項目物資現場管理系統實施推廣總結

□ 文| 徐 江

項目物資現場管理系統軟件概述

項目物資現場管理系統是我公司設計院自主研發的軟件《項目現場物資管理系統V1.0》且獲得由中國國家版權局頒發的計算機軟件著作權登記證書。項目物資現場管理系統可實現資源共享，能達到信息化管理的目的。流程任務通過企業即時通訊軟件進行提醒，實現現場物資管理的無紙化辦公。項目物資現場管理系統是一套基于臺式機電腦WINDOWS操作系統平臺的專業應用軟件。該系統含有7個基本功能模塊，分別為物資接收管理、清點管理、入庫管理、出庫管理、退庫管理、缺陷管理。該系統操作簡單、易于理解、上手較快，且運行環境要求較低。

接收管理、清點管理是該系統的基礎。當設備物資到貨，通過接收管理模塊導入箱單后，可以清晰了解到了解到所到設備物資的箱件號、所屬系統、設備物資名稱（包含明細清單）、包裝方式、重量、卸貨地點（存放區域）、收貨人和收貨時間。通過接收管理模塊可對所抵達現場的設備物資進行全面了解，而再通過清點管理模塊可記錄開箱驗收過程中發現的缺陷問題，以及到貨物資的復核情況。

該系統的核心是入庫管理、庫存管理、出庫管理三者之間的聯動，每一個數據的變動都將影響其他模塊數據的相應變更，當完成入庫或出庫操作，系統會自動完成庫存量的修改，并且每一步流程信息都能實時跟蹤。另外，在庫存管理模塊中，還有上傳照片功能，查詢設備物資時可以通過照片與實物對應，不僅增強了項目現場物資信息的管理能力，而且也提高了工作效率。退庫管理模塊可以了解當前設備物資的退庫情況，特別是專用工具的借用退還情況。缺陷管理模塊能記錄設備物資到貨及開箱驗收時發現的缺陷，并在過程中留下痕跡。

另外，查詢功能是該系統的另一亮點，在系統中既有單條查詢，也有多條查詢；有模糊查詢，也有精確查詢；并具備將查詢結果導出的功能，可更為清晰明確地了解查閱的內容。

從2019年春節之后，項目物資現場管理系統已在我公司國內外兩個項目——孟加拉米爾薩萊項目及廣西百色百礦項目開始實施推廣試點，現就該系統在兩個項目實施推廣情況及成果進行總結匯報。

該系統的實施推廣階段

實施前期階段（3個月-2019年2、3、4月）：廣西百色百礦項目部及孟加拉米爾薩萊項目部對該系統在現場管理應用中出現的主要問題進行了總結匯報，并提出了一般性改進要求或改進建議。在管理創新小組的領導下，物資部與公司內網主管部門協商解決了問題或者問題得到了進一步處理。

故障切換運行階段（5個月-2019年5、6、7、8、9月）：現場項目部與公司物資部之間良好互動，對出現的問題實時取得了該管理系統后臺技術支持。

實時工作上線切換，及時處理軟件使用當中出現的問題，或提出了具體功能改進要求——修改現有功能或增加新功能。達到了系統能夠故障切換、穩定運行，實現資料在線協同編輯，上傳數據存儲安全。而且在實施過程中，逐步實現了該系統使用管理的工作準則，制定了用戶操作使用手冊，及時進行了操作培訓，實現了持續的維護及應用改進創新。

系統運行驗收（最后1個月-2019年10月）：會同兩個項目部及公司有關部門對該項目物資現場管理系統進行了驗收總結匯報，并在會場展現了實時互動。

該系統現場運行出現的問題及解決方案

在現場安裝使用三個月之后，兩個項目部將使用情況匯報反饋給物資部，物資部將遇到的問題作以梳理分析、歸納總結并與公司內網主管部門共同會審，制定解決方案，再由技術后臺執行系統升級改造并投入應用，之后還根據項目現場的使用反饋不斷修補，改善系統應用并提升使用體驗。

軟件問題及解決方案

1.文件格式匹配與導入導出問題。各個廠家所供的表單文件格式，如箱單格式，與該軟件設計的箱單模板無法完全匹配，無法直接導入使用，需現場重新制單錄入，導致現場重復工作，增加工作量。解決方案：要求廠家統一按該系統模板制單，或者該軟件修改設計、改良模板。

