加強人力資源檔案管理 為國有企業發展提供保障

田岳海 韓秀英

【摘要】人力資源檔案管理是上世紀七十年代末形成一個學科，主要是通過制定出臺系列人力資源政策，來加強對企業潛在人才的發現、培養、選拔任用等管理活動，從而規范企業用人導向，為企業的發展提供助力。隨著社會主義市場經濟的蓬勃發展，建立規范的人才管理、使用、考核評價體系和激勵機制，充分發揮人才戰略的主觀能動性，成為企業生存和發展的關鍵點。

【關鍵詞】國有企業資源管理;人才檔案開發利用

改革開放以來，我國也打破了傳統單一的經濟體制，大力發展工商業，各種各樣的公司如雨后春筍一般層出不窮。這些不同體制、規模、行業的公司，在市場經濟的浪潮中或迅速成長為上市公司利稅大戶，或一蹶不振逐漸消亡。究其原因，除了全球經濟放緩、國民經濟下滑等客觀因素外，主觀上國有企業對于人才戰略的重視性不夠、人才開發利用效能陳腐、市場化激勵機制不足有很大關系。因此，加強人力資源的管理，最終實現企業發展目標就顯得尤為重要。人力資源檔案是人才信息的重要載體，是甄選人才的主要參考信息源，建好用好人力資源檔案，對人才資源開發起著重要作用。

一、人力資源檔案管理對于企業發展的重要性

檔案是社會公共信息非常重要的組成部分，是人力資源部門按照國家相關政策法規在培養、選拔和使用人才等工作中形成并記錄在案的個人經歷、學歷、職稱、社會關系、獎懲等情況的歷史記錄，是客觀全面考察任用人才的衡量標尺。從人力資源開發、管理的角度來看，人力資源檔案可以為企業求才、個人求職提供大量豐富、動態、真實有效的原始資料和數據。因此管好用好人力資源檔案，可以使企業的管理更加科學化、規范化、高效化，為各項事業產業的持續、健康、穩健發展打下堅實的基礎。

二、現行人力資源檔案管理弊端

我國人力資源檔案制度始于上世紀50年代，受當時所處年代的影響，盡管存在著許多不規范、不完善的地方，但作為一項常規性公共管理工具，對我國社會發展、政治安全、人事管理、個人誠信、福利分配等方面都發揮了不可替代的作用。但隨著市場經濟的不斷深入，經濟全球化、信息快速化，人才流動化，傳統的人力資源管理辦法已經遠遠落后于時代的需求，特別是“虛假檔案”“死檔棄檔”“人檔脫節”等現象日益泛濫，內部人事管理體制所造成的“人才封閉”“身份限制”“扣押檔案”等也對當下的檔案管理制度提出了挑戰。因此，改革現有檔案管理制度，打破人才流動壁壘限制，推動人事代理行業發展，探索建立社會化的人力資源檔案管理服務體系已刻不容緩。

（一）忽視檔案管理。長期以來，一些企業管理人員普遍對人力資源檔案管理的重要性認識不夠，對待人力資源檔案管理工作存在著認知誤區，以為人力資源檔案僅是一般事務性工作，只要不丟失，不泄密，能查閱就行了。有些領導缺乏基礎的管理常識，只重視企業經營創收，忽視人力資源檔案管理，人員、場所、經費沒保障，缺乏必要的硬件設備，檔案工作自然就做不好。

（二）管理手段落后?，F代人力資源管理要求人事檔案管理必須精細化、嚴謹化、科學化，特別是在網絡發達的今天，各種獵頭公司隨時會以優厚的條件在關鍵的節點挖走企業培養多年的專業人才。這就要求我們的管理人員必須時刻能夠掌握人才市場行情變化，及時調整薪酬待遇，留住和吸納更多有用人才為企業服務。但現階段的人力資源檔案管理服務體系仍處于傳統的運作模式，由于檔案管理人員大多數是兼職，變動頻繁，沒有受過專業知識培訓，對檔案的重要性認識不足、檔案管理技能的欠缺，嚴重影響了檔案管理水平。在檔案整理過程中大部分依靠人工操作，僅能提供基礎的檢索服務，耗時費力差錯率高，而且由于反復調用原件，缺乏必要的硬件防護措施，易出現因陽光照射造成紙張發黃變脆、字跡褪色等現象，直接影響到檔案的完整與安全，與行業整體的現代化、信息化、科學化管理水平不相適應。

