淺析辦公室秘書公文寫作能力的提升

文/中交三航局第三工程有限公司 王欣然

現代社會經濟發展速度越來越快，現代化發展進程日新月異，競爭不斷激烈的社會化大環境形勢嚴峻。今天，各行各業面臨的壓力正在逐步擴大。辦公室秘書的工作更具綜合性和復雜性，對相關從業人員的綜合素養有更高的要求。

一、辦公室秘書作為綜合性崗位的作用

一般而言，企業辦公室設置的目的就是為每個部門建立一個鏈接。作為連接各個部門的樞紐，辦公室秘書的具體職責就是上傳下達、協調溝通：

（一）為相關領導的工作分配做好鋪墊。領導作出重大決策不是一蹴而就的事情，在此之前需要經歷長期的信息收集整理、調研等流程，在這一過程中，辦公室秘書要做的就是收集和整理各種有效信息以供決策者參考。同時，在領導召開會議之前，秘書必須在會議前做好準備，在會議期間做好后勤保障，并在會議結束后組織接下來的具體工作進度的推進。在領導批準文件之前，秘書必須在文件處理方面不留死角。同時還要及時與領導溝通，準確把握領導制定的工作目標，明確領導下一步即將安排的具體工作和即將采取的措施及方法，提前做好相關工作準備。

（二）將決策者的任務具體化、精細化，傳達到具體的職能部門。相關領導作出決定后，作為辦公室秘書應當立即起草具體的決策文件，并以官方文件的形式向各部門發布領導決策的內容。之后，通過收到的反饋，為相關領導收集信息反饋。作為領導干部的得力助手，辦公室秘書應當努力承擔起領導安排的各項后勤事務，更好地為公司企業服務。辦公室秘書必須嚴格按照要求，同時協調各種關系，認真做好領導工作。

二、公文文種的類型劃分以及格式要求

（一）公文寫作的類型。文件寫作是指規范性寫作活動，作者起草和修改官方文件以表達其意圖和愿望。具有一定法定效力和規范風格的文書寫作，是指各級黨政機關、社會團體、公司班級和各級機構制定和使用的文書。官方文件根據其性質分類，可分為一般文件和特殊文件。通用文件根據不同的分類標準有不同的分類。收到的官方文件、外發官方文件和內部官方文件按流通來源分類；黨的官方文件、行政文件和社會團體文件根據性質進行分類。專用官方文件是專業機構在專業領域使用的書面文書，如外交文件、司法文件和軍事文件。因此，辦公室秘書應當了解公文寫作的具體類型，針對辦公室領導的意圖和愿望進行相關公文文書的規范化寫作。

（二）公文寫作過程中應當注意的主要格式要求。公文的格式繁瑣復雜，創作過程中需要多加重視，因為公文文種的功能性作用較強，如規范控制、令行禁止、明事通情、參謀決策、宣傳輿論等，具有極其重要的意義。撰寫官方文件要求寫作內容具有功能性（鼓勵事物或遏制事物，提倡什么，防范什么，允許怎么做或不允許怎么做，或褒或貶）、材料的可靠性（是指公文里所采用材料、法規、政策必須真實可靠，不能虛構或臆想）、結構的邏輯性（是指公文寫作內容要求邏輯思維比較清晰，寫作思路透徹，要求準確性，生動性和實用性）、表達的簡潔性（要求明確和徹底地表達官方文件寫作中使用的語言，明確表達）、規范性（要求官方文件格式具有強大的規范性，要注意公文的語體特點以及附加標識等），因此，這些公文寫作的主要特征應當是辦公室秘書所必知、必掌握的，如果辦公室秘書想要提高他或她的寫作能力，他或她應該首先有能力理解文檔寫作的基本知識。

三、辦公室秘書公文寫作能力現狀

（一）具體寫作內容生搬硬套，語言僵化。大多數辦公室秘書將寫作的內容和格式作為在官方文件的日常寫作過程中的基礎。過于重視格式的要求卻忽視了內容的重要性，從而導致辦公室秘書寫作的文書大部分內容偏向單一化，整體過于格式化，內容編排邏輯突兀、枯燥。殊不知公文類的文種對格式的要求雖然嚴格，但是重點卻不是格式本身。官方文件的主要功能是上傳和發布，要求作者在對領導者政策意圖的深刻理解的基礎上，準確、簡潔地表達領導者的意圖。公文文書的重要性在于傳遞。有些人使用內容標準和寫作格式作為寫作的前提，這使得寫作內容過于單調，過度格式化，缺乏實際使用價值。

