優化檔案管理的有效途徑

范海濤

（重慶市酉陽土家族苗族自治縣新城區管理委員會，重慶 409801）

每個單位在檔案管理建設的過程中都會出現或多或少的問題，如檔案管理人員專業技能的不到位、檔案管理建設效率低下、檔案管理人員信息保護意識低下等，導致了單位管理效率低下的問題。因此，針對現實中客觀存在著的問題，我結合自身實際的經驗，從總體的情況展開了分析，探索了優化檔案管理建設的有效途徑，希望能夠幫助他人從中獲得一些有價值的信息。

一、當前單位檔案管理過程中存在的問題

（一）缺乏對單位檔案管理工作的正確認識

單位檔案管理工作直接關系著單位的發展進程，從目前來看，很多單位管理人員缺乏對檔案管理的正確認識，缺乏對檔案主體的限制，導致檔案管理工作嚴重偏離單位發展的實際情況，影響單位檔案管理水平。很多單位認為單位檔案主要是單位的人事檔案，忽略了單位自身發展形成的主體檔案，單位檔案構成存在嚴重偏差，影響單位檔案資源的開發利用。

（二）檔案管理人員的工作能力差

檔案管理人員工作能力的高低對單位檔案管理的效率有著很直接的影響。目前，我國很多單位檔案管理人員并沒有經過專業的技能培訓，管理水平普遍較低，而且還有一些管理人員只是兼職，并不是長期的管理人員。又加上很多管理人員覺得這份工作沒有什么發展前景，就算沒有做好也無所謂。這些問題的出現，就導致了檔案管理人員的工作能力差，從而影響了單位檔案管理工作的效率。

二、解決單位檔案管理中難點的對策

（一）建立健全單位檔案管理制度

檔案管理工作直接關系著單位的發展方向以及發展前景，我國目前針對單位檔案管理工作制定了一系列相關的法律法規，使得我國檔案管理活動能夠更加的規范化和法制化，也促進檔案管理活動更加的標準化。單位要能夠綜合利用技術信息和資料信息合理歸納整合檔案材料，為單位的發展提供重要的數據支持?？茖W技術的不斷發展使得數字化檔案逐漸發展起來，并結合數字化檔案的具體內容以及發展需求制定出了一系列檔案信息標準化管理流程，但是由于數字化檔案起步較晚，相關的管理制度仍然不夠完善和科學，難以對信息檔案管理活動起到有效的約束作用。因此，必須要結合單位的發展現狀以及單位檔案管理需求制定新的工作標準與工作制度，明確完整的工作流程，了解電子文件形成、轉換以及處理的方式，使得單位檔案管理工作能夠得到有效的約束和監督，以最大限度地保障檔案信息的安全性。

（二）人員配備的科學性

在一些企事業單位中，開展檔案管理工作的人員有一部分是從其他單位進行抽調的，他們不具備這方面的專業能力。在開展工作的過程中，向有工作經驗的人員進行短時間學習后就上崗工作，這樣使得開展檔案管理工作的過程中，很有可能因為工作人員的工作能力不強而出現疏忽，造成嚴重的后果。隨著計算機信息化程度不斷提高，推進檔案管理電子化作業已經初見成效，那么就對檔案管理工作人員提出了新的要求。只有能夠更加高效的應用計算機工作設備，才能夠正常開展工作。針對這種情況，就需要相關工作單位定期組織技能培訓，確保所有的工作人員都能夠更加便捷地獲取到提升自我工作能力的機會，在長期的學習進程中，滿足高標準的工作需求。要適當提高檔案管理工作門檻，只有滿足學歷要求以及專業化技能要求之后，才能夠篩選進駐工作崗位。并且在后期開展工作的過程中，定期開展考核，只有考核達標才能夠繼續開展工作，否則就需要重新前往學習班進行學習。并且將檔案管理工作的成效與個人的績效進行掛鉤，這樣才能夠盡最大的努力提高檔案管理工作人員的主動性，不斷的提升自我，為檔案管理工作做出更大的貢獻。針對現階段開展檔案管理工作能夠利用的一些資源進行重新分配，確保對各項資源利用的高效性和合理性。

（三）加強檔案管理人員職業技能的培養

單位的壯大離不開人才的培養，而在檔案管理的過程中，我們也需要一只具備專業技術的人才隊伍，因此，加強對檔案管理人員職業技能的培養是十分有必要的。結合各類型單位的實際情況來看，我們培養具有檔案管理職業技能的人才可以從兩方面入手：從源頭抓起和對單位內部現有的人才進行著重培養。

一方面，隨著經濟水平的提升和經濟結構的日漸完善，我們開展的檔案管理工作已經不限于立卷歸檔等簡單的操作，同時也是為了進一步挖掘單位內部的信息資源，使單位內部的資源得到更加充分的利用，提升單位管理的效能，而在這個過程中，單位結合自身的需求直接聘請具有良好實踐經驗或者能力發展迅速的新人員來專職負責這一部分的工作，可以快速的建立起規范化的檔案管理體系；另一方面，但是對于一部分單位來講，單位內部已經具有了業務相對熟練的人員，開發他們的檔案管理能力可以更好的節約成本，對此，單位應當積極著重培養這些對檔案管理業務較為熟練、綜合素質較高的人員，并給他們提供良好的工作環境，明確檔案管理的需求，從而更大化的提升單位管理和人員利用的效率。

（四）在制度上的完善

要重視制度建設，發揮用制度管人管事的公平性和長久性。一方面在制度制定和修訂過程中要堅持集思廣益，對好的措施辦法要發揚光大，對錯誤做法要堅決糾正，對漏洞不足要及時彌補，提高制度建設的針對性、合理性和時效性。另一方面要積極建立檔案利用反饋機制，對單位員工在檔案利用中反映的問題，安排專人進行及時收集、匯總、整理，并對相應問題提出解決措施，呈報單位管理者，方便在頂層設計上促進檔案管理效率提高。

（五）在技術上逐步提升

應該采用雙套制管理模式，讓實物檔案管理和計算機檔案管理相輔相成、相得益彰。積極推進檔案信息化管理的進程，將檔案信息資源利用更加科學化、規范化、便捷化。同時積極運用大數據、云技術等新一代技術手段做好信息資源開發利用，充分進行數據分析和認真研究，找出內在規律性和聯系性，進行資料匯編和深度開發，提高檔案管理工作在全局工作中的重要性和話語權。

結語

目前在開展檔案管理工作的過程中還存在一些問題，在未來的發展過程中，就需要針對這些問題進行逐項改進，這樣才能夠為現代社會發展做出更大的貢獻。要重新制定科學完善的工作制度，加大先進技術的引進程度。針對檔案管理工作的需求，來建立起系統化的工作體系。并且加強針對檔案管理工作人員的技能培訓，使得他們能夠更加高效的開展檔案管理工作。