試析數字化時代的檔案計算機管理

杜炎鐘

摘要：國家經濟的高速發展帶動了社會各個方面的進步，隨著科學技術的不斷發展社會各方面的數字化建設水平也不斷提高。檔案計算機建設管理在現今社會中越來越重要，也是我國檔案事業發展的必然要求。數字化時代社會節奏不斷加快，檔案的信息化發展和計算機管理對于提高工作效率以更好地服務人民有著重要的幫助作用。本文對檔案計算機管理在數字化時代中的價值與意義進行了簡要分析，指出了當前檔案建設當中所存在的問題，并據此提出了促進數字化時代檔案計算機建設的相關對策。

關鍵詞：數字化時代 檔案 計算機管理

前言

隨著國家政治經濟水平的不斷提高，我國信息化技術發展速度也隨之不斷提高。檔案管理對于當前社會中的各類企業單位來講，是其記錄信息的重要方式且對于個人及社會的發展都起著重要的影響作用。數字化時代對于檔案的建設管理要求包括數字化時代中各類信息和龐大的數據等各個方面的內容，檔案管理在社會各類企業單位和組織等的整體管理當中占據著重要的地位，對于企業單位自身的發展甚至有決定性的影響作用。因此在當前數字化時代背景當中，必須重視檔案計算機的良好建設，充分認識到檔案計算機建設在數字化時代中的重要價值與地位，由此才能夠制定出具有針對性的對策來促進檔案計算機管理水平的不斷提高。

1檔案計算機管理在數字化時代中的重要意義

促進數字化時代的檔案計算機管理建設，首先要明確檔案計算機管理的內容以及檔案計算機建設在數字化時代發展管理中的重要意義，由此才能夠在實際的建設發展當中制定出具有針對性的對策來促進數字化時代檔案計算機建設與管理水平的不斷提高。

1.1數字化時代的概念

數字化時代主要是在計算機信息的基礎上對生活中的各類數據和信息來進行轉化和記錄的一種方式，是指信息領域的數字技術向人類生活各個領域全面推進的過程。數字化時代的到來使得生活各方面工作效率都有了極大水平的提高。

1.2數字化時代檔案計算機管理的意義

在數字化時代背景下，檔案計算機管理的工作效率有了極大的提高。專業檔案工作部門可以借助計算機來大批量且準確地進行數據記錄和整理，檔案計算機管理可以提高數據管理的準確性，并可以根據不同部門的文件來進行分類整理，方便日后對其進行管理和數據查找。除此之外，數字化時代背景下的檔案管理可以擁有一個全方位的數據庫，來幫助檔案管理進行文字信息、音頻信息等一系列內容的管理，使得查找相關檔案的過程可以更加高效率，在節省紙質信息記錄的同時也節約了人力資源，從而為其所屬企業組織提供更多的時間和機會以獲得更大的經濟效益和社會效益。

2當前檔案計算機管理中存在的問題

當前我國檔案數據內容不斷增加，使得檔案計算機材料管理的工作量也隨之增大。且由于信息數據量過多，其檔案計算機無法做到及時更新。除此之外，面對龐大的數字化時代檔案計算機材料，在整理和管理工作上難免會有疏忽，且目前檔案計算機管理方式仍有不足，使得數字化時代檔案計算機規范化建設無法順利進行。檔案計算機的規范化建設離不開檔案計算機有效的整理和管理。而目前數字化時代檔案計算機資料的收集工作進行的并不順利，許多檔案資料并沒有及時上交。這主要是因為檔案計算機管理不當，沒有落實到具體的個人去收集檔案從而使得檔案計算機上交數量不足，無法進行系統化的整理。除此之外，當前多數企事業單位檔案計算機沒有做到及時的檔案更新，部分工作者的檔案計算機在工作過程中會有新的獎懲經歷出現，但由于工作者缺乏主動上報自己情況的意識，人事管理工作者也沒有做到及時統計更新工作者的人事信息，導致當前檔案計算機資料缺乏實時內容。由此需要相關部門和企事業自身重視當前檔案計算機利用不當的問題，從而采取有效的措施來促進數字化時代檔案計算機管理水平的提高。

3促進數字化時代檔案計算機管理水平提高的對策

3.1作用現代化檔案計算機管理手段

檔案計算機管理是一項工程量龐大的工作，在現今社會如果仍然沿用傳統的人工管理進行數字化時代檔案計算機建設，不僅工作效率低下同時也不利于數字化時代工作的順利進行。因此數字化時代進行檔案計算機規范化建設需要依靠高科技的現代管理手段，利用計算機、掃描儀、數據庫等工具來建立一個電子信息化的檔案計算機庫。將數字化時代工作者的人事情況錄入到計算機中并建立一個專門的數據庫，通過人臉掃描技術將數字化時代工作者與其檔案計算機進行匹配。數字化時代工作者在日常生活工作中的獎懲情況或其它工作情況內容的記錄與其檔案計算機內容相關聯，通過這種方式來做到及時收錄、更新數字化時代的檔案計算機，促進數字化時代檔案計算機的規范化建設。

3.2提高數字化時代檔案計算機管理工作者的專業素養

盡管現代化信息化的檔案計算機管理可以提高管理效率和管理質量，但檔案計算機的管理仍離不開實際工作者的協調工作。檔案計算機工作人員擔任著收錄數字化時代檔案計算機資料、整理檔案計算機資料、合理調用檔案計算機資料的重要角色，因此必須重視數字化時代檔案計算機工作者的專業化問題。目前許多組織單位的檔案計算機管理工作者都并非專業的，這就需要相關工作部門對其檔案計算機管理工作者進行專業化培訓?？梢酝ㄟ^請相關專業人員來進行專業知識宣講、安排檔案計算機工作者進行現代化信息化工作實踐等方式來培養數字化時代檔案計算機管理工作者的工作意識，提高其專業知識和素養。從而促進數字化時代檔案計算機的優化運轉，促進其規范化建設與管理。

3.3建立健全檔案計算機管理制度

對于數字化時代來講檔案計算機管理的方式和管理者都是促進其規范化建設的重要基礎和因素，此外數字化時代檔案計算機的規范化建設更重要的是構建一個系統化的管理制度。首先要明確職責部門，將檔案信息數據的收集、整理、存檔、調用等方面的工作明確安排到具體的部門和個人，使這—工作責任到人且能找到專人負責。即數字化時代檔案計算機工作由專人負責，其他部門和個人沒有隨意查看調用的權利。其次在上級調用本數字化時代的檔案內容時，相關專業部門也應制定一個具體準確的準則，建立健全數字化時代檔案計算機的查看和調用機制，明確到具體的每一步的注意事項和責任制度。通過準確具體的責任制度及管理約束制度來保障數字化時代檔案計算機的嚴謹管理，促進數字化時代檔案計算機的規范化建設。

4結語

總而言之，在信息化高速發展變革的二十一世紀，檔案計算機建設已經成為了社會各類企業單位發展的重要內容。數字化時代的到來促使檔案管理向更加高效且準確的方向不斷發展，檔案計算機管理的有效開展也是符合數字化時代潮流要求、促使數字化時代各方面內容進一步創新發展的重要內容。因此要求數字化時代背景下在檔案管理的過程當中切實促進檔案計算機建設，以提高數字化時代中各類企業單位和組織的工作效率從而更好地促進檔案計算機管理的現代化建設與發展。

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