高校檔案館專業化建設探析

加速高校檔案館的專業化建設，不斷深化高校檔案工作的專業化程度，有利于促進高校檔案工作高效地為教學、科研等各項工作服務，為學校改革發展和建設和諧社會服務成為新時期主要任務和工作抓手。尤其是在教育部、國家檔案局第27號令《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱“27號令”）已發布十年的背景下，推進高校檔案事業理論、實踐、體制、機制創新、依法治檔，已經成為高教系統和高校檔案管理部門的共識和發展方向。

筆者借參與全省80所各類高校（包括32所本科院校，11所三本獨立學院，28所高職院校，9所民辦高校）檔案工作情況檢查的機會，對若干省內高校進行實地走訪與調研，對各類高校檔案館專業化建設的現狀和問題進行歸納，并提出相應的對策。

一、高校檔案館專業化建設的現狀

（一）檔案工作保障條件日趨完善。具體體現為：第一，各高校重視程度提高，能從領導層面把檔案工作納入學校規劃，把迎檢工作納入議事日程。79所高校明確有一名校領導分管，占比99%；75所高校將檔案工作列入了領導的議事日程和目標責任制。第二，學校加大人力物力支持，檔案管理條件得到較大改善。90%以上的高校檔案業務經費實報實銷，部分高校除業務經費充分保障外，每年投入數十萬元的專項經費用于校史館、檔案數字化建設、檔案裝具及相關設備設施等；80所高校均有適合本單位工作發展的檔案庫房、辦公室和閱覽室；68所高校有適應本單位檔案工作的較充裕的檔案裝具和必要的設備；68所高校檔案的安全保護及庫房管理符合要求；65所高校庫房內設置了溫濕度控制設備。第三，高校檔案管理機構專門化程度提高，本次檢查的80所高校均設立了專門的檔案保管機構，其中副處級以上27所，科級建制的40所；檔案館建制的26所，檔案室建制的54所。76所高校建立了集中統一管理模式，占比95%；77所高校建立健全了檔案管理網絡。普遍形成校領導主管、檔案館（室）具體負責，依賴專、兼職檔案隊伍的檔案工作網絡，基本實現學校各類檔案材料的集中統一管理。第四，檔案人員組成結構明顯改善。65所高校有超過60%的大專以上學歷人員，70所高校有超過30%的中級職稱人員；78所高校的檔案工作人員在職稱、福利上享受與管理及專業人員同等待遇，有些學校還落實了防護津貼。

（二）檔案基礎管理水平顯著提高。第一，完善制度建設。各高校普遍建立、健全了滿足學校檔案工作需要的各類工作制度、規范，并能依據工作情況的變化，適時對原有制度進行修訂，確保了檔案工作有章可循、有法可依。76所高校建立檔案人員崗位責任制；76所高校依法制定了本校文件材料歸檔辦法、范圍等；76所高校建立檔案的接收、整理、保管、利用、統計、保密、鑒定、銷毀、庫房管理等制度。第二，強化歸檔質量控制。檢查發現，68所高校檔案館（室）實行預立卷制度；55所高校檔案館（室）歸檔控制措施及考評制度健全，占68%；68所高校按時完成11大門類的文件材料和載體的立卷歸檔工作；歸檔率達98%的高校有65所，占比81%；18所高校完成了重大科研課題、設計項目、基建項目及高、精、尖設備檔案的歸檔，歸檔率達95%。

（三）加速檔案信息資源建設。第一，加速信息化建設。多所高校先后引進檔案管理系統，其中52所高校使用“南大之星”“世紀科怡”等檔案管理專業軟件；50所高校建立了檔案數據庫；24所高校啟動數字檔案館建設工作；65所高校已把檔案工作信息化建設列入整體規劃。第二，拓展外延建設。75所高校已經成為管理學校檔案資料的基地；55所高校已經成為校史研究的基地；25所高校成為愛國主義教育和精神文明建設的基地；40所高校已經成為學校檔案資料信息的中心；33所高校建成校史館、校展室；大多數高校編輯出版了校史、學校年鑒、學校大事記等大量文獻資料。

二、高校檔案館專業化建設存在的不足

（一）檔案管理專業隊伍建設不足。主要體現在：學歷層次不高，檢查發現各個高校的檔案管理隊伍學歷層次不斷提升，雖然大多數管理人員具有大專以上學歷，但專業檔案管理隊伍的學歷層次依然有待提高，尤其是要提高碩博士研究生學歷人員的數量；專業背景不深，具備檔案學、計算機學、歷史學等相關專業背景的人員依然較少，尤其是檔案學相關專業出身的人員數量明顯不足；職稱級別不足，調研發現各高校檔案館在人員職稱結構上依然以初級、中級職稱人員為主，高級職稱人員占比少。

（二）檔案管理專業硬件條件保障不足。主要體現在：缺少檔案專用庫房，館舍容量嚴重不足。檢查發現各高校檔案數量暴增和管庫容量有限的矛盾凸顯，甚至出現“用無可用”的情況。有的高校是館舍面積太小，有的高校則是館舍分散，各層次的高校均有館舍面積不足的短板，難以支持學校檔案工作的長遠發展；館舍內設施陳舊，庫房的各類除濕除菌設備較為落后，現代、高效、無害的檔案保管專業設備普及程度低，不能實現檔案的無害化管理，同時對檔案工作人員造成職業傷害的風險依然存在?？傮w上檔案管理專業場所保障不足，館內各類設施設備更新緩慢、配置較低，檔案專業化保管水平有待提高。

