高校會計檔案規范管理研究

(四川衛生康復職業學院 四川 自貢 643000)

高校會計檔案是高校各項經濟活動產生的會計資料，是會計進行核算、分析、統計的對象，是接受檢查和審計的重要依據。高校財務檔案是進行科學財務管理過程中，最令人信服的證據材料，它們也是重要的財務會計工作基礎和信息資源。伴隨著高校生源的迅速增加，高校大幅擴招，高校經費來源增加，經濟業務的大幅增加，相關原始憑證和會計憑證數量也有所增加。這一現狀為高校有效進行財務會計檔案管理帶來了大量問題。因此，如何合理、規范、高效地整理高校財務會計檔案是高校財務會計檔案管理工作中必然要面對的眾多基本問題之一。因此，有必要對會計檔案工作給予更多的關注和研究。

一、高校會計檔案的內容

在新的《會計檔案管理辦法》中，對會計檔案的定義是：會計檔案是指單位在會計核算過程中接受或者形成的包括電子會計文件在內的具有保存價值的文字、圖表和其他形式的具有保存價值的會計資料。

根據不同的載體形式，會計檔案在大類別上分為紙質會計檔案與電子會計檔案兩大類。紙質會計檔案又可細分為：手工填寫的會計文件和通過會計軟件系統生成并打印得到的會計文件兩類。電子會計檔案也可被細分為可存儲進電子檔案管理系統中的兩個子類：系統自動生成的電子會計文件和從紙質會計材料電子化得來的電子文件。

根據會計數據來源的不同，會計檔案又可分為兩大類：單位內部形成的會計檔案，例如，會計憑證、會計賬簿、財務報表、會計檔案存放清單、會計檔案移交清冊等；從單位外部收進來的會計資料形成的會計檔案，例如，原始憑證(如，發票、銀行回執)、銀行對賬單、購銷合同等。

新的《會計檔案管理辦法》調整了會計檔案保存期限，將會計檔案的保管期限修訂為10年、30年和永久。因此，根據會計檔案的不同保管期限，還可將會計檔案分為：定期會計檔案和永久會計檔案兩類。

二、高校會計檔案管理的現狀和問題

(一)會計檔案管理制度不完善

通過對8所高校進行的會計檔案管理工作調查，其結果顯示5所高校還未出臺相應的會計檔案管理文件，占調查的62.5%。這表明當前高校會計檔案管理制度非常不健全也不完善，無法實現在會計檔案工作中有法可依和有章可循。并且，隨著會計信息化的不斷加強，電子化的會計檔案的數量不斷增多，電子會計檔案變得與紙質會計檔案同樣重要。因此，高校會計檔案管理必須從制度上加強。在健全管理制度的同時，還需要不斷向信息化邁進。

(二)會計檔案歸檔移交工作存在漏洞

1.在歸檔方面，大多數高校都很重視書面形式的紙質會計文件。例如，計算機打印的會計報表，會計帳簿和會計憑證。但是，尚未充分注意電子會計憑證的歸檔，并且尚未完全備份和歸檔存儲在計算機中的會計信息。一些應當進入長期保存的數據文件經過了多人轉手經辦，人員調換以及硬件設施的更換造成了丟失的問題，從而影響會計檔案的完整性。

2.在移交方面，會計檔案的移交工作普遍存在滯后性。在高校中，傳統的會計檔案移交工作主要是由財務處存放地點移至檔案庫房；按照會計檔案管理規定，高校會計檔案應當由財務處整理好裝訂成冊以后移交給檔案庫房進行統一管理。確實因財務工作需要的，可以延期兩年后再進行檔案的移交。但目前部分高校會計檔案移交工作存在嚴重滯后，并未嚴格按照《會計檔案管理辦法》相關規定進行檔案移交。

