高職院校合同管理現狀及對策分析

代利剛

【摘要】? 合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。合同管理是高職院校落實內控管理、防范經濟風險和維護學校權益的重要抓手與工具。隨著財政加大對高職院校的投入，教學、科研及管理活動涉及到大量的經濟活動及各類合同，與其他經濟主體的經濟聯系愈發緊密，因此愈發突顯了合同管理的重要性。很有必要從合同管理流程、思想認識水平、合同管理手段、方法等多方面剖析高職院校的合同管理現狀，以建立健全合同管理制度，尋求合同管理對策，打造動態的、全流程覆蓋的高職院校合同管理體系，以加強高職院校的權益保護，推動高職院校的教學、科研及教育事業的健康發展。

【關鍵詞】? ?高職院校;合同管理;合同風險

【中圖分類號】? F275? 【文獻標識碼】? A? 【文章編號】? 1002-5812（2019）10-0110-02

財政部《行政事業單位內部控制規范（試行）》《關于全面推進行政事業單位內部控制建設的指導意見》《行政事業單位內部控制報告管理制度（試行）》一系列文件的頒布、實施，既是行政事業單位推進內部控制工作的法規依據，又對行政事業單位內部控制工作提出新的、更高的要求。

一、高職院校合同管理現狀及存在的問題

（一）缺少合同管理制度或合同管理制度，操作性不強

高職院校沒有意識到合同管理的重要性，甚至沒有制定專門的合同管理制度，合同管理的水平過于依賴經辦人員的經驗與責任心，審批流程、標準存在隨意性，合同管理缺乏制度保障，合同管理存在較大的風險隱患。

雖然很多高職院校制定了相應的合同管理制度，但制度中原則性內容較多，缺乏具體的操作流程與細則。制度中雖有職責分工、合同的簽訂與執行相關規定，但比較籠統、粗略，對合同管理工作指導性不強，缺乏可操作性。制度中容易遺漏合同的關鍵環節與風險點，往往會忽視合同專用印章的使用與管理，造成合同變更、違約、解除控制及檔案管理等重要環節出現風險點。一方面，合同管理缺乏關鍵控制點，難以覆蓋合同管理的整個過程，使得合同管理制度起不到防范與管理合同風險的作用;另一方面，合同管理工作沒有統一的操作流程，合同管理制度涵蓋內容不完整或相關規定過于籠統化、原則化，導致合同管理制度的操作性不強，嚴重影響工作效率。

（二）合同審批與預算管理、資產管理等相脫節

高職院校無論是財政性資金來源還是非稅資金來源的支出預算，都有預算限額與具體用途，即存在預算約束。由于經費使用部門與合同審批部門對預算的嚴肅性缺乏認知，存在不按用途使用預算的情況;導致合同簽署后，財務部門只能被動根據合同付款，導致預算執行不力或未按預算既定用途使用相關預算。財政部門對資產采購有著嚴格的審批流程，一般需要在當年下半年做好次年資產采購配置的預算。對于非年度資產預算目錄中的采購事項，需另行向財政部門申請追加資產配置，取得財政部門批準之后方可實施資產采購。但經費使用部門工作計劃性不強，其資產采購工作往往具有突發性與任意性，工作中經常出現非資產預算目錄中的資產采購事項，甚至供應商已將資產配送至學校、經費使用部門已開始使用資產，但因為沒有資產配置預算導致資產采購的款項遲遲無法支付。

（三）合同審批分工不明、職責不清

因合同審批分工不明、職責不清，很容易出現有利益時爭相審批、參與合同管理，有責任時互相推卸、不愿意審批等嚴重妨礙合同審批效率的情況。既浪費了時間，降低了效率，又不能發現與防范風險。比如一些已簽署生效的合同定金、付款方式、付款時點、發票開具等重要條款未經過財務部門的審核，很容易導致經濟風險。

（四）合同審批流程混亂，流于形式

有些高職院校雖然有著較為完善的合同管理制度與審批流程，但合同的審批往往流于形式。合同中會出現不該出現的低級錯誤，如：少數合同甚至出現甲乙雙方顛倒的情況、合同中沒有起訖日期、雙方的責任權利約定不明、甲乙雙方都沒有經辦人員簽字等種種錯誤，說明合同審批只是流于形式，沒有審查對方主體的資格、資質及合同條款。合同審批人員必須具備“法律意識”和“風險意識”，在審核合同時一定要充分考慮到合同履行過程中發生的各種情況，務必在合同中約定好雙方的責任權利。

（五）重視合同書面審批，忽視合同履行跟蹤、監督

有些高職院校合同管理制度較為完善，同時對合同審批也較為重視，但也僅僅限于對合同書面審批的重視，卻忽略了更為重要的合同履行的跟蹤與監督。合同雙方權利的實現有賴于雙方對合同責任的履行，如果不按照合同約定條款履行合同，合同的價值必然大打折扣。比如，一旦高職院校接受了應驗收而未驗收貨物或工程，作為放棄權利一方的高職院校要承擔因此帶來的不利后果或損失。反之如果重視對合同履行的跟蹤與監督，在驗收貨物或工程時可能就會發現問題，此時更能明確是供貨商的責任。