（三）檔案信息資源整合難度大。主要體現在：檔案信息化建設存在障礙，當前高校的檔案信息化建設工作以引進檔案專業管理軟件為起點，陸續進行存量檔案數字化和增量檔案電子化工作。存量檔案的數字化加工，產生了數據量巨大的各類電子檔案，這些電子檔案的科學管理與開發成為檔案信息化建設過程中的難點。當前對數字化后產生的電子檔案，在安全保管、高效利用、有機整合等方面存在不足；同時在歸檔環節，針對增量檔案的電子檔案的歸檔工作難度較大，檔案管理系統與學校OA系統等公文管理系統的兼容度不足，電子文件歸檔、管理的各項標準、制度尚不健全，在一定程度上影響了檔案信息化建設的進展速度。檔案信息資源開發較為單一，在編研產品方面表現為對已有檔案資源的挖掘力度不夠，編研成果的深度不足，專題成果不豐富，在校史研究方面表現為，校史館、校展室建設水平不高，表現為展覽內容單一，展示方式單一，展館設備落后，有關校史的出版物數量也較為有限，對學校歷史挖掘力度不足，沒有充分發揮出對學校文化傳播傳承的作用。

三、高校檔案館專業化建設的對策

（一）制定學校檔案工作發展的中長期規劃。筆者根據實地檢查和調研認為，要實現高校檔案工作的可持續且專業化的發展，必須從學校發展的層面出發，依據《中華人民共和國檔案法》《高等學校檔案管理辦法》（27號令）、中共中央辦公廳國務院辦公廳《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》及國家檔案局《檔案館安全風險評估指標體系》等相關法律法規，制定適合本校檔案工作的中長期發展規劃。該規劃需涵蓋從當前往后五至十年的檔案工作條件要求與發展重點，明確發展所需的資金、館舍、人員、設施設備等條件，明確檔案“收管用”、檔案數字化建設以及檔案信息資源開發等各項檔案工作的框架和目標。制定中長期規劃是高校檔案專業化建設的基礎，能夠為本校未來若干年的檔案管理工作指明方向，也是保障相關工作連續性的必然要求。

（二）引進與培養并重，加快專業隊伍建設。檔案專業管理隊伍建設是高校檔案專業化建設的重要組成部分。第一，要結合檔案館（室）的人員配置，有重點、有計劃地引進的檔案管理所需的專業人員，重視新進人員的學歷層次與專業水平，著力引進專業性強、進入角色快的人員，從而加速推進檔案館（室）各項工作進程。第二，重視在職人員的繼續教育，支持在職人員在職稱評定、專業研究等方面的可持續發展，尤其是職稱評定方面，要以制度為保障，以待遇為激勵，不斷增強檔案人員對檔案工作價值的認同感和獲得感，并在檔案專業實踐與理論上有所研究，提升檔案管理的專業素養。第三，不斷改革創新理念，以習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，緊跟時代出卷人，盡職做好答卷人，擁抱人民和歷史的閱卷人。檔案工作者隊伍建設要以“功成不必在我”的胸懷和“功成必定有我”的擔當，以更大力度、更實舉措，推動新時代檔案工作邁上新臺階、交出新答卷。

（三）建立檔案專用館舍，提高館舍利用效率。一方面，建立檔案管理專用館舍是實現學習檔案管理長久發展的必要保障。專用館舍能夠更全面地保障檔案實體與信息安全，同時能降低對檔案管理人員造成職業傷害的風險，檔案館（室）應結合自身實際與未來發展需求，力爭設立設施設備先進齊全的檔案專用館舍；另一方面，合理合規的檔案銷毀能夠提高館舍的利用效率，有效緩解檔案“脹庫”的壓力。檔案銷毀一直是高校檔案管理實踐中的難點之一，盡管大多數高校都能夠在制度上明確檔案銷毀的流程，但由于檔案的未來價值難以預測，銷毀鑒定是檔案銷毀的核心與難點，故在實施過程中困難重重。高校應加強檔案價值鑒定的研究，明確檔案銷毀鑒定的標準與方法，在技術上需要實現電子檔案的真實性、有效性的長期保持，在制度上則需要對電子檔案憑證作用進行認可。從多個方面探索高校檔案銷毀的可行性。

（四）以檔案實體為基礎，開發檔案信息資源。一方面，對館（室）藏檔案實體進行有序化整理與著錄是檔案信息化建設的基礎，尤其是對于存在合并、拆分、遷址等歷史的高校，要對各類檔案及其目錄進行完整的編目與整理，從而為檔案管理軟件的高效使用與檔案數據庫的有序管理提供基礎條件；另一方面，以現有檔案為依據，加大對反映校史文化檔案的收集力度，拓展實物檔案、聲像檔案的征集渠道，挖掘館（室）藏檔案的史料價值，豐富編研產品的內容；與學校宣傳、人事等部門形成合力，把握學生入學與畢業、校友返校、教工入職、校慶等關鍵節點，運用VR等多媒體新技術進行展示，增強展覽的吸引力，擴大檔案宣傳與教育的影響力。