新工作環境下的團隊協作工具交互設計分析

王昭

摘要：團隊協作工具是當今辦公工具市場新興的工具類型，是隨著人們碎片化的辦公時間、多地址的辦公環境、團隊化的溝通行為而產生的。隨著團隊協作工具市場的發展，相關軟件也分化成不同的類型。但無論軟件類型如何豐富均是源于交互設計理念，產品符合使用者生理和心理需求?；诖?，本文以團隊協作工具為例，總結交互設計方法和原則，為日后的設計實踐提供指導。

關鍵詞：交互設計 用戶研究 協同工作

中圖分類號：TB47

文獻標識碼：A

文章編號：1003-0069 （2019） 03-0124-04

序言

隨著時代的發展，行業分工日益精細，人們的需求越發多樣，傳統的辦公模式和溝通方式已無法滿足人們的日常工作需求。尤其是基于互聯網的團隊協作工具的出現，使傳統的辦公工具受到了挑戰。它解決了人們辦公過程中的流程記錄、任務分配、任務檢查、在線交流等諸多問題，逐漸成為當代重要的工作工具。

一、團隊協作工具的定義

團隊協作工具是指能夠對團隊工作中的任務管理、文件共享、工作進程管理、團隊溝通等方面提供支持的工具。團隊協作工具的核心在于利用信息化平臺，促使各種信息的共享、整合，減少交流障礙。

傳統的工作交流，以IM、郵件、文檔等媒介作為主要的溝通方式，但由于這些軟件自身的局限性，在使用過程中帶來了諸多不便，如使用IM軟件溝通時所有信息混雜，郵件中不易定位想要查找的相關信息等。人們為了更高效地完成工作任務，團隊協作工具孕育而生，逐漸成為市場的寵兒。團隊協作工具不僅在應用市場受到青睞，還受到了資本市場的推崇。其中Teambition已獲得多輪IDG資本、戈壁投資的融資，2014年即入選中國最具投資價值50強企業，于2016年8月又獲得了騰訊的戰略投資[1]，為企業的發展注入資金。以群組聊天為突破口的團隊協作工具Slack，2014年即獲得1.6億美元的融資，公司僅成立8個月估值即已達到11.2億美元[2]。與此同時，谷歌、阿里巴巴、微軟、騰訊等各大互聯網公司也紛紛布局在線團隊協作工具，市場前景廣闊。

團隊協作工具與傳統的OA（辦公自動化，Office Automation）系統即有聯系，又有區別。二者均為解決企業內部各部分事務的協調管理，提高生產效率。但OA軟件主要應用于流程管理，層級審批，信息中心等功能，目的在于對于企業、組織的有效管理，更強調對人的管理。而團隊協作工具主要應用于項目管理，方便項目人員的信息交流，管理制作流程等，強調“人”對“項目”的管理。由于不同的交互設計理念，產生了不同的團隊協作工具類型。

二、團隊協作工具的分類

根據交互設計方式的不同，可將團隊協作工具分為：任務型、溝通型、合作型。

（一）任務型團隊協作工具

任務型團隊協作工具在此類工具市場中占有非常重要的位置，也是主要方向。以任務為核心，將文檔、成員、內容共享等功能串聯在一起。此類交互設計方式符合互聯網產品設計中以功能入手的設計方式，滿足人們的工作需求。使用者將任務錄入，形成任務列表，并在每個任務中附加其他信息實現協同工作的目的。

（二）溝通型團隊協作工具

上述以任務為導向的協作工具更傾向于從任務分配的角度出發進行產品設計，但在產品的開發過程中，任務的分配僅是處理項目進度的一部分問題，而在產品開發過程中的溝通渠道，也具有很大的市場需求。由于傳統工作中常以QQ群、微信群等方式溝通，但海量的內容及開放式的平臺均為信息的針對性傳遞、內容的安全及任務的追述造成了非常不利的影響，溝通型的協作工具很好地解決了這些問題，以溝通界面為核心，串聯協作工具的相關內容，此類設計方式符合以需求入手的設計方式。

（三）合作型團隊協作工具

除了任務型和溝通型的團隊協作工具外，在工作中還會遇到合作完成某一件事的情況，例如商業策劃書需要經過反復的修改與討論，但無論是通過現場會議，還是透過使用IM軟件、郵件等，都會出現討論過程較長，內容探討有歧義等狀況，而以合作為導向的團隊協作工具就很好地解決了此問題。合作型工具主要以文檔為核心，將IM溝通、內容共享、成員管理等方面融入其中。

上述三類是團隊協作工具中最重要的類型，極大地解決了團隊協作過程中的各種問題。但無論模式如何，均是以交互設計理念為指導，從用戶的實際出發，解決團隊協作過程中的問題。

