工程投標文件編制效率的提升策略探討

周玲玲

摘要：在建筑市場發展的過程中，市場機制和秩序的建立對于實現市場的開放和競爭有序具有至關重要的作用。招投標制度的推行有利于建設工程不斷實現規范化的管理。通過質量信譽高技術先進管理規范的施工隊伍，實施建設工程可以為工程打下良好的基礎。隨著近年來我國投標制度的日臻完善，在投標過程中對投標單位的要求越來越高。本文以工程投標文件編制效率的提升策略探討為研究核心，分析闡述了在有限的投票時間內編制出高效優質，符合招標文件要求的投標文件，提高投標文件編制效率的相關內容，為投標工作的開展提供理論和實踐性的依據。

關鍵詞：工程投標;文件編制;效率;提升策略

全球經濟一體化發展模式下，我國的經濟已經進入到新的發展時代。國家的基礎建設日益完善，建設工程是開展基礎建設的首要工作，在建筑工程的實施過程中，投標工作是一個重要的環節。隨著我國建設工程招投標制度的實施對建筑安裝工程的成本，工程進度和提高工作質量有了新的要求，施工企業在生存和發展的過程中需要根據市場競爭的情況來進行內部和外部的不斷調整。規范工程招投標程序的完整性，實現在投標過程中相關文件的編制，科學化和規范化有利于工程投標的過程中獲得更好的效果，工程投標文件編制效率的提升對于施工企業具有至關重要的作用，能夠通過科學規范化的管理，實現建筑工程企業在競爭中獲得良好的優勢。近年來，我國建筑工程在進行建設之前，為了能夠使得建筑工程的質量得到保障，并且最大限度的節省資金以及施工時間，都會采取招投標的運作方式來執行，同時利用公平、公開、公正的原則來加以控制，這對于我國建筑行業的運作來說，起到了良好的促進作用。建筑施工企業本身在參與投標的過程中，務必要依據自身的各方面條件來采取科學合理的報價措施及技巧，以此來提高競標成功的機率。

1清晰投標編制流程，做好文件作業指導

投標文件編制的過程是一個系統化的過程，在投標文件編制的過程中需要掌握好各個環節之間的邏輯關系。在投標文件編制的過程中，每一個環節之間都有著相關的聯系，而且投標文件的編制過程處于一種動態化的狀態。編制標書需要進行投標報名，報名之后獲取招標的文件，根據是否參與該項目投標進行評審，通過審批投標手續的確認來組織人員進行確立投標工作。在投標文件形成初期，需要收集滿足投標文件要求的相關材料，根據編制技術文件和商務性文件對文件進行復核、審查、密封、蓋章，在開標現場遞交投標書等一系列活動。所有的連串性的工作都需要根據邏輯性的關系進行梳理。投標工作開展的過程中環節和環節之間緊緊相扣，細節和細節之間緊緊銜接，如果出現了程序上的錯亂就容易導致投標活動最終失敗。投標文件的編制整體的流程需要從宏觀上進行掌控，更需要從細節上進行推進，投標工作流程的每一個環節和各項工作之間的關系都需要建立起密切的聯系，無論是靜態的關系還是動態的關系，在標注作業指導的工作流程圖中都需要明確各個流程的相關任務。投標文件編制工作中的整體程序需要條理清楚、標準明確、職責清晰、程序規范，每一項具體的操作過程中需要按照相關的規范進行操作，通過工作時間工作效率的提升來達到編制流程的規范化。

