王志軍
Excel的“數據驗證”功能相當強大,我們可以利用這些功能實現數據的限制性錄入,從而在一定程度上提高工作效率。這里介紹幾則比較實用的技巧。
技巧1:根據其他列內容限制輸入
例如某公司的員工信息調查表,在D列填寫配偶姓名時,要求C列的婚否一項中必須為“是”,否則禁止錄入。此時可以選擇相應的目標單元格區域D2:D6,切換到“數據”選項卡,在“數據工具”功能組打開“數據驗證”對話框,切換到“設置”選項卡,選擇“允許”為“自定義”,在下面的公式編輯框輸入如下公式:=C2="是"
完成上述設置之后,如果試圖在“婚否”列為“否”的相應行單元格錄入配偶姓名,此時會彈出如圖1所示的警告信息。
技巧2:分項預算之和不允許超過總預算
例如有一份育兒計劃表,從幼兒園到結婚計劃預算180萬元,要求各分項預算之和不能超過總預算。此時可以選擇B2:B7區域,切換到“數據”選項卡,在“數據工具”功能組打開“數據驗證”對話框,切換到“設置”選項卡,選擇“允許”為“自定義”,在下面的公式編輯框輸入如下公式:=SUM($B$2:$B$7)<=$D$2
完成上述設置之后,如果分項預算之和超過了總預算,就會彈出如圖2所示的警告信息。
技巧3:限制錄入周末日期
在假期計劃表的B列填寫擬定日期時,要求不能錄入周末日期。此時可以使用如下公式:=WEEKDAY(B2,2)<6
上述公式的WEEKDAY(B2,2),是根據B2單元格的日期,返回對應的星期,如圖3所示,第二參數使用2,用數字1~7來表示周一到周日,WEEKDAY(B2,2><6,表示限定錄入日期小于周六。