辦公室行政管理工作的幾點思考

陳潔梅

中圖分類號：C931.4 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）6-104-02

摘 要 隨著我國社會經濟的不斷發展，企業也迎來了新的發展機會和機遇，在企業發展過程中，辦公室部門的作用非常大，其不僅可以綜合協調各部門之間的關系，還可以進行有效的服務保障，但是目前企業辦公室行政管理工作還受到多種因素的影響，導致辦公室的管理工作一直無法發揮出較大的作用，不利于提高企業的管理效率和管理水平，因此本文主要對辦公室行政管理工作的現狀進行了研究，并提出了幾點改善措施，希望能夠提供一定的參考價值。

關鍵詞 辦公室 行政管理工作 思考

辦公室部門是企業發展中不能缺少的重要部門之一，在行政管理的工作中有著重要的角色，辦公室部門能夠對企業的各職能進行協調，并要積極參與企業內部的各項政務，是整個企業運轉的中心，在當今社會中，無論是事業單位、國有企業或者私營企業都設有辦公室部門，只有將辦公室行政管理工作做好，才能推動企業的進一步發展，不斷提高企業在市場中的競爭力，獲取到更多的發展機會。

一、企業發展中辦公室部分的作用

辦公室部門是企業發展過程中的中樞機構，其承上啟下的作用非常明顯，承上是將員工的意見反應到決策層，從而讓領導在進行決策時擁有比較科學的依據，啟下則是將領導委托的信息進行傳達，幫助員工有效完成企業發展的目標。辦公室還能夠將基層實際的工作情況進行收集，把上級指示精神動態反映出來，從而及時為領導提供更加準確和全面的信息，讓領導的決策更具針對性。而且辦公室也可以主動積極開展工作，及時傳達領導的意圖，傳播企業改革的動態工作經驗，并做出信息反饋，從而讓企業在發展過程中不斷改進。辦公室同時也是企業內部信息網絡的中心，匯集了外界的各種信息，不僅包括黨和國家的政策、上級機關的指示，還包括企業發展的目標、領導決策等，所以充分將辦公室信息中心的作用發揮出來，能夠讓企業上下都能及時掌握到更新的資料信息，幫助企業根據市場的變化情況做出及時的改變，讓其能跟上時代發展的步伐。

二、我國企業辦公室行政管理工作的現狀

（一）辦公室工作人員的工作態度不積極

隨著社會經濟的不斷發展，企業在市場經濟體制下遇到的發展機會越來越多，從而導致辦公室的業務工作量急速增多，然而企業卻沒有及時調整辦公室人員的報酬，在一定程度上降低了工作人員工作的積極性。而且現代社會中知識更新比較頻繁，辦公室人員只有及時掌握相關的知識，才能保證辦公室行政管理的水平和效率，但是目前有許多辦公室人員對這些新事物還存在一定的局限性，不能夠及時掌握專業知識、現代信息以及多媒體工具等。還有一部分員工存在比較明顯的官僚作風，工作形式主義十分明顯，不愿意親自到基層對生產資料進行了解，從而脫離了基層，造成業務溝通困難等問題，不利于企業的進一步發展。

（二）辦公室工作量不斷增大

在企業發展過程中，辦公室不僅是門面的形象，也是對內部進行管理工作的有效保障，隨著我國市場經濟體制的不斷完善，在市場活動中企業與企業之間的關系也相對比較密切，企業對外的聯系讓辦公室的工作任務不斷加強。辦公室工作量增大，則需要辦公室人員花費更多時間對更新的材料信息進行整理，并且目前還有一些辦公室人員由于沒有較強的主動性，且專業素養較差，因此不能對大量的企業信息資料進行及時處理，最終讓企業的行政管理工作效率受到了很大的影響。

（三）管理體制不完善、不科學

目前還有一些企業在發展過程中沒有制定出比較科學和完善的行政管理體系，導致辦公室的作用無法充分發揮出來。在企業發展過程中，辦公室是企業發展的目標導航，企業內部的基層員工也是企業發展的有效動力，但是由于企業缺乏比較完善和科學的管理制度，導致各個部門之間不能進行有效的溝通與協作，管理人員無法將管理焦點進行明確，而且可能還會出現基層員工以及相關部門不了解企業產品生產的目標以及企業發展的總體方向，讓員工之間的團結性受到了嚴重影響，不僅使企業的生產力受到了極大的限制，而且還降低了企業總體的經營水平，最終導致企業發展的總體方向以及發展戰略不能實現。

（四）加班情況比較頻繁

企業產品生產的過程需要辦公室行政人員全程參與，比如產品策劃、監督生產環節、總結和調整銷售工作的策略以及產后服務等，盡管其工作的強度與基層生產員工的強度相比存在一定的差距，但是其加班的時間卻相對較多，隨著目前企業辦公室工作管理的范圍不斷擴寬，辦公室的行政管理人員需要處理的日常管理事務也比較瑣碎，因此辦公室行政管理人員加班成了工作常態，在長時間的加班狀況下，不僅會讓工作人員產生嚴重的疲勞情況，也會對加班人員的健康、生命以及工作積極性造成嚴重影響，不利于員工的健康發展以及企業實現可持續發展的目標。