三、團隊協作工具的交互設計理念

（一）分析使用場景，構建產品理念

“場景”一詞本形容生活的時間與空間，但隨著互聯網的普及與發展，“場景”不再單單指物理上的空間位置關系，常常與溝通、使用等行為聯系在一起形成新的虛擬場景?！笆褂脠鼍啊痹诨ヂ摼W產品中將真實場景和虛擬場景結合在一起，通過分析“用戶”、“需求”、“場景”形成用戶解決問題的情境[3]。

1.工作環境的多樣性

人們的工作環境已不再局限于傳統的辦公室，咖啡廳、圖書館、臥室等均有可能變為工作地點，并已成為新時代下人們辦公的趨勢，只要能夠連接互聯網，無論身處何地均可辦公。團隊協作工具的功能設計就是為了適應這樣的場景而出現的。打破了傳統工作時面對面的溝通方式，只需通過團隊協作工具即可實現互動，在釋放人自由的同時，提升了生產效率。雖然當今社會總是批判人們都像生活在虛擬的空間中，缺乏最基本的人與人之間的面對面交流，但是虛擬世界中的團隊協作工具可以大大提升工作效率。

以Trello工具（如圖1）為例，用戶僅需通過連接互聯網，無論身處何地均可與同事共同工作。而且用戶無論使用電腦還是移動設備，熟悉的工作界面設計使用戶可以順暢地使用。由于當今人們工作內容的多樣性，該工具還為用戶提供定制化的其他各類事項的記錄功能，使人們不僅在合作項目時可以使用該工具溝通，還可記錄工作或生活中需要處理的其他事項，拓展了產品自身的使用空間限制。

2.平臺的多樣性

當今幾乎所有的團隊協作工具都具有多平臺應用環境的特征，也是該工具的發展趨勢，隨著移動設備功能的越來越多，許多之前只有在電腦中才可完成的內容也可在移動終端中完成。多平臺的操作行為使人們可以坐在沙發上，打開APP即可與同事進行討論、編輯文檔，通過云端的同步技術可隨時在各平臺中同步內容不必擔心內容的缺失。

Slack工具（如圖2）不僅可以在網頁端進行訪問，還可通過下載桌面快捷方式、手機、平板電腦等多種平臺的軟件進行同一賬戶的共同訪問，方便用戶隨時轉換軟件平臺，無需再次登錄，為用戶的使用帶來了便利。

（二）研究用戶行為，確定產品形態

“用戶行為”是指通過調研、查閱資料等形式，對用戶使用過程中的行為進行分析和總結，對不斷改進交互設計、產品形態確定具有重要的意義。在當今的團隊協作工具設計時，通過對用戶行為的研究，出現了多種工具[4]。

1.行為一：我要將任務發給大家，完成后可以有所反饋

此行為是團隊開發產品時最重要的需求之一?；ヂ摼W開發領域區別于其他實體生產領域，產品開發的各環節相互重合、交叉、反復，生產的產品也需要反復測試，經過團隊所有成員的努力才可能很好地完成并上線互聯網產品。任務類的團隊協作工具滿足了用戶的使用行為，就像以前通過一張Excel表格記錄任務事項一樣，PM可以很好地處理當前的人員分配，調整產品開發進度;項目組成員也很好地了解到自己的工作事項，使執行者處理好時間上的分配。

國內外較為著名的解決該需求的團隊協作工具分別為Trello、Asana、teambition、tower等。以Teambition為例（如圖3），其界面采用任務清單模式，團隊通過此種方式管理產品開發全過程，可隨時追述產品開發的各階段，為企業控制產品質量提供了有力的支持。平臺還為用戶提供了全局化的操作平臺，通過默認設置的“待處理”、“進行中”、“已完成”三個模塊控制自己工作的總體進度，實時了解自己的工作內容及當前的工作狀態。在任務中還可設置任務的執行者、分配子任務以及關聯的相關文檔，實現任務到人，任務可追述的目的。在平臺中還為使用者提供IM溝通、文檔存儲等功能，拓展了工具的適用范圍。在Trello工具中還為用戶提供了完成比例的模式，使用戶可以更視覺化地了解到工作狀態。

