基層紀檢監察檔案管理工作存在的問題及對策

韓玉

一、紀檢監察檔案的作用

紀檢監察檔案是紀檢監察機關在工作職能活動中形成的具有保存價值的各種文件材料，包括紀檢監察機關的會議、審理、案管、信訪、監督檢查、審查調查、組織人事等方面的材料。其范圍可分為文書類、審查類、調查類、人事類和聲像、電子類檔案等。

紀檢監察檔案是提高辦事效率的重要環節。規范詳實的檔案有助于辦案人員在查辦各類案件時能快速、準確的找到法律依據，準確定性，以提高紀檢工作效率，充分發揮紀檢監察檔案的價值，從而快捷高效地為紀檢監察工作服務;紀檢監察檔案是重要的宣傳材料。紀檢檔案內容豐富，積累了案件辦理的寶貴經驗，既可以從中吸取教訓，做到警鐘長鳴，又可以有針對性的加強防范措施，以免重蹈覆轍;紀檢監察檔案對提高辦案質量有重要監督作用，充分完善辦案問訊全程錄音錄像等資料檔案，才能進一步規范工作程序，確保紀檢監察工作人員在辦案時，證據確鑿，手續完備。

二、基層紀檢監察檔案管理中存在的問題

（一）人力資源不足

工作力量不足，人員不穩定。目前專業人員短缺，檔案管理工作人員知識結構、技術手段、管理辦法相對薄弱，學習培訓不夠;新形勢下，檔案管理工作對檔案管理人員提出新要求，但是目前來看，檔案管理人員一崗多職現象普遍存在，兼職檔案員變動比較頻繁，雖然工作都進行了交接，但某些文件沒能做到及時歸檔;檔案員業務能力有限，還需進一步的學習，傳統檔案管理方式還是主流，文字、圖片、音像等電子檔案的保存常常被忽略，部分科室只保存已經查結的案件案卷。

（二）資金投入不足

由于單位辦公條件和財政經費各方面因素的制約，對于紀檢監察系統檔案管理的設備投入不足，缺少專門的檔案室存儲檔案，隨處堆放的檔案不利于檔案的保管和利用，部分建立檔案室的紀檢監察部門檔案設備、配套設施達不到上級部門對檔案管理的要求，與此同時，檔案管理工作人員技能還相對較低，對新形勢下檔案管理工作很難適應。

（三）檔案資料收集困難

由于檔案材料收集制度尚不完善，單位各科室分工也有所不同，各科室協同完成工作材料會因需求不同而留置在有關科室或個人手中。部分業務負責人對文件歸檔制度欠缺了解，為了方便自己利用，將檔案放在自己手中不移交，沒有充分的發揮它應有的作用。保密制度的落實不到位，部分科室對一些涉及特定內容、特定范圍的檔案材料拒絕歸檔，影響檔案資料全面歸檔工作，而檔案室作為一個檔案職能部門，如果無法全面掌握各部門工作情況，常常會使得檔案資料在收集整理過程中出現疏漏。

（四）檔案信息化水平較低

紀檢監察系統檔案工作人員較少，但是立卷方式仍以手工立卷為主，占用許多時間，部分檔案人員還一崗多職，無暇開展利用檔案信息資源等工作，造成檔案工作水平停滯不前。傳統的立卷方式對于檢索文件、開發利用十分不便，效率低，勞動量大。紀檢監察系統不僅需要計算機、打印機等普通硬件設備作為辦公設施，在信息化技術應用方面，還需要專用檔案管理軟件、分級保護涉密終端、大容量服務器等現代化軟硬件設施，部分單位在資金上很難大量投入，使得檔案管理信息化程度很低。

三、加強紀檢監察檔案管理的對策與建議

（一）加強對檔案管理人員的培訓

在選配原則上，要選配責任心強、德才兼備的檔案工作人員，同時，業務上應具備相應的文化、技術和業務素質。此外，要加強業務技能培訓，紀檢監察檔案管理人員的管理水平，影響著檔案管理的質量，紀檢監察部門要加強對檔案管理人員的能力培訓，包括紀檢監察業務知識能力，文件分類以及快速查找的能力，綜合運用計算機的能力，搜索以及分析研判能力等多方面綜合技能，確保檔案管理人員擁有專業的業務技能。通過業務培訓，使檔案人員熟練運用計算機進行數據錄入、數據庫更新管理和保密系統規范化建設等基本技能;增強檔案管理人員的責任感，提高其理論知識水平，通過業務培訓，使檔案人員不斷更新知識，拓展視野，盡職盡責的完成紀檢監察檔案工作。

