大數據視域下高職院校檔案信息化管理研究

朱紅茹

摘要：目前高職院校檔案信息化建設如火如荼，但也存在著檔案管理人員職業能力尚待提高、檔案信息化管理安全體系尚需健全以及數字檔案資源建設滯后等問題。提升高職院校檔案信息化建設水平，必須強化人員培訓，不斷完善監管制度，推進檔案數據庫建設。

關鍵詞：高職院校；檔案管理；信息化；大數據

20世紀90年代以來，隨著計算機技術、網絡技術和高等職業教育事業的高速發展，高職院校檔案工作呈現出數字化和網絡化的發展趨勢，高職院校檔案管理信息化需求日益迫切。由于大數據時代信息具有不可分割的整體價值，數據庫與眾多的非結構化數據均屬于檔案信息資源主要組成部分，因此信息幾乎承載了檔案的全部屬性。本文以大數據時代為背景，以南京交通職業技術學院為例，以檔案管理模式、檔案信息化標準、檔案信息平臺建設等方面為切入點，結合南京交通職業技術學院實際工作中檔案信息化建設與利用的具體實例，探索高職院校檔案信息化建設存在的一些問題，以期進一步提升高職院校檔案管理水平，提高檔案的使用效率。

一、高職院校檔案信息化管理勢在必行

大數據時代的到來沖擊著整個世界，變革著人們的生活、工作和思維方式。在此背景下，高職院校的檔案管理工作也不斷呈現出新特點、新趨勢。伴隨著影像技術、電子技術等現代化手段的廣泛運用，在從傳統實體檔案館向現代檔案館成功轉型之后，高職院校檔案館建設進一步向智慧檔案館方向邁進，并將最終實現檔案信息化與檔案服務體系深度融合。

具體而言，大數據視域下高職院校檔案信息化管理必要性體現在以下幾個方面：首先，有利于保護高職院校各類檔案資源，進而確保檔案收集的完整性。大數據時代，高職院校檔案管理已非傳統檔案管理思維所能包涵，它在發展理念上更加注重全數據處理方式。在此處理方式指引下，高職院校檔案來源渠道得以“拓寬”，實現了將所有信息攬入檔案中，進而使檔案資源收集范圍“大舉擴張”，高職院校各種類型檔案資源的保存呈現欣欣向榮之勢。在此背景下，保障高職院校檔案全數據的完整性成為可能。南京交通職業技術學院在組織學生參加各級各類職業技能大賽時，對于參賽材料的收集高度重視，從學校層面建立了完備的檔案收集制度，各部門、各院系分工明確，確保責任層層落實。如校內舉行的學生實踐技能大賽，由教務處統籌安排各項賽事，各二級院系結合專業開設情況，自主確定賽項、自行組織初賽，教務處確定決賽時間，各二級院系組織決賽后，將賽果上報至教務處，再報請學校發文，統一加以表彰。整個賽事所涉及的賽項論證、參賽組織、賽場布置、競賽實施、賽事評判、賽果匯總、表彰嘉獎等諸多環節，所有的原始檔案材料，均采取了數字化的歸檔模式。這種信息化的建檔模式，可以全方位地對近2000名參賽選手的參賽全程做到細節化再現。傳統的檔案管理方法，顯然無法在空間節約及檢索便利等方面與之抗衡。

其次，高職院校檔案的信息化管理有利于優化檔案業務工作流程，提升工作能力。由于大數據所具有的云計算、云存儲、數據挖掘和分析等方面的特征，使得建立高職院校檔案網絡管理系統與應用平臺成為可能，進而構建高職院校檔案“收”“管”“用”的全流程控制、全技術支持、全智能服務系統，并與國家對檔案工作的要求高度契合。南京交通職業技術學院依托智慧校園建設工程，正著力構建一套檔案網絡管理系統，通過渠道細化、源頭收集等舉措，把原始檔案的收集細分到各二級院系、各職能部門。各院系（部門）的兼職檔案員及時將工作中產生的原始檔案以數據化的形式采集到系統中，再通過甄別、分類、歸檔等后續環節，進一步加工整理后予以建檔。前述學生實踐技能大賽所形成的大量檔案，即通過此種方式得以建立。再以目前在高職院校中廣泛采用的畢業設計實習系統為例，畢業生、指導教師、系部、企業等各角色在畢設進程中產生的大量數據，借助信息化管理，學?？梢宰龅诫S時調閱、即時管控、永久可查，保證了檔案工作的高效。

