從“報銷難”看高校財務管理中存在的問題與對策研究

陳原

(棗莊學院計劃財務處，山東棗莊 277160)

0 引言

近年來，隨著我國高校辦學規模不斷擴大，高校師生人數不斷增加，經費總量大幅增長，報賬業務量急劇增加.巨大的報銷工作量與財務人員配置不足形成了尖銳的矛盾，“報銷難”成為高校普遍存在的問題.一方面，廣大師生手握票據無法順利報銷，抱怨多；另一方面，財務人員長期在嘈雜的環境中，從事高強度的重復精細工作，壓力大；同時，作為服務窗口，財務人員還承受著廣大師生的抱怨及領導的批評，委屈多.本文就從“報銷難”這個問題入手，分析高校財務管理中存在的問題及其原因，結合實際，提出解決對策.

一、高校財務管理中存在的問題及其原因

1.政府對經費的管理日益嚴格規范，信息傳導不暢通

黨的十八大以來，政府對各級財政資金的管理日益嚴格、日益規范.一方面，通過財政集中支付、公務卡、政府采購等方式加強了資金流向的管理，一方面通過修訂差旅費、會議費、培訓費、公務接待費、因公出國(境)費、公車購置用及公車運行維護費等一系列經費管理辦法，加強了資金自用管理.同時，各級巡視、審計、督查的常態化，也促進高校不斷加強制度建設，修訂完善各項財務管理規章制度，規范財務管理.

財務報銷是一項政策性非常強的工作，財務人員依據各項財務制度及經費使用管理規定對原始憑證的真實性、合規性、合理性進行審核.雖然財務部門會及時將財務信息、新的財務制度通過文件等方式印發至校內各部門及院系，各業務主管部門所制定的經費使用管理規定及報銷方面的管理辦法也會及時在網站上發布，但老師們平常教學科研工作非常繁忙，可能不會在意這些事情.信息的不對稱，信息傳導失效，這就造成廣大師生對財務制度、各項經費使用規定、業務辦理程序不熟悉、不了解，師生在辦理報銷業務時，財務人員需花大量的精力、時間反復解釋相關事項，從而影響了效率.同時，又往往因為各種手續的不合適，造成師生們報銷很難一次性審核通過，而對財務部門產生抱怨心理，認為財務部門要求太多.

2.報銷簽批手續繁瑣，耗費大量精力

簽批是高校內部控制流程中關鍵不可或缺的一環，為了管理好高校經費的使用，財務報銷實行嚴格的簽批制度.按現行財務管理體制，一張發票上一般要經辦人、部門負責人、主管部門負責人、分管校領導等人分別簽批；涉及資產購置需要資產、招標等部門審批；涉及大額資金支出，還要走“三重一大”議事程序.由于各類經費要求的簽批程序不同，師生報銷前，需要輾轉于各個部門之間；而同時領導們工作繁忙，既要負責日常教學工作，又要負責學校日常事務的管理，師生們找領導簽字審批時往往會遇到一次簽不全，往返好幾次才能辦成，這就耗費了大量的時間和精力.當師生拿著簽完字的單據前往財務部門報銷時，一旦出現票據不規范、不完整等情況導致財務審核無法通過，師生就會把前期簽字時的急躁、不滿情緒一并釋放出來，使財務部門變成了矛盾的焦點.

3.預算編制不完整、不合理，預算執行困難

隨著《預算法》的修訂施行，各級政府對預算編制、預算執行的監管要求越來越嚴格，不斷強化預算的剛性，嚴禁無預算、超預算的支出行為；不斷推行預算績效評價，逐步建立“花錢必問效，無效必問責”追責機制.在此背景下，高校預算編制都在按照“誰干事、誰花錢，誰編預算，誰管事，管什么事，編制什么預算”原則進行.這樣，如果校內各部門、二級學院在編制預算時未做認真分析測算研究，造成預算編報不嚴不實、不完整、不合理，勢必會在執行時遇到困難，造成經費支出無法報銷.

4.業務主管部門不履行經費管理職責，造成矛盾轉移

高校財務管理一般實行“統一領導、集中管理、分級負責”的財務管理體制，在日常辦公經費外，按事業發展需要列專項經費.各項專項經費一般都劃分至業務主管部門進行管理，由其制定相應的經費使用管理規定并負責該項經費的使用簽批.而各經費主管部門往往充當“老好人”的角色，對經費使用的審批，不能嚴格按照經費使用管理規定、經費預算審查經費使用是否合理合規、是否按預算執行，而是往往是一簽了事，將審核的責任推到財務部門.這就導致師生因經費使用不合理合規或未按預算執行而不能報銷時，錯誤的理解為主管部門都簽字了，財務卻不給報銷，就是財務部門對其故意刁難.財務部門又一次變成了矛盾的焦點.

