如何做好科研機構檔案編研工作的研究探討

摘 要：新時期，要做好檔案開發利用工作，就必須要重視檔案編研，從編研的視角對信息資源進行整合，推動科研機構檔案事業的發展。故此，如何有效對檔案資料進行編研，增強檔案利用效益的同時，彰顯檔案編研的價值，是當前科研機構檔案管理者需要關注的問題。故此，文章以科研機構為研討對象，分析科研機構檔案編研工作的意義，闡述科研機構檔案編研工作中存在的常態問題，并提出自己的看法，旨在為相關科研機構提供借鑒。

關鍵詞：檔案編研;科研機構;意義;問題;對策

1 科研機構檔案編研工作的意義

1）開發檔案信息資源的有力抓手，能夠提升檔案利用率。檔案資料歸根到底是一項信息資源，對其進行管理的最終目的是開發和利用。故此，必須要重視檔案編研工作，通過檔案編研對向相關的檔案資料進行整合，進一步提升檔案利用效率和質量[1]。除此之外，只有大力開展檔案編研工作，推動檔案管理從實體管理向信息管理、知識應用轉變，才能真正發揮出檔案的價值。

2）檔案編研是促進檔案發展的有效途徑。作為檔案開發利用的重要一環，檔案編研能夠推動檔案事業的發展，確保檔案管理走向現代化、標準化以及科學化。一是通過檔案編研可以將各種零散以及無序的信息資源進行系統提煉，將其整合為系統性更強、規范性更高的檔案資料，確保檔案管理工作的有序性。二是通過推動檔案編研可以促進檔案專題建設工作，方便相關檔案需求主體檢索、查詢以及開發利用檔案。

3）為科研機構提供完整、準確、及時的信息服務?？蒲泄芾硎且豁椣到y性工作，檔案編研在其中發揮在重要的憑證作用、參考作用。一是通過檔案編研工作，提升檔案資源利用效率，既可以更好地為科研機構的領導提供決策咨詢，也為科研人員提供信息參考。同時，伴隨科研機構各項工作不斷深入以及員工檔案意識不斷增強，越來越多的員工已經開始意識到檔案編研的價值。為此，必須要進一步強化檔案編研工作，確保檔案管理部門能夠為科研機構提供完整、準確、及時的信息服務。

2 科研機構檔案編研工作中存在的常態問題

1）編研責任意識不強、隨意性大。當前，部分科研機構對檔案資料進行編研過程中沒有形成一套系統、規范的編研體系以及標準化的流程，導致檔案編研工作的效果的明顯。一是部分科研機構對于檔案編研工作缺乏正確的認識，尚未充分意識到檔案編研對于本機構的價值，導致編研工作中止、編研工作陷入困境[2]。二是部分科研機構更重視檔案資料的收集與整理，忽視從檔案開發利用的角度對檔案進行編研，編研責任意識不強、隨意性和盲目性大。

2）信息技術在編研領域的應用不強。部分科研機構在編研過程中仍然采取手工編研的方式對資料進行匯集、整理，尚未充分應用現代化信息技術開展編研工作。一是檔案管理系統的功能單一，無法滿足檔案管理者的編研需求，影響編研工作的效率。二是對大數據技術的應用能力不強，難以有效查找并整合相應的信息資源，

3）科研人員的參與力度不足。從現代檔案管理學的視角來看，檔案編研是一項需要分工配合以及相互協助的工作。然而，實踐中部分科研機構檔案管理者日常忙于對檔案資料進行整理以及借閱，難以有較多的時間參與到編研工作當中。同時，部分具有專業知識的科研人員也沒有參與其中，導致科研機構在檔案編研時只能局限于榮譽匯編、單位獲獎、組織機構沿革以及政策文件匯編等領域，難以從科研管理的角度開展編研工作，影響了編研內容的深度和廣度。

4）忽視編研成果的宣傳與利用。當前，部分科研機構雖然意識到檔案編研的重要性，但并沒有從宣傳與利用的角度對編研成果加以應用[3]。一是各類檔案編研的系統性不強，傳播范圍窄、受眾范圍小，并沒有