第三，高職院校檔案的信息化管理有利于檔案信息增值，提升其服務高職院校、社會經濟發展的多重效益。高職院校檔案管理的最終價值體現在其利用率上，而將大數據技術引入高職院校檔案管理軟件與系統，可充分發掘高職院校檔案的價值，最終實現其在教育主管部門、高職院校與行業企業間共享。例如，用人單位到南京交通職業技術學院招聘時，可以通過調閱某同學自入校以來在各年度實踐技能大賽中的具體賽事信息，側面了解其專業興趣與專業特長，在一定程度上為其未來職業定位與發展提供借鑒；通過調閱學工系統的專項數據庫，可以對某位同學的未來職業前景做出預判。而在校、行、政、企融合辦學的實踐探索中，學校與合作單位也可通過對某專業學生各類檔案數據的跟蹤分析，為人才培養“把脈”“開方”“施藥”，有效提高人才培養質量及其與社會經濟建設、區域發展的契合度。

二、大數據視域下高職院校檔案信息化管理困局

1.檔案管理人員職業能力尚待提高。高職院校檔案信息化管理是當下大數據信息技術應用的必然要求，檔案數字化發展趨勢對高職院校檔案管理人員職業技能提出了更高的要求。受高職教育發展歷史相對較短等因素所限，目前高職院校檔案管理人員大多非檔案學專業出身，檔案專業知識儲備較少，不少人尚未達到高職院校檔案工作應有的專業技術水平。另外，部分高職院校檔案管理人員只是初步掌握相關的計算機技術，較高層次的通信技術與網絡技術還是其短板。鑒于高職院校檔案信息化管理并非是一成不變的重復性勞動，它需要檔案管理人員不斷提升知識素養，因此可以說，高職院校缺乏既能熟練掌握計算機技術又精通高職院校檔案業務的復合型人才。以南京交通職業技術學院為例，3名專職檔案管理人員中，2人為文秘專業出身，雖具備一定的檔案知識，但在具體的檔案管理工作中，仍時而暴露出專業知識儲備不足、信息化管理水平低的問題。而各二級院系及職能部門的兼職檔案管理員，專業背景更是五花八門，普遍缺乏檔案管理專業知識。此現狀與高職院校內涵建設以及構建現代化職教體系背道而馳，因此加強對高職院校檔案管理人員培訓已經刻不容緩。

2.檔案信息化管理安全體系尚需健全。檔案信息化管理必然與信息化安全如影隨形，這就決定了在高職院校檔案信息化管理中，必須將信息安全放在重要位置，以保障高職院校檔案信息化工作順利推進。鑒于高職院校檔案主管部門在檔案信息化管理過程中管理風格與目標要求的差異性，使得高職院校檔案信息化管理在確定性與集中性等方面存在著缺失[1]，因此高職院校檔案信息化管理存在著一定的安全漏洞。這種安全漏洞最具代表性的就是信息傳輸的通道問題。目前的高職院校，對檔案數據的采集與傳輸，普遍做法是通過即時通訊軟件等公共渠道加以實現，一旦某一終端出現安全漏洞，則會帶來整個局部網絡的安全風險。同時由于校園內部網絡與外部公用網絡之間存在較多的鏈接，同樣也會增加這種信息化管理的安全風險。鑒于安全性是保障檔案信息化管理正常運轉的基石，當下存在的安全漏洞將對高職院校檔案信息化管理的成效產生非常重要的影響。

3.數字檔案資源建設滯后。目前，雖然高職院校檔案信息化建設如火如荼，但必須引起注意的是，高職院校檔案管理中，傳統的實體檔案仍是檔案管理的主要對象。由于這些高職院校實體檔案多以案卷級文件級目錄呈現，因而建立在此基礎上的數據庫多呈現出內存化及信息化水平較低等共同特征。如日益受到廣泛關注的職業技能大賽，其檔案管理即存在較為明顯的信息化滯后。大部分高職院校對各項賽事，從參賽項目選擇、參賽選手選拔與培訓、指導教師選定，到備賽進程的跟蹤監督、適時調整，進而包括比賽的詳細進程、賽果分析，普遍存在檔案資料收集不完備的現象，更遑論職業技能大賽檔案數據庫的建設。至于借此提升今后各項賽事備賽工作的科學化、精細化，更是無從談起了。這種現狀與大數據時期高職院校檔案管理發展方向相悖，須加大高職院校檔案信息化建設力度，迅速提升高職院校檔案管理案卷級文件級目錄信息化水平，使其實現數字化。由此可見，加快高職院校數字檔案資源建設應是近期高職院校檔案工作的重點。