（二）規范化公文文書撰寫經驗不足，表達思路不完整。公文類文書撰寫要求邏輯清晰、語言凝練。用最少的篇幅表達最完整的邏輯思維。辦公室秘書的官方文件寫作有較大一部分仍然缺乏實用性。大多數對于公文寫作沒有太多的經驗，在領會領導者任務思路的過程中很難把握要點。同時，對公文寫作的相關要求不夠明確，導致創作出來的文章針對性不強、主旨不夠明確、突出。表述的內容也會受到各種自身能力不足的影響，造成公文表達不出真正的意思，缺乏一定的實用意義。

（三）公文創作的積極性嚴重匱乏。辦公室秘書人員比例很大，相關工作的初衷并非源于對辦公室綜合工作的熱愛。在很多人看來，辦公室工作的舒適和安逸是最主要的擇業標準。此外，由于繁瑣和重復的工作，導致辦公室秘書的心理麻木。由于他自己的抵觸，辦公室秘書對寫作的熱情并不高。

四、提升辦公室秘書公文寫作能力的對策

（一）認真對待每一篇公文寫作?，F如今辦公室秘書的松散作風嚴重影響了公文寫作的質量，辦公室秘書要想提升自己的公文寫作能力，還需要從自身原因找起。自己對于公文寫作的態度、自己的工作作風、自己對于公文寫作的看法都需要辦公室秘書進行重新調整，從而真正讓自己全心處于公文寫作，認真對待每一篇公文寫作。辦公室秘書應當在公文寫作前進行相關資料的查閱，相關機關政策以及相關工作任務等，然后進行公文寫作的構思。全身心投入公文寫作中，一氣呵成，最后辦公室秘書應當對公文寫作進行仔細修改、查看，認認真真檢查，進行公文寫作內容查漏補缺，從而使得高質量的公文寫作得以完成。只要辦公室秘書認真對待每一份文件，才會從根本上積累文書寫作經驗，提升寫作能力。

（二）與領導保持積極有效的溝通，充分領悟領導的真實想法。作為辦公室秘書，在辦公室領導審查工作文件管理之前，需要準備相關的處理文件。同時，要與領導保持積極溝通，準確理解和把握領導者設定的企業目標，充分認識機構領導者的真實理念。在領導決策下達之后，要快速根據已經搜集到的既有資料，準確領會領導者的意圖。并以官方文件的形式向各部門發布領導決策的內容。進一步完善目標要求，按照領導的有關指示處理相應事務，規范相關事務的發展，為領導做好輔助工作。

（三）以深厚的閱讀積累為基礎，有效提升自身的公文寫作能力。應該不斷積累深厚的閱讀素材。熟讀唐詩三百首，不會寫詩也會吟。讀的文章多了寫起文章來也會輕松自如、靈活自在，不會顯得那么死板。隨著社會發展進程的不斷加快，越來越多的新事物不斷涌現，知識變化的速度正在加快。為了跟上時代的速度，還要提高自己的寫作能力。養成每日閱讀、每日寫作的良好習慣。只有通過不斷寫作鍛煉、不斷增加閱讀量拓展閱讀范圍、不斷積累專業知識，才能夠讓自己的視野變得廣闊、思維更加靈活、創作起來更加順手。實現全面提高個人文字寫作能力的目的，力爭寫出更高質量的公文寫作，把自己的工作做的有聲有色，使自己在激烈的職場競爭中脫穎而出。

（四）養成良好的日常寫作習慣，通過不同的方式進行學習和積累。寫作能力是綜合能力，綜合了多種創作因素。個人寫作能力的提升需要不斷積累自身的日常寫作儲備。辦公室秘書的寫作能力發展到一定水平就會出現“瓶頸”狀態，其寫作不容易提升反而很容易滑落。俗話說：“一日不寫就手生”，辦公室秘書僅靠自己增強寫作經驗已經滿足不了提升公文寫作能力的要求，要想提升其寫作能力還需要借鑒他人之作，在與他人比較的過程中，清楚自己的不足，并可以形成一個比較完整的知識檢查系統，為日后的公文寫作積累足夠的經驗。

五、結語

辦公室秘書應當努力承擔起決策者安排的各項綜合事務，更好地為決策者服務。官方文件作為一種官方使用的語言，在實際工作中得到廣泛應用。為了做好辦公室秘書的相關工作，相關人員需要具備較強的寫作能力。公文文書撰寫工作種類繁多，且格式繁瑣，要想寫出既符合領導要求又緊扣文書格式的公文材料難度可想而知。不僅需要積累大量的專業知識，還要快速理順與工作相關的創作思路，任務艱巨。也就是說，辦公室秘書文書寫作能力的有效提升能夠不斷促進公司等企事業單位的健康、平穩發展。