(三)會計檔案管理信息化建設落后

隨著高校財務系統的升級，傳統會計業務逐步轉變為信息化會計業務。但是，會計檔案管理并沒有跟上信息時代的步伐，仍然停留在紙質檔案管理水平上，部分高校仍然僅僅運用紙質檔案管理，并未進行電子會計檔案管理。因而存在會計檔案管理信息化建設較落后、會計檔案信息化程度不夠等問題。

三、關于高校會計檔案規范化管理的建議

(一)完善會計檔案管理制度

新《會計檔案管理辦法》出臺后，仍然有許多高校沒有出臺對應的會計檔案管理文件。為了確保高校會計檔案工作順利開展，完善高校會計檔案管理制度十分必要。在建立相關的會計檔案管理制度后，相關各部門的工作管理人員則應按照會計檔案管理中的收集、整理、歸檔、鑒定和銷毀等工作嚴格執行。新制度要充分領會新《會計檔案管理辦法》的精神，并且要兼顧到電子會計檔案管理。在新制度的指導下，形成一整套完整的工作流程，力求簡化程序、提高效率。

(二)優化會計檔案歸檔管理

應當明確相關部門的職責，完善財務會計檔案的分類，修改會計檔案管理制度，完善會計檔案歸檔業務流程，提高會計檔案的備案和分類要求，從而使新《會計檔案管理辦法》的精神貫穿到收集、整理、歸檔、保管財會文件資料的各項業務環節中。

首先，財務人員在收集整理紙質會計資料和電子會計資料時，應當嚴格核實其完整性、有序性、規范性等，對于紙質會計資料和電子會計資料應同等重視，確保文件資料的齊全、完整、信息準確，手續完備。其次，在整理會計資料時，應當按照《會計檔案管理辦法》合理分類歸檔，及時規范整理，確保裝訂立卷合規。再次，在會計檔案移交的過程中，應改變以前直接歸檔的方式。應先由審計處審計合格后，再由財務處編制移交清冊，然后再移交檔案館統一保管。最后，在紙質會計檔案資料保管具體工作方面，應加強會計檔案庫房建設，增設規模適當的財務會計檔案倉庫，配備密集的貨架和相關設備，應當及時接收，有序存儲，定期檢查并妥善保管會計檔案；在電子會計檔案資料保管具體工作方面，應加強電子會計檔案數據的建設，做到及時更新財務系統，運用計算機、網絡信息技術、財務管理軟件等系統及時進行會計核算、分析，輸出會計憑證、會計賬簿、會計報表。此外，財務處也應積極與信息處、檔案館等部門合作，不斷完善電子檔案信息，并將電子會計檔案及時歸檔。

(三)加強電子會計檔案信息化建設

依據新《會計檔案管理辦法》的精神，由計算機等電子設備生成、傳輸和保存的電子會計文件資料，也在會計檔案管理范圍。這有力地促進了會計電子檔案的發展。高校目前應以信息化建設為動力，繼續推進信息化財務系統的建設，完善檔案管理系統，運用計算機、財務管理軟件、網絡信息技術進行會計核算，做好會計電算化檔案管理工作。伴隨著會計準則及會計制度的修訂，高校管理部門應以此為契機，打通會計財務部門與檔案管理部門及信息技術部門的溝通渠道，提升電子檔案歸檔功能、管理功能、查找功能；統一原始數據，建立共享數據庫，開放專用接口，建立保障機制，實現數據實時交換，實現檔案管理系統、財務管理系統、OA辦公系統的融合，使會計信息實現完整性、永久性、即時性、可查找等特性的升級。

另外，新的《會計檔案管理辦法》調整了會計檔案保存期限，將會計檔案的保管期限修訂為10年、30年和永久。因此，有必要加強紙質會計檔案的信息化建設。對于需要保存30年的和需要永久保存的紙質財會檔案，我們應該對其進行集中的數字化處理，從而節省物理空間，同時便于復制檔案資料以確保財會檔案資料的安全，最終保證電子會計檔案的完整性和準確性。