三、大數據視域下提升高職院校檔案信息化管理水平的路徑

1.強化人員培訓。與過去高職院校檔案“勞動密集型”管理有所不同的是，當下高職院校檔案管理信息化氛圍越來越濃厚，這在大數據大行其道的今天表現得更為突出。在此背景下，高職院校檔案管理人員的職業能力面臨著新的挑戰，其對數字化的“敏感度”也需要不斷提升，即不僅需要提升高職院校檔案管理人員的責任意識，同時還需提升其信息化技能和素養。為了應對上述挑戰，高職院校檔案管理在不斷強化計算機設備建設和改善網絡技術等數字化“硬件”系統的同時，還應加強檔案管理人員對新型信息技術使用的培訓，這樣才能使高職院校檔案管理人員擺脫重復勞動，進而提升其投入工作的熱情，提高高職院校檔案管理的效能。有鑒于此，南京交通職業技術學院在檔案信息化建設工作中尤其注重對信息化人才的培養。在實際工作中，結合對學生職業技能大賽檔案的收集整理，學校通過不同范圍、不同層次的各類短期培訓班，對所有兼職檔案人員進行了計算機技能及信息化管理培訓。通過“計算機技能培訓全覆蓋”和“檔案信息化培訓全覆蓋”，促使全體兼職檔案管理人員掌握檔案信息化基礎知識；通過“專項活動專人指導”和“特定部門專人對接”，把指導送上門，檔案信息化管理中出現的問題力爭在現場加以解決。如在該校組織參加第十一屆全國交通運輸行業“行云新能杯”汽車維修工（學生組）職業技能大賽江蘇省選拔賽過程中，正是由于有專業檔案管理人員及時提醒系部兼職檔案管理員，再由其提醒現場指導教師收集整理選手訓練過程中的任務工單、訓練圖像等資料，才保證了整項賽事檔案資料得到妥善的信息化保存，為今后類似賽項積累了寶貴檔案資料。

2.完善監管制度。南京交通職業技術學院十分注重檔案信息化建設的標準化、規范化、制度化。根據《中華人民共和國檔案法》《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894—2002）等有關法律法規的規定，結合學校實際情況，明確了檔案管理人員的崗位職責，制定了檔案設備的管理、利用制度，檔案信息化管理業務規范，涵蓋信息安全、網絡安全及硬件安全的安全管理制度；規范了信息化條件下的檔案收集、整理、歸檔、管理、利用等各環節操作流程。

在大數據背景下，目前高職院校檔案信息化管理所使用的分布式構架技術尚處在不斷完善階段，而高職院校檔案信息化管理所具有的開放性與多樣性特征使其信息安全備受關注，強化高職院校檔案信息化管理安全已刻不容緩[2]。面對如此嚴峻狀況，高職院校檔案信息化管理應不斷完善檔案管理監管制度，嚴格執行檔案信息化管理的信息準入制度，這樣才有可能使高職院校檔案信息化管理處于較為安全的狀態。同時，應加大對高職院校檔案建設的投入，以保障高職院校檔案管理部門打造其檔案信息化管理平臺以及相關的安保體系。

3.推進檔案數據庫建設。提升高職院校檔案信息化管理水平，應著力打造高職院校檔案管理數據庫，從而擴大高職院校檔案信息受眾面。在推進高職院校檔案信息化管理過程中，其文件保管形式已經從紙質向電子化轉型，檔案業務管理效能大為提高，高職院校檔案管理開始向名副其實的數字化邁進。國務院頒布的《國家職業教育改革實施方案》明確要求：加快推進職業教育國家“學分銀行”建設，從2019年開始，探索建立職業教育個人學習賬號，實現學習成果可追溯、可查詢、可轉換。這實質上從國家層面闡明了高職院校檔案信息化管理工作的重大意義，同時也為此項工作的長期穩定可持續發展指明了方向。

信息化技術革新日新月異，高職院校檔案信息化管理從業人員應樹立危機意識，不斷加大數字化技術在高職院校檔案信息化管理中的深度與廣度，使高職院校檔案管理在“全數據模式”與云計算等信息化技術幫助下做到與時俱進，不斷提升檔案信息化管理水平。

注釋及參考文獻

[1]李小晨.大數據時代背景下的檔案管理探討[J].云南檔案，2013（10）：48-50.

[2]蘭祝剛，惠英，李剛.大數據時代下的檔案工作[J].中國檔案，2013（9）：74-75.