淺析電子發票對高校財務工作的影響

李昕

【摘 要】據統計，2019年電子發票開具數量已經超過了紙質發票，電子發票的迅猛發展為高校財務工作帶來了極大的積極影響，深刻改變了財務工作各環節模式，也為財務工作帶來了新挑戰、新問題。本文介紹了電子發票的歷史、特點，試析了電子發票給高校財務工作帶來的新挑戰，并提出了解決措施。

【關鍵詞】電子發票;高校;財務工作

在信息技術高度發達的時代，將信息數據電子化已經成為了各行業發展的趨勢，這在提升工作效率的同時，也給人們的生活帶來了極大便利。隨著“互聯網+”在各個領域的延伸和普及，作為經濟交往重要憑證的發票，也正在處于由紙質向電子化轉變的關鍵時期。在高校財務工作中，電子發票發揮著越來越重要的作用，對高校財務工作產生了極大的影響。

一、電子發票的歷史及特點

電子發票是電子憑據的形式之一，它以紙質發票為基礎，以電子簽章、全國統一編碼的發票號碼為有效性證明，用以說明并記錄經濟活動實施雙方的交易內容，如時間、金額、明細等。

早在20世紀60年代中期，部分金融公司就建立了早期的電子交易系統，電子交易憑據的雛形隨之誕生，為經濟活動帶來了一定的便利性。但是受制于當時的技術條件，各金融公司使用的電子交易系統不盡相同，也沒有統一的執行標準，電子信息交換地局限性很大。為此，ANSI X12 EDI標準得以誕生，為電子發票的快速發展奠定了技術基礎。進入90年代后，電子發票的技術更加成熟，應用越來越普及，特別是21世紀后，電子發票得到井噴式發展。在中國，北京、廣州、浙江等省市于2012年率先試行電子發票，并很快在全國范圍內得到迅速發展。據統計，2017年我國電子發票開具量達13.1億張，預計到2022年將可能高達545.5億張，保持超過100%的年均增長速度。

電子發票的迅猛發展主要源于其以下特點：

（一）無紙化電子數據，更節能環保。不同于紙質發票，電子發票的數據存儲于服務器上，實施統計集中管理，根據需要打印，大幅降低了紙張的消耗，減少了環境污染。此外，電子發票只需要通過網絡就可以流通，不需要物流寄送。

（二）便于儲存和管理。電子發票存儲于電腦中，使用者可用電子發票管理系統進行發票的搜索、查閱、核對等工作，節省了大量的人力和時間成本，同時也降低了出錯幾率。

（三）便于數據分析與應用。電子發票中包含了購買日期、項目、單價、數量、總價、稅額等信息，稅務和資產管理系統可通過軟件接口直接調用，便于貨物的統計、查找、追溯，可實現資產快速入賬、入庫，與傳統的手工關聯方式相比，極大地提升了工作效率。對于高校、企業來說，可利用發票信息進行大數據分析，提升經費保障的質量效益。

（四）增加了發票查驗的安全性。電子發票數據經稅務系統的信息加密，使用者無法擅自修改。在發票審核過程中，可根據發票號碼查驗發票的真實性。萬一出現經濟糾紛，電子發票也可以作為維權的重要依據。

（五）便于相關監察部門進行信息化監管。電子信息的匯總、計算、整理和傳輸都非常方便，監察部門可隨時調取進行監管，提高了報銷的紀律性。

二、電子發票在高校中的應用現狀及存在問題

與企業財務相比，高校財務對于電子發票的接受程度相對較低，發展較為緩慢。近年來，高校財務工作中電子發票的使用率逐年上升，在帶來便捷的同時，也浮現出一些新的問題。

（一）電子發票在報銷中存在重復使用的可能性

傳統的紙質發票由賣方開具，對于買方來說具有唯一性、不可復制性。報賬時，審核人員只需要對發票原件進行審核，由于發票貼在報賬憑證內，無法被再次使用。而電子發票可以被重復打印，存在被多次使用進行報銷的可能性。

（二）電子發票的內容更容易被偽造、修改

紙質發票由賣方直接開具，不能被買方修改，即使買方開了假發票，審核人員識別起來也相對容易。而電子發票大多以pdf格式發送給買方，買方可以將pdf文件轉換成圖片之后，再用photoshop等電腦軟件偽造、修改發票的時間、明細等內容，且難度很低，不容易被審核人員發現。

（三）增加了財務工作人員的工作量

為防止重復報銷和篡改發票信息，財務工作人員需要連接稅務系統，對發票的真實性進行核驗，并根據發票號碼檢查是否為重復發票，這大大增加的財務工作量，且稅務系統的數據有一定的滯后性，影響審核效率。目前很多高校的會計并沒有對發票號碼進行登記，即使登記也大多使用excel表格手工錄入，工作效率低，且容易出錯。

（四）影響財務系統的信息安全

財務系統數據對安全性的要求極高，各高校都建立了嚴格的安全管理措施，防止數據的丟失和篡改。電子發票由互聯網或移動存儲介質傳輸，有攜帶病毒的可能性，給財務系統的安全帶來了新的挑戰。

三、解決電子發票問題的有效措施

（一）從頂層設計上完善電子發票的使用管理制度

從高校經費、資產使用管理的角度通盤考慮，發揮電子發票優勢，提供經費保障效益。對經費管理人員、使用人員和財務工作者，完善相關的制度規定，提高對電子發票的理解認識、使用方法、管理手段，讓規章制度滲透到電子發票使用管理的各個環節，做到有章可循。在財務、資產各環節安裝使用電子發票管理系統，提供使用管理的效率質量。

（二）推進電子發票信息平臺建設

高校應派遣財務工作者和信息系統建設人員前往大型企業學習電子發票信息平臺的建設與使用，構建完善的信息平臺，實現電子發票系統與稅務系統、資產系統的對接和數據。為財務審核人員配備電子發票二維碼掃描器，實現發票信息的快速精準錄入，方便財務人員查驗發票的真偽，并通過系統比對發票編碼，檢查是否為報銷過的發票。

（三）建立電子發票使用誠信檔案

為全校教職員工建立電子發票使用誠信檔案，對于偽造、篡改、重復報銷電子發票的人員，將其違規使用情況計入誠信檔案，作為評先評優的重要依據。

（四）提高財務工作者的信息化素質

在電子發票、無紙化辦公、“互聯網+”等趨勢的影響下，財務工作者應積極適應技術潮流，主動提升自身的信息能力素養，學會利用信息化條件提高自身的辦公效率和質量，主動化解新技術帶來的新挑戰，為新技術的普及、改善貢獻自身的力量。

【參考文獻】

[1] 王琳. 電子發票啟用對當前財務報銷工作的影響[J]. 中國商論， 2019（19）： 169-170.

[2] 羅垚. 淺析電子發票應用存在的問題及建議[J]. 現代營銷（經營版）， 2019（10）： 202-203.

[3] 馮波. 淺析電子發票對企業財務的影響[J]. 交通財會， 2019（7）： 57-59.