（三）立卷質量參差不齊。一是檔案內容填寫前后矛盾，姓名、出生日期、參加工作時間以及學歷等記載不一致，甚至出現涂改痕跡和替換現象，使檔案喪失了嚴肅性。二是檔案用紙規格不一。紙張大小不同，致使有的表格內容超過裝訂線，在立卷歸檔時必須進行二次剪裁。三是歸檔收集力度不夠。由于制度不健全，導致檔案管理人員執行不嚴格、不及時，檔案缺乏連貫性。四是檔案材料不完善。如獎懲、考核、晉級、薪資審批等插入性材料散亂，檔案缺乏完整性。五是缺乏實用性。如記載個人履歷、社會關系、政治面貌等基本情況的內容多，而反映個人工作能力、技術特長等方而的內容少，這些都會直接影響到檔案利用質量。

三、破解弊端的幾點思考

（一）提高認識，加強檔案工作的組織領導。領導的重視是做好檔案工作的重要保證。企業領導應高度重視人力資源檔案管理工作，將其納入議事日程。要建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決。檔案工作人員也要增強責任心，主動作為，積極向領導宣傳檔案管理政策，及時溝通匯報，爭取上級支持。

（二）增加投入，筑牢檔案工作根基。企業要將檔案經費列入預算，特別是對檔案的維護、利用、檔案信息化建設等方面要予以重點保障，各部門要配置政治可靠、作風正派、責任心強的專（兼）職檔案管理人員，定期組織業務知識培訓，豐富專業技術能力。要按標準建設好規范化的檔案室，購置堅固的檔案柜、恒溫恒濕空調、電腦、掃描儀、監視器等設備，做好通風、采光、防盜、防蟲蛀等配套保護措施，不丟失、不損壞、不泄密，確保檔案安全利用。

（三）準確采集，確保檔案原始材料的完整性。正確收集、補充、鑒別檔案材料是人力資源檔案工作的基礎，隨著市場經濟的不斷壯大，企業尤其是國有企業人力資源管理與服務必須齊頭并進，不斷深化優化，尤其是企業高管之間的崗位流動，對于高管的德能勤績廉考核評價體系必須規范、全面、準確，經得起歷史的檢驗，這就要求我們的檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續不全的材料要退回原制作部門進行補辦，不屬于歸檔范圍的要及時退回，做到不積壓、不散失。

（四）科學編排，提高檔案管理的信息化程度。對于人事檔案的檢索，可考慮采取以英文字母的順序號進行編排，便于記憶和查找，提高檢索效率。還可以創新管理手段，通過自主開發或購買商業人事檔案管理軟件，實行動態化管理和維護，如利用計算機聯網形成企業內部人才交流數據庫，建立360度績效考核評價數據庫等，也可安裝干部人事檔案原件管理系統，使查檔人員在不接觸人事檔案原件的前提下查閱企業高管檔案電子原件，不僅可以提高查閱檔案的速度，同時也有利于干部人事檔案的保密和安全。

（五）分類管理，提升檔案管理效能。按照國企干部任免權限以及《公司法》對于“董高監”管理要求，國企高管或企業專業技術流動人員檔案由省市一級人事部門按管理權限建立并管理。下屬企業單位聘用人員的檔案，則打破身份、學歷、職稱、行業、地域等各種限制，結合社會保險關系委托政府人事部門所屬的人才交流機構建立并統一管理。

（六）健全制度，確保檔案資料安全規范。實踐證明，建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現規范化管理的有力措施和可靠保證。因此企業人力資源管理部門必須建立相應的檔案管理制度，對產生的檔案資料從收集、歸檔、移交入庫以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴格的制度和規范的操作流程，對永久、長期保存的檔案應定期向上級檔案主管部門進行移交;為了避免檔案的丟失、改動，必須建立健全檔案管理目標考核制度和責任追究制度，嚴格手續，做到轉入、轉出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，嚴防人為因素造成檔案泄密、涂改，對檔案管理中出現問題的，實行責任追究，保證檔案管理規范有序。

四、結語

總之，在人力資源檔案管理活動中，要堅持與時俱進，在材料收集上必須做到及時完整;在材料的鑒別上必須做到去偽存真，在歸檔內容上必須做到分類準確，裝訂整齊，在利用檔案時必須做到遵章辦理，在提供周到熱情的服務時，更要確保檔案的安全和保密。唯有如此，才能逐步建立更加科學合理的檔案管理體系。