2.行為二：我要和大家溝通

溝通是項目進程中的重要組成部分，隨著參與項目的人員越來越多，尤其在當今全球化合作的背景下，項目組成員也遍布世界各地，與此同時，人們發現在QQ或微信上的工作群組越來越多，在查找歷史記錄方面越來越困難，傳統交流模式在項目推進中有巨大的阻礙作用，本應屬于生活中的資源也被工作占用。團隊協作工具通過調研洞悉到用戶相關需求后，也在工作中集成了溝通功能，通過云端技術存儲相關數據，可在多平臺的環境中隨時調取相關記錄，在線交流。在團隊協作工具中，不僅可以針對項目組成員溝通，還可針對每個不同文檔進行討論。這是通過研究用戶需求所得到的重要數據，摒棄了原有在IM軟件中所有內容混雜的情況，為使用者提供了便利。并且由于對信息安全的考慮，諸多公司在軟件的開發過程中禁止使用傳統的IM軟件，而定制化的團隊協作工具很好地解決了用戶的困擾，不僅可以在公開的互聯網環境中實現信息的共享，在封閉的局域網中用戶也可以實現信息的串聯。

以Slack（如圖4）平臺為例，登錄平臺后顯示為左右兩個模塊，左側類似于微信賬號中的群組列表功能，右側為溝通界面，用戶可在溝通界面中實現內容的溝通與文檔的上傳，并可針對上傳的文檔進行在線溝通。溝通類協作工具改變了人們對傳統團隊協作工具的認知，將任務的概念弱化，更強調團隊協作過程中的溝通。Slack還逐步整合了郵件、短信、twitter等多種工具，將各種碎片化的內容整合在一起為用戶提供便利，強大的第三方集成功能為軟件的發展提供了強大的動力支持（如圖5）。

3.行為三：我們一起做件事

“共同創作”是隨著瀏覽器技術、互聯網技術和云存儲技術的提升而應運而生，在工作環境中，文檔是項目文件的重要組成部分，無論是合同文檔還是交互設計文檔都是重要的產出物。但一份文檔在確認之前均需通過反復的溝通與修改，之前是通過郵件或面對面會議的形式，但這種方式非常不利于效率的提升。團隊協作工具可以進行多人在線編輯，不必經過反復會議即可敲定文檔的最終版本。在這類工具的交互設計中，將非面對面修改時所遇到的問題考慮得非常清晰，為使用者提供了便利。

以“石墨文檔”為例（如圖6），此類工具區別于傳統團隊協作工具，以文檔作為主要的界面，將任務指派和溝通的功能賦予其中，不僅可以進行劃詞討論、在線修改，還可追溯不同歷史時期版本。用戶僅需將文檔分享給相關人員，即可實現多人的同時在線編輯，在提升效率的同時節約了溝通成本。此類工具解決了協同工作過程中作為項目重要承載手段“文檔”的管理和使用。

（三）體驗協作工具，完善產品形態

以用戶為中心的設計是當今所有交互設計師所遵循的重要設計理念，是強調讓用戶參與到整體產品設計的全過程。對于團隊協作工具而言，最終為了滿足人們不同的工作需要，提供優質的服務[5]。

1.界面內容符合用戶的使用預期

所有團隊協作工具都將每個項目成員定義了不同的“角色”?！敖巧币辉~不同于傳統現實空間中對人身份的定義，而是強調在項目中的身份。在團隊協作工具中，每個人都會被賦予一類“角色”，如項目經理、產品經理、設計師、工程師、測試員等，當相關人員進入到協作工具后，每個角色所看到的信息不盡相同，但也有交叉。此設計可以讓項目的執行者在使用過程中自動屏蔽無效信息，更清晰地了解到自己所要做的內容。項目的掌控者是項目的全局進度把控人員，其界面所查看的信息則更宏觀和整體，為掌控者提供項目進度、任務復查等相關界面，不被細枝末節的各個功能點所困擾。

在Teambition中，當一個或多個執行者被分配相關任務時，任務界面中會有各項的任務列表，可以隨時查看各任務的完成情況。而項目掌控者看到的則是整體大的功能模塊的完成進度，通過不同內容的展示，滿足使用者的查看需求。

2.產品的設計者也是產品的使用者

任何的產品設計絕不是閉門造車，設計人員也不是對各行業都有深刻認知，所以交互設計師在產品設計中，不僅要成為產品的設計者，更要成為自己產品的使用者，任何臆想的功能均是不可取的。只有自己真正去使用，才能夠了解到該類產品交互設計的真諦。很多產品設計師把大量的時間用在用戶調查與用戶使用后的行為數據收集上，殊不知自己也是用戶的一員。通過設計者不斷使用產品，發現產品的不足，使該產品的交互設計不斷改進。

就像Tower工具創始人所說的那樣，他們為了讓項目參與者真正體會到團隊協作工具的真諦，他們在一段時期內推出了不在辦公室工作的行動，項目參與者均在網上使用Tower工具交流、溝通、協作，通過在使用過程中發現問題，優化交互設計，提升用戶體驗（如圖7）。