5.師生提供的原始憑證不符合要求

由于沒有經過系統的學習，有些師生所取得的原始票據不規范、不完整，例如：發票缺少明細清單、單位名稱填寫錯誤、發票蓋章不規范、取得的是自制收據而非稅務發票、消費時未按要求使用公務卡結算等；有些師生票據粘貼不符合要求；有些師生報銷時提供的材料不齊全，例如：公務接待四單不全，屬于政采的項目缺少招投標材料，發放人員經費時缺少相應的發放標準，外出參加會議培訓缺少會議培訓通知、出差審批等；有些師生經費使用超出了經費適用范圍或預算額度等.以上這些情況，師生在報銷時，既增加了財務人員審核和整理帶鋸的工作量，影響力工作效率；同時，不合規的單據也使得師生不能順利完成報銷，只能再回去補齊材料、更換票據、補辦手續，如此往復，在客觀上造成了“報銷難”.

6.報銷業務集中，高峰時期報銷排隊

一般來說，受假期和資金影響，高校的財務報賬高峰時間相對比較集中，小高峰在每年的3月和6月，大高峰在每年的10月底至12月.高峰時期，很多老師往往需要放棄手頭工作專程排隊報銷.在業務量大時，財務部門擁滿了前來報銷的師生，環境嘈雜，空氣流通不暢，有的老師為了能盡早報銷，會提前于上班時間就在財務部門門口排隊等待，卻有可能排了一上午隊到中午下班還輪不上，導致老師對財務處意見很大.同時，對于財務人員來說，整日在嘈雜的環境中辦公，很容易產生負面情緒，直接影響了工作效率和服務質量.

7.財務人員的業務能力和綜合素質需要不斷提高

財務人員每天面對大量的原始憑證及附件資料，需要在相對較短的時間內審核其真實性、合法性、完整性，并根據經濟業務性質、經費項目編制正確的記賬憑證.同時，財務崗位是一個服務性崗位，直接面對全校師生，這就需要有較強的溝通能力和語言表達能力.財務人員的業務能力、綜合素質就成為影響審核工作效率的重要因素.但財務人員崗位流動性不強，學習交流機會少，專業知識日趨落后，長時間緊張的重復工作，思維局限、創新意識不足，從而制約了高校財務管理水平的提高.

8.高校經費急劇增長，財務人員配置不盡合理

隨著高校辦學規模不斷擴張，資金量也在不斷增加，隨之而來的是財務業務量急劇增長，財務業務更加復雜.但由于學校編制問題,財務人員配置卻不能隨之增加, 財務人員的工作量不斷的增長，造成教職工報銷排隊等侯時間過長.同時，財務崗位責任重大，面向全校師生的工作環境卻很嘈雜，財務人員長期從事這種高強度的重復、精細工作，身心壓力大，使其普遍具有頸椎、腰椎、焦慮等職業病.長此以往，財務人員的心里會產生一種消極思想，影響了他們的工作質量和服務水平.

二、提升財務管理水平對策

通過上述原因分析可以看出，解決高校經費“報銷難”，根源在于解決財務人員與報銷人員的矛盾，這既要解決人的因素，又要通過體制改革、流程優化、技術升級解決過程因素.

1.強化服務意識、主動提高服務質量和工作效率

高校財務部門既是管理部門，又是服務部門，面對學校財經是管理，面向廣大師生是服務.財務人員在嚴格執行規章制度，嚴格審核單據的同時，不斷強化主動服務意識，真正樹立起為師生服務的觀念，做到“態度熱情、服務周到、耐心仔細、巧妙溝通”，這是做好管理、服務的關鍵因素.每一位財務人員在不斷提高工作效率的同時，對師生遇到的問題，耐心解釋，不急躁；對師生報銷的單據，全部審核后一次把問題全部指出，不讓師生反復跑；對特殊問題，要認真分析，在不違反規章制度的前提下，遵照實質重于形式的原則，采取合適的處理方式；對自己解決不了的問題，留下對方聯系方式，向領導匯報后，及時給師生答復.同時，財務人員在工作中還要做個有心人，注意收集報銷過程中遇到的新問題，注意聽取師生員工關于審核工作、報銷制度、報銷標準的意見和建議，及時反饋給相關領導并作出相應改進.

2.建立多渠道信息溝通機制，解決信息不對稱問題

財務部門可針對報銷流程、發票要求、報銷要求、經費簽批、借款、人員經費發放、預算管理、收費管理、資產管理、招標管理等事項編制業務指南，同時對相關規章制度進行提煉，編印財務操作手冊，分發至學校每一位老師手中，在全校范圍內普及財務知識.在財務部門內部醒目位置，張貼各種單據填寫的規范的樣本作為范例，以供參考.充分利用網絡資源，將財務信息及時發布在網站、公眾號上.通過建立財務微信群、QQ群等多渠道加強與老師的交流，針對老師提出的各種問題，及時在微信群、QQ群中進行答復.采取“請進來、走出去”的方式，財務人員定期組織培訓和座談，對廣大老師進行業務指導并積極收集信息反饋；要深入業務一線，走進部門和二級學院進行調研，傾聽老師們的意見和建議，及時作出相應改進.