（二）加大資金投入

紀檢監察機關要加強對檔案管理工作的重視程度，在統籌財力的情況下，增加在檔案室建設方面的預算額度，根據不同的需求和實際情況加大對各地的支持力度，對于正在建設的檔案室，要足額落實配套資金，確保項目順利實施;安排專項經費應對檔案管理工作發展中存在的具體困難和問題。在現代化辦公設備配備上，將現代科技、微縮科技充分利用在檔案工作管理過程中，加快數字化檔案信息管理進程。在人才培養、數據庫管理等信息化技術方面更加規范化。

（三）加強檔案業務管理建設

首先制定檔案歸檔規范。要提高檔案管理的規范性，要明確其歸檔要求，包括裝訂要求、封面內容的填寫要求和標題格式要求等。其次要加強組織建設，完善相關制度，保證工作人員行為的規范性和合理性，以制度建設促進隊伍建設，減少問題發生的可能。此外，加強檔案管理的精細化水平，實行集中統一管理，明確檔案的收、管、用三個環節的制度，定期進行收集，加強研究和分析，紀檢監察檔案要實行分級管理、責任到人，明確每個人的的職責和義務，強化管理意識。

（四）提高檔案管理的信息化水平

引進自動化的辦公軟件對基層紀檢監察檔案進行管理，通過信息管理系統對檔案文件進行管理。將紙質檔案的內容轉化為數字信息檔案、電子信息檔案，將各類檔案信息都錄入信息管理系統。檔案信息要定期整理，要加強對數據庫的建設，并對數據庫中的信息進行有效的利用。此外，每項工作都制定相應的規范和標準，加強紀檢監察檔案管理工作現代化建設力度，實現檔案信息的數字化管理，提升檔案信息的共享性，最后要采取必要的安全措施，紀檢監察檔案與普通檔案不同，可能會包含一些證據材料、案件辦理過程等涉密信息，因此要確保檔案的安全性，檔案的檢索使用要限定范圍，對到達保管時間的，應該按規定進行銷毀，采取各種必要措施保護檔案的安全和保證檔案庫資源的有效利用。

四、紀檢監察系統檔案規范化管理的成效

（一）便于檔案信息的服務利用

以原始方式存儲的紀檢監察檔案記錄了大量信息，龐雜的信息量， 一旦使用，需要大量的閱讀和搜索，這既費時又費力，通常都需要整理出厚厚的文件。在采用標準化和信息化管理之后，我們使用檔案管理軟件進行統一和集中管理，提取有用的信息，加強分析和判斷，并發揮檔案工作的服務作用。檔案的信息交流和分享可以直接在互聯網上進行，資源共享，以彌補基層紀檢監察檔案利用不足的缺點。

（二）確保了檔案信息保存更加安全

采用紙質作為文檔保存的媒介，由于紙質材料易損壞、占用空間多以及人為的工作疏忽、工作崗位調動等情況的存在，可能會破壞甚至丟失重要的文件數據。采用標準化和信息化來保存，提高了保密性和安全性，并克服了由于紙質文件的損壞而導致的數據丟失的缺點。歸檔文件可以存儲在計算機，CD，USB閃存驅動器，移動硬盤等中，這些設備具有良好的安全性和穩定性，外部環境不容易受到影響，可以長時間存儲，使檔案管理更加安全。

（三）提高了使用檔案的工作效率

檔案標準化和信息化管理可以依靠信息技術，通過計算機實現對紀檢監察檔案的文件信息的收集、分析、核對和搜索，貫穿檔案管理的每個環節，包括對文件信息的分類、錄入、細化和整理等，減少了數據丟失的可能性，查找和分析也可以更準確、方便和快捷。標準化、系統化的檔案信息處理方式，既確保了檔案工作的有序進行，又提高了工作效率。

（作者單位：中共樂亭縣紀律檢查委員會）