該系統的箱單模板分為Sheet1（總裝箱清單）和Sheet2（詳細裝箱清單），如不能盡快解決格式匹配以及文件導入導出問題，不但不能減負，反而增加現場工作量。其后，內網主管部門對該軟件修改設計、改良模板，留出冗余。

2.錄入數值位數問題。箱單錄入數值出現小數時，系統認定數值錯誤，無法輸入。但有些物資，如鋼材數量，經常出現小數。而且出現小數點后無限不循環、數據錯位、模板不能套公式計算、多出一行空白行。其后，內網主管部門優化解決了系統錄入功能。

3.文件上傳問題。上傳箱單、開箱驗收單、照片、入庫單的時候，無法判斷是否上傳成功，特別是文件較大的時候。其后，內網后臺增加了上傳附件容量和上傳進度條，且上傳成功后增加預覽模式。

4.批量操作問題。其后，內網后臺改進功能批量操作，方便編輯，比如每頁的數量條等。

5.權限設置問題?，F場不可能完全避免錯漏錄入、上傳等錯誤，不能及時消除則影響統計。其后，內網后臺對于每個項目給予某一人（類似群主管理員）有修改系統內容的權利，以便于刪除錯漏錄入、上傳等錯誤，而其他人則低于該權限以避免誤操作。

6.文件修改問題。完成錄入提交之后，發現錯誤卻不能完全修改，例如：僅能修改箱單，而不能修改箱件清單。其后，內網后臺改進了該功能模塊，保證了項目臺賬準確性。

7.文件備注問題。設備材料會經常出現特殊或復雜的情況，如不同廠家箱單編號雷同、現場實際收貨與箱單出現差異等等，需特別標記備注，以便于查詢和區分。其后，內網后臺添加了備注欄。

硬件網絡環境問題及解決方案

1.提高該系統的穩定性，提高內網的響應能力。由于項目物資現場管理系統嵌入在湖北公司內網之中，在外網使用的情況下需使用VPN才能夠登錄。而即使在國內，VPN也容易掉線，導致在使用的過程中也連帶此系統掉線，以致使用不順暢，造成文件上傳失敗。其后，內網主管部門改進了系統及內網的穩定性和響應能力。目前，在國內通訊較好的三級以上城市應用情況良好，而國外通訊受影響因素較大，比如在孟加拉，僅能在達卡辦事處登錄，在米爾薩萊現場無法在線使用，而項目物資人員不可能長期脫離現場辦公，目前的解決辦法是物資人員將EXCEL表格每月傳給達卡辦事處登錄上傳。

2.降低該系統對硬件及網絡環境的要求?，F場辦公條件有限，特別是在海外不發達國家及國內落后地區，外圍基礎設施較差，項目部現場辦公硬件配置普遍不高，比如現場無服務器、無不間斷電源。但是又經常遭遇斷電斷網，數據錄入經常丟失，上傳經常掉線，而重復勞動又極大影響該系統的使用效率。其后，內網主管部門做了改進，系統增加離線斷點續傳、手動/自動保存、文件修復、數據恢復等功能。但海外發展中國家條件與國內條件畢竟不能同日而語，在線應用影響因素頗多，目前的解決辦法也是物資人員將EXCEL表格每月傳給達卡辦事處登錄上傳。

結語

項目物資現場管理系統的實施，不僅方便快捷地實現了項目物資的現場到貨接收清點、出入庫、借還及缺陷等管理的臺賬記錄，而且實現了總部遠程跟蹤、動態了解并可實時指導。根據現場物資的出入庫、存量及缺陷處理等信息，可動態調整計劃采購和發運，基本達到了項目現場物資管理的標準化、精細化、智能化、統一化的管理成效。目前，從項目現場的實際應用來看，國內三級以上城市及國外首都城市可以實現在線運行，而其他偏遠或通訊設施較差地區還無法應用，遠期可逐步通過不斷改進升級實現資源共享、信息化管理及最終現場物資管理的無紙化辦公。以后，公司內網技術人員也需主動匯總、分析、整合、匯報系統信息，讓系統修補升級的過程可視化，讓項目現場人員更多的從系統本身獲得更多有效的功能及操作指導，而不是閉門造車。由于基建施工項目現場不確定的特點，系統功能可能客觀因素受制約，不能完全達到應用條件，這也需降低現場物資管理的期望，在承諾管理目標的同時，更多說明客觀存在的制約因素，不硬性要求實時在線應用，同時使用離線替代方案，間接達到總部對項目現場進行全天候遠程管理的總目標。