2運用數據管理技術，建立信息管理系統

投標書編制的整體過程中，會發現招標文件里需要涉及技術人員單位業績等多個限定要求的相關問題，在單位符合要求的人員是多少，業績夠不夠，是否具有投標的資格都需要在投標前進行確認。那么，根據一般的情況往往不能夠確定部分人員和單位業績的相關要求，在技術人員的身份證、畢業證、職稱證、獲獎證等相關的信息上還需要進行每個人的確認，如果是中間的個別人出現了差錯，工作就會進展得緩慢。編制單位的業績中需要從單位獲取符合招標文件相關的業績要求，通過中標通知書、合同業主證明、竣工驗收報告和相關的原件，還需要進行具體的掃描，這種工作方式費時費力，又無法快速獲得標書內所需要的信息，那么就需要在投標文件編制的過程中運用數據管理技術建立數據的信息管理系統，以更好的規范科學投標的相關問題。建立投標信息庫是現代化投標單位具體要進行的系統性改革，通過數據庫能夠編制出高質量的投標文件，在規范建立投標信息庫的過程中需要掌握好組織理論，學過管理統計學以及運籌學相關的內容，對投標的信息庫進行綜合性的限制，要求投標信息庫的內容具有全面性、系統性、及時性，而且具有搜索的便捷性，在各種證件到期的過程中都要有提醒功能，通過新內容的提示來使投標信息庫更加完備，在投標信息庫的整體建制的內容中需要涵蓋投標的所有內容，需要選擇有經驗的人管理投標信息庫，專業人員管理，既要懂得招投標的相關內容，又要明確數據處理的相關能力。例如標書人員、單位業績信息、企業信息、業主信息和行業信息等方面都要在數據庫中集中體現出來，標書的模塊可涵蓋年代地區類型，根據不同的模塊收集到數據庫中，每個標書編制的過程都包括了準備階段、投標編制階段和投標的后期階段，在人員模塊的設計中需要按照專業職稱年齡學歷進入，自然情況的設定，人員的模塊，每個人要進行個性化的編制，通過實時信息更新來獲取數據庫的準確性，單位業績模塊需要按照類型年代入庫，根據每個項目中標的通知書合同，業主證明，獲獎證書項目情況等進行全部信息的收錄，企業信息方面，各個施工單位要按照資質證書、財務信息、企業概況、組織機構等方面的問題進行綜合性的架構。業主信息的模塊需要建立業主人事機構辦事指南等信息管理，通過所有的信息管理來確認內容上的可行性，內容在實施的過程中更要掌握好信息是否符合相關的要求，在具體的設計過程中各個模塊的信息需要實時進行更新，投標信息管理系統要做到數據庫的精準，通過數據檢索功能來編制投標書，可以迅速準確的找到所需的最新資料，編標的整體過程就會呈現出信息化管理的狀態節省了大量的時間，能為重點問題的確認提供充裕的時間，在現代化的投標文件編制過程中信息化的應用越來越廣泛，依據互聯網技術的操作，能夠使投標文件的編制工作進入到快車道的發展狀態。

3精確控制文件編制過程，做好多個環節控制

投標文件的編制過程需要在每一個環節和內容進行精確的控制，對于多個環節的控制，需要從流程上進行總體上的指導。投標文件過程的控制，響應招標文件的要求，對工作進展進行穩定性的控制，控制重點文件的質量按照關鍵環節和主導因素的操作來控制策劃好文件編制的過程，在文件編制的過程進行全程的監測控制，實施過程中進行精確控制，就是為了有效控制投標活動的質量關，在文件編制過程前，按照標書作業指導制定控制策略，哪一個環節需要進行哪些內容都要提前做好準備，過程控制實時監測實際上就是為了把好質量關通過每一個環節對投標文件編制過程的復核審核，質量控制，要選擇標書編制經驗豐富的人員進行操作，通過控制策劃的實施整體進行，各個細節的控制，在文件編制的過程中，實施各個細節的質量關控制，就要對文件的編制總體過程進行細致的監控，通過動態性的監控來使文件編制過程，能夠有效的反映出編制過程中存在的相關問題，遇到了相關問題及時進行改正，根據投標文件編制過程中的問題進行修改性的措施，通過一定突破性的改進，能夠使投標文件的編制更加符合招標單位的要求，完善和健全投標工作的過程，使過程更加趨于科學，通過控制遺漏控制，不適應問題的研究，可以在文件編制實現的過程中運用創新的方法，使先進的文件編制方法能夠及時的參用到投標文件編制過程中。