四、團隊協作工具未來設計方向的思考

（一）融合性設計，多視角解決用戶問題

市面上已經出現許多方便我們日常工作的各種類型的工作軟件，無論是負責溝通的微信、郵件、企業內部IM等，還是負責管理的OA，都需要我們頻繁地關注，唯恐因一時疏忽而錯過重要的工作內容。團隊協作工具的出現雖然解決了用戶在工作中的部分需求，但是與上面所陳述的工作軟件一樣具有一定的獨立性，等于給用戶又加入了一款新的工作軟件，未在根本上為用戶實現真正意義上的工作便利。

在團隊協作工具的開發過程中，不應只考慮到為用戶解決工作中的某一個問題，應從整合的角度出發，全方位地進行設計，為用戶帶來真正的便利。同時，還需考慮到現有工作軟件短期內的不可替代性，應考慮如何在統一界面中將不同領域的軟件內容進行整合，使用戶在同一界面中處理內容，減少軟件間的切換。隨著整合度的提升與用戶習慣的培養，逐漸將現有的辦公軟件進行替換，為辦公帶來一場新的革命。

（二）打破單一設置，開發個性化模塊

現有團隊協作工具在功能上還是處于通用化模塊的設計階段，雖然部分軟件推出更高級別的付費功能，但有時還是無法滿足企業的需要。企業內部無論是管理模式還是對外溝通方式都有著很大的差別，現在單一化的軟件模式在企業管理中早已不再適用。但定制化開發又為企業增加了巨額成本，而提供模塊化的功能組件可以很好地解決這一問題。

模塊化的功能選擇就像之前出品的模塊化概念手機一樣，用戶需要任何的組件、配置，只要根據自己的要求進行選擇，即可組裝出自己滿意的產品，而模塊化的功能組件功能就可以滿足企業的個性化需要。同時可以為用戶提供更多的增值服務，為協同工作軟件提供商帶來新的贏利點。例如小企業需要的僅是簡單的考勤、溝通等基本模塊即可，而大企業可能需要會計、人事等更高級的企業管理功能。

（三）摒除累加式設計，宏觀化規劃工具

現有團隊協作工具大部分是通過單一的工具模式發展而來，并且已經發展得較為完善，但隨著用戶的激增與功能業務的拓展，軟件功能也越發強大，不斷推陳出新。但由于軟件前期規劃的短視或技術原來導致后臺架構搭建較為封閉，在開發新的模塊過程中僅能以累加的模式增加相關功能。這種軟件的提升模式雖然在功能上越來越強大，但是由于各個模塊之間的分割，導致后臺代碼數據量巨大，拓展性較差，也會造成相關的軟件發生錯誤的幾率增加。

在軟件設計之初，就應該站在宏觀的視角出發，以長遠的規劃為目的，為協同辦公軟件后期的發展提供充足的空間，同時還要考慮好軟件各部分之間的信息交流，才不至于在后期的開發過程中需要對后臺程序進行大規模的修改才能將相關功能加入，增加了企業的開發成本。

結語

隨著團隊協作工具在當今辦公市場的發展，相關產品層出不窮，但調研時不難發現，雖然團隊協作工具市場潛力巨大，但是同質化傾向異常嚴重，尤其是中國的類似產業，創新性較為缺乏。我國相關產業從業者應不斷挖掘產品潛力，創新產品設計，為產品提供更強的智力支持。隨著產業的蓬勃發展，付費使用的方式也逐漸成為團隊協作工具重要的盈利模式。但國內付費軟件市場還未被完全激活。這不乏因為產品本身的可替代性原因。創造出獨創的產品設計，為用戶提供更多優質的增值服務，使用戶從被動付費到主動付費的轉變，為企業的發展提供動力。隨著團隊協作工具市場的不斷擴大，會有越來越多的相關產品呈現在我們面前，為我們的工作提供便利。.

參考文獻

[1]融資首發團隊協作工具Teambition獲得騰訊戰略投資[Z]11ltp： //tech qq com/a/20160818/048066.imn 2016年8月18日騰訊創業

[2]企業溝通協作平臺Slack融資1 2億美元，估值達112億美元[z] https： //36kr com/p/216647.html 2014年ii月i日boxi

[3]產品分析之【使用場景】篇[Z] http： //www.woshipm com/pd/169959.brml 2015年7月2日小Z

[4]許小俠，陶江情感化設計再個人用戶APP中的體現于應用[J]無線互聯科技，2017 （12）：51-52

[5]陳思交互設計的行為分析在產品設計中的應用分析[J]藝術科技，2015 （9）：187

[6]王雷，張憲互聯網商業語境中的交互設計田設計，2017，30 （8）：118-119

[7]孫海洋，吳祜昕移動應用中的場景交互設計研究[J]設計2017，30 （10）：104-105