3.下放管理權限，簡化審批流程

大學從本質上來說，是一個學術共同體.二級學院作為以學科為基礎設立的教學單位，是大學管理的核心，將管理重心下移，實現由“校辦院”向“院辦?！钡霓D變，是大學改革的基本趨勢.采取學校宏觀管理、學院自主運行的校院兩級管理體制改革，即學校根據院系的規劃和發展情況進行資源配置，院系自主調配資源，同時將財務、資產、人才培養等審批權，下放二級學院.這個改變，在很大程度上簡化了報銷審批流程.老師們只需要在本學院內就可完成報銷的簽批手續，省卻了找各級領導簽字審批的時間.

4.制定報賬員管理辦法，加強對報賬員的培訓

在各部門、二級學院設立報賬員，負責所在部門、學院預算編制、制度宣傳、報銷單據提前預審，由學校財務處對其進行業務培訓和指導，這對規范財務管理，提高財務工作效率，有著不可忽視的作用.財務部門應制定報賬員管理辦法，明確報賬員工作職責、工作程序，并建立報賬員考核機制，加強對報賬員的培訓，定期舉辦財務政策變更宣講會，財會知識講座，普及報賬制度及流程，繼而提高二級報賬人員的專業知識，從而提高財務工作效率.

5.依托信息化技術，建設智能財務平臺

隨著高校資金量的不斷增加，經濟業務日趨復雜，財務人員基礎性工作量大幅增加.加強高校財務信息化建設，搭建智能財務管理平臺(圖1)，利用網絡資源可有效解決財務報銷中排隊問題，提高財務人員工作效率，緩解報銷人員與財務人員的矛盾.通過網上申報系統、網上報銷系統、網上審批系統、銀?；ヂ撈脚_與賬務系統、學生收費系統、工資管理系統、個人收入發放系統的互通互聯，報賬人員可以在任何時間、任何地點登錄系統，按照要求錄入報銷信息，上傳單據，各級領導可在手機、電腦上完成單據簽批，待財務人員對原始憑證審核無誤后，款項直接發放至報銷人員預留的銀行卡中，整個報銷過程，報銷人員無須排隊等待，節約了老師們大量時間.同時結算人員不需要在網銀中錄入結算信息，降低了人工差錯率，減少了因結算信息錄入錯誤而產生的發錯款情況.通過網上查詢系統與賬務系統、學生收費系統、工資管理系統、個人收入發放系統的互通互聯，廣大師生可隨時隨地查詢自己的經費使用情況、學費收繳情況、收入發放情況，做到心中有數、一目了然.

圖1

6.加強學習交流，不斷提高財務人員勝任能力

財務工作是一項政策性很強的工作，處理各項業務的依據就是各項財務規章制度，財務人員應該認真學習，吃透文件、吃透規章制度，而不能經驗主義、望文生義.財務部門應建立財會人員定期學習交流機制，加強財務人員業務培訓和團隊交流學習，主動學習制度變化，主動跟進經費管理的熱點、破解經費管理的難點，進而提升財務人員自身業務水平.同時，財務人員要加強同其他部門單位多交流溝通，要了解并理解學校的相關業務，知道學校發生的大事，了解的越多越透，抓住業務的本質，處理財務業務時越能找到最恰當的方法.通過學習交流，提升財務人員的業務能力、綜合素質，強化財務人員全局意識、創新意識，不斷提高財務人員勝任能力.

7.合理配置人員，建立財務人員定期輪崗機制

合理配置各崗位人員，以解決崗位間工作量的不均等現象.增加財務人員，以緩解財務人員少、工作量過大的矛盾，從而提高工作效率，加快報銷速度.建立財務人員定期輪崗機制，既是內部控制的需要，又可使財務人員全面熟悉各項業務.

三、結束語

隨著高等教育的快速發展，高校經費“報銷難”已成為制約高校財務管理服務學校發展的一個瓶頸.解決高校經費“報銷難”的問題，在一定程度上是提升高校財務管理水平，深化業財融合，疏通高校內部治理通道的一個有效手段.通過建立多渠道信息溝通機制，解決信息不對稱問題；通過提高財務人員服務意識、業務水平、工作效率，進一步提高財務人員勝任能力；通過改革管理體制，簡化經費審批程序；借助現代信息化技術，搭建智能財務平臺，實現財務運作效率的大幅提升，切實解決財務人員與報銷人員之間的矛盾，進而提高財務運作效率，財務管理水平.