4重點難點問題梳理，解決方案設計相關問題

在投標文件編制的整體過程中，有一些是普通的問題，還有一些重點問題需要進行專項的研究，投標單位經常會遇到很多不限定或者是部分限定的投標報價，開放式的方案設計，在投標文件的重點環節控制中，這些不確定性的因素是編制過程中需要注意的核心問題，在投標文件編制過程中的評價上，這些問題的評分分值也會處于較大的狀態，文件編制的重中之重就是對于重點問題進行控制，重點問題，通過一個窗口展示了投標單位的企業實力，投標單位的投標策略，決策整體方面都要強調策略性和技巧性。投標文件中出現投標企業的實力或者是投標企業的專業性的設計都需要進行專門的控制，從業主競爭對手行業領域搜集到的大量信息需要建立起測試的模型通過提升標書編制的質量而達到角色的目標，在這一點上重點問題的研究就顯得尤為重要。例如投標文件中涉及的圖紙設計說明、技術方案、工期計劃、人員等相關內容需要明確。法定代表人身份、法人授權委托書、投標函、投標函附錄、投標保證金交存憑證復印件、對招標文件及合同條款的承諾和補充意見、工程量清單計價表、投標報價說明、投標報價表、投標文件電子版、企業營業執照、資質證書、安全生產許可證等相關內容，對一些文件資料要實施準確清晰的復印件的設計，例如企業營業執照、企業資質等證書，需要按照施工安全管理部門出具的安全生產證明材料和安全資格證進行設計，在投標文件編制的過程中，重點的內容是技術部門的相關內容，例如施工部署、施工現場平面布置圖、施工方案、施工技術措施、施工組織和施工進度計劃、施工機械設備配備情況、質量保證措施、工期保證、措施安全、施工措施、文明施工措施，在重點問題的梳理上，需要確定工程量的差異，材料的價差，取費的高低，利潤的高低等相關內容。

5有效總結投標過程，建立客觀評價機制

投標過程是一個具體而復雜的過程，對于投標全過程進行總體控制就需要在投標結束的過程中進行匯總和深入分析，根據客觀評價以指導后期的投標工作。對投標工作的具體情況，投標過程中的優缺點，投標過程中的實踐進行相關的總結。從整體上、具體問題上和相關細節上進行梳理，對于投標產生的效益進行評估，在評估的過程中需要掌握好投標過程的具體工作的執行的評價，也就是說從具體環節中發現缺點，發現文件編制過程中存在的缺陷，通過建立起客觀評價機制，能夠讓施工單位更好的梳理自身工作上的問題，通過對于矛盾的解決來更好的創新工作方法，工程投標過程中涉及的內容多，環節復雜，投標的文件，資料相對要求嚴格，那么投標文件的編制過程，就需要控制好操作的流程和相關程序。根據問題的重點進行點線面的立體式操作才能夠符合現代企業的要求，在新經濟時代現代化的企業需要科學規劃，才能夠使企業在市場競爭中獲得更好的效益，在實施投標文件編制的過程中，就需要以更加精準的操作和現代化的管理手段，使文件編制工作能夠納入到系統化的管理軌道上，使投標工作能夠獲得全方位的提升，這是投標工作發展的過程中需要進行的建制性的改革，也是現代化企業實施新一輪改革過程中需要重點掌握的問題。

6結束語

施工企業在進行投標工作管理過程中，對于招標的文件施工圖以及投標前的現場考察需要從宏觀上進行把握，更要從細節上進行推進。企業自身的管理水平和市場價格需要實現完整的對接。在市場競爭中，提高工程中標率是施工企業在招投標工作中的重點，內容在工程投標文件編制效率的提升方面，需要從總體上進行把控，更需要在各個環節按照規范化的要求進行操作，通過精細化的管理，使投標工作更加符合招標單位的要求，使建筑工程的施工具有了理論性的根據。