（六）依賴人工管理，信息化水平不夠

目前高職院校的合同管理主要以人工管理為主，缺乏合同管理系統化管理，信息傳遞效果差，管理效率低，難以從整體上了解、把握高職院校合同執行的狀態與風險。由于合同管理的信息化水平不足，合同審批過程中會存在礙于人情違規放行的情況，很容易導致合同管理制度難以真正貫徹執行。由于合同信息傳遞不暢，導致有應收未收款項，造成國有資產流失風險;同時也可能產生應付未付的款項，學校很可能因違約而承擔違約責任及合同延遲履行的風險。

（七）不重視合同檔案的收集、歸檔

合同檔案是合同立項、洽談、招標、簽訂、履行及合同變更、轉讓、終止等活動全過程的各類文件、資料與客觀記錄。法院有判決案例表明，有單位在合同遺失后，對方當事人修改了合同內容后，遺失合同的單位最終承擔了不利的法律后果與經濟責任。合同檔案是證明與查驗高職院校相關職能部門合同管理過程中盡責、合規的重要依據，一旦相關合同檔案遺失，就不能證明相關職能部門在合同審批過程中是否盡責、合規，合同內容或資料的缺失會造成內外部審計風險。同時合同檔案也是合同發生糾紛時維護本方權利的重要依據。由于高校不重視合同檔案的收集、歸檔，導致高校承受各種經濟損失、法律糾紛、名譽受損的風險，從而影響了高校教育事業的健康和可持續發展。

二、強化高職院校合同管理的建議與對策

（一）細化合同管理制度，強化制度的可操作性

合同管理制度，不僅有頂層設計與總體原則，更應有直接指導合同管理的實施細則，明確各職能部門在合同審批中的職責與側重點，要詳實而具體。比如校長辦公室（或黨政辦）總體負責合同管理、合同章的保管和使用、常用合同范本的擬定、查證擬簽約方的合同身份及法律資格、制定學校合同管理制度等;各部處院系負責初審業務經辦人員與合同對方擬定的合同條款、監督本部門合同的簽訂及履行情況、審核本部門合同臺賬等;財務部門負責審查付款時間、付款進度、發票開具等相關具體條款、審核合同是否有充足的預算、合同內容是否與預算相符、調查擬簽約對象的資信狀況、按照合同約定條款辦理財務手續、按照合同約定條款收付款項、按照合同約定條款履行賠償責任等。這樣才能真正做到職責清楚、管理有序、分工不分家，發揮各職能部門在合同管理中的協同作用，提高合同管理水平。

（二）加強合同審批與預算管理、資產管理的結合

要把合同管理與預算管理、資產管理等聯系起來，把合同管理作為支持預算管理、資產管理的一個抓手。財務部門要嚴控預算，杜絕無預算簽署、履行合同，防止產生經濟風險，根據預算安排合同的資金支付節點與進度。凡是有資產采購的合同，資產管理部門應從合同立項開始介入，不僅要審核合同是否有資產預算，更要評估資產配置是否合理、有無浪費，要評估資產使用的效益。

（三）加強合同履行跟蹤、監督與責任追究機制

簽署合同的目的是為了履行合同，承擔合同義務獲取合同權利，不能一簽了之，因此必須要加強合同履行跟蹤、監督，建立在合同管理中不當行為的責任追究機制，督促相關人員盡心盡責?？己讼嚓P人員在合同的立項、簽訂、履行、檔案歸集等諸多環節的履職情況，區分主客觀因素，公正評價相關人員的管理績效，以達到鞭策落后、鼓勵先進的目的，形成良性的責任導向，防止合同約定的條款難以落實，損害學校的經濟利益與聲譽，并納入相關人員年度考核，作為其薪酬和職級調整的重要因素之一。

（四）推進合同管理信息化

信息化的重要前提就是要梳理現有的管理流程，必須有清晰、明確的管理流程才能實施信息化。以推進合同管理信息化為契機，梳理高職院校的合同管理流程、職責，明確各職能部門在合同管理中的職責，杜絕合同管理的相關制度與實際操作兩張皮的情況，杜絕簽署不合程序的合同與人情合同。統籌促進學校信息化工作，融合合同信息化系統、預算管理系統、資產管理系統、財務管理系統等多個系統，避免產生信息孤島、重復建設浪費資源，杜絕各職能部門各自為政。同時利用合同管理信息化收集合同整個生命周期的相關資料與歸集，做好合同檔案的收集、歸檔工作。通過預算管理系統與資產管理系統的支持更好地提升合同管理質量，推動合同管理工作健康發展。Z

【主要參考文獻】

[1] 馮俊波，寧曉林.淺談高校簽訂經濟合同應注意的幾個問題[J].法制博覽，2013，（12）.

[2] 靳鋒敏.高校強化經濟合同管理防范財務風險的實踐研究[J].高教研究與實踐，2011，（04）.

[3] 冉福松.淺議新時期高校合同管理存在的問題與對策[J].經濟師，2008，（08）.

[4] 余琳.高職院校合同管理法律風險預防措施探討[J].法制與社會，2017，（21）.

【基金項目】南京城市職業學院校內課題“高職院校合同管理現狀及風險控制研究”（項目編號：KY201730）。