塊之間的查詢結果有不一致的情況，即各板塊的后臺數據庫有未完全對接的部分；②學校資產管理系統經過多次升級，新增了部分固定資產查詢功能。在系統升級之前登記的固定資產的新增數據部分在新系統中有查詢不到的狀況；③部分查詢功能依賴于其他系統建設情況，比如固定資產保管地點需調用房產系統的部分數據，當其他系統進行調整時，如果沒有與資產管理系統對接完整，也會出現部分信息查詢困難的狀況；④資產查詢功能受系統權限制約。由于學校資產管理平臺為分級授權，根據不同級別使用者的不同權限，使用者只能查詢到權限內固定資產的狀況，如需了解其他部門的資產情況，需求助于上級行政部門。以上原因，造成了大部分受調查者在資產管理系統查詢過程中遇到較多障礙，對資產查詢功能的滿意度相對較低。

通過對受調查者通過資產管理平臺辦理主要業務的內容統計發現，辦理業務個案百分比為270%，即平均每位受訪者主要辦理業務種類接近3種。其中辦理固定資產新增數量最多，其次是資產查詢與資產報廢業務(見表4、5)。

表4 系統使用者主要辦理業務

表5 主要辦理業務內容*系統使用便利度交叉制表

表4、5的分析結果，解釋了受調查者對“資產查報廢功能滿意度”相對較低的原因。①受調查者在資產管理系統使用過程中較多使用資產報廢銷賬功能；②在通過資產管理系統進行固定資產報廢銷賬時遇到的使用不便最多。此項問題出現的主要原因是固定資產報廢流程在不斷完善，但資產管理信息系統沒有做到及時更新。例如根據學校及國家相關制度要求，固定資產報廢需經校長辦公會同意再向教育部報備，此流程在資產管理系統中沒有體現，業務辦理人員無法了解報廢銷賬進度；③系統設計有不完善的地方，批量打包報廢過程中有待報廢資產重復打包現象，并且被打包的單筆資產無法查看或修改。整個報廢銷賬周期較長，流程復雜也是受調查者不滿意的原因之一。

3 調查研究結果及對資產管理信息化建設的若干建議

國家財政部強調“高校資產管理應與行政事業單位資產管理信息系統建設為有效支撐。要依托行政事業單位資產管理信息系統，建立全面、準確、細化、動態的國有資產基礎數據庫[10]?！苯逃吭趪匈Y產管理規范及績效考核中，也將國有資產信息管理系統的建設作為一項重要的考核評分內容[11]。高校的資產管理信息系統在高校整個管理過程中的重要程度不言而喻，因此對資產管理系統的研究工作也具有十分重要的意義[12]?；诖舜螌Y產管理系統的調查研究以及統計分析結果，可以得出以下結論：①受調查者對學校資產管理系統的整體滿意度已經達到基本滿意，這和學校近年來在資產管理系統建設過程中所投入大量的精力和財力是密切相關的。通過資產管理系統所辦理的業務基本可以滿足使用者對儀器設備進行相關管理的需求。②系統并不完善，根據受調查者的反饋可以得知系統在使用過程中仍有不盡如人意的地方。一是對儀器設備查詢功能的滿意度較低，二是對系統報廢功能的滿意度較低。資產查詢功能在儀器管理過程中的作用十分重要。系統查詢功能是了解資產狀況的窗口，通過資產查詢才能實現對儀器設備現狀及業務流程的全面把握，以及對儀器設備的動態管理。系統查詢功能的問題將會對資產管理帶來諸多的不便。系統報廢功能不健全將對儀器設備全生命周期管理中的資產處置工作造成相應的影響。處置環節不流暢帶來的后果即是儀器設備全生命周期的管理將不能實現有效的閉環。針對這兩項問題，對資產管理系統今后的建設與升級建議如下：①在系統升級改造過程中要重點完善查詢功能和報廢功能。了解使用者的具體需求，查找問題主要原因，并結合資產管理的需要，有側重地對這兩部分的功能進行系統改進工作；②系統的功能調整要與國家政策同步。結合國家“放管服”[13]的規定，及時更新及完善資產管理平臺儀器設備入賬及銷賬功能；③做好系統的宣傳、指導和培訓工作，使二級單位的系統用戶可以更方便快捷利用系統做好儀器設備的管理工作。④加強系統的后期維護和管理。良好的管理系統不是一成不變的，而是動態的發展過程，是隨著國家和學校的發展而發展的。系統建設工作也是一個長期而持久的過程[14]，并不能因為滿足了當下的管理需求就不再進行改良和突破[15]。系統改造工作需要持久并且有步驟有規劃地進行，以達到在儀器設備全周期管理過程中發揮相應的功能和作用。