（五）辦公室管理人員的專業素質較低

盡管目前有一些企業已經認識到創建薪酬和人事制度的重要性，并建立了相關的制度，但是在實際工作當中，卻沒有有效落實制度或者出現落實的相關制度與企業實際的生產活動之間存在較大的沖突情況，由于辦公室行政管理人員的專業素質較低，所以在面對這些沖突和問題時，就無法將其合理、科學、高效的解決，導致一些比較簡單的問題需要經過繁雜的程序才能解決，同時也讓企業決策的實行受到了嚴重影響，所以企業的工作效率和水平一直得不到提高。

三、如何改善辦公室行政管理工作的現狀

（一）堅持以人為本的原則

企業的發展離不開高水準的辦公室行政管理，所以企業必須堅持以人為本的原則，將員工過度加班的時間有效減少，也學會尊重和保護員工在工作中的合法權益，根據員工實際的工作情況，適當增加一些員工福利，對員工實行人文關懷，將員工與企業、員工與員工之間的友誼和情感不斷增進，也讓員工能夠在工作中對企業感到一定的歸屬感，不僅能夠在一定程度上端正員工的工作態度，還能讓企業員工更加團結，有效激發出行政管理人員的工作積極性以及工作熱情，從而讓辦公室行政管理工作的開展更加順利。

（二）建立健全完善的辦公室行政管理制度

企業要想得到更加順利的發展，就應該構建一套完善且科學的管理制度，不僅能將員工的工作時間和工作任務明確規定，還可以精確劃分員工的職責，將責任落實到個人，讓員工能夠擁有對工作的緊迫感。為了能夠調動工作人員的積極性，并對企業做出有效的貢獻，企業應該結合自身實際發展的情況，構建科學的獎懲制度，積極使用該制度，對員工的工作行為進行約束，讓員工能夠根據該制度為企業創造出更多價值，實現企業與員工共贏的目標，而且企業在管理的過程中還應該及時清退比較懶惰的員工，營造出更加積極向上的工作氛圍，不斷提高企業生產的效率，進一步擴大企業發展的經濟效益。

（三）將辦公室行政管理人員的服務意識不斷提高

企業的辦公室是執行和監督企業各項決策重要部門，其不僅要將企業各部門之間的關系進行統籌，還要監督企業日常的工作，并為企業的正常運作提供更加專業的服務。辦公室行政管理人員在工作的過程中，具有良好的服務意識能夠將部門間的關系調節得更好，而且還能夠代表企業的決策層正視和尊重各個員工，真正做到以人為本。所以企業的行政管理人員在不斷提高自身的專業素質同時，還要提高自身的服務意識，企業也要積極為提高辦公室行政管理人員的服務意識提供響應的培訓工作，幫助管理人員充分了解所在部門的工作和任務目標，從而提供更加貼心的服務，讓整個工作環境更加舒適，為企業的可持續發展提供一定的基礎。

（四）激發辦公室行政管理人員的創新意識

社會在不斷發展的過程中，傳統的管理思路已經不能為辦公室行政管理工作提供有效的參考依據，所以辦公室行政管理人員應該根據時代的變化，積極創新和改變傳統的管理方法。辦公室行政管理人員必須要深入基層，對基層員工各自的情況進行有效了解，并以員工的特點、長處為基礎，將其工作潛質充分發揮出來，而且還應該采用有效的方法，充分調動員工的工作積極性，并不斷鼓勵辦公室的行政管理人員積極學習一些科學和先進的管理技術、管理方法、技巧等，培養其創新性思維，幫助企業改善現有較為陳舊的管理理念，也為企業的管理決策層提供更多有效的決策依據。企業在對辦公室行政管理人員進行培訓的過程中，還要對辦公室行政管理人員進行相關的考核工作，讓員工能夠具有端正的學習行為，并在學習過程中積極吸取一些成功的經驗和技巧，從而在實際管理工作中將學到的知識利用起來，根據企業實際的發展情況，不斷創新企業的行政管理方法，也不斷提高企業管理的水平和效率，進一步推動企業的發展。

四、結語

企業辦公室行政管理水平體現了企業整體的行政管理水平，所以企業應該建立健全一個完善且科學的行政管理制度，有效將辦公室行政管理的水平和效率提高，而且在社會不斷發展的過程中，企業還應該根據市場的變化情況，有效結合自身實際發展現狀，有針對性的改善企業發展過程中存在的問題，并積極對行政管理人員進行培訓，不斷提高行政管理人員的綜合素質和管理水平，讓管理人員的創新管理意識有效增強，推動企業的各項工作開展，從而幫助企業在新的時代中跟上適應社會經濟發展的步伐，讓企業在競爭越來越激烈的市場環境下站穩腳跟，最終實現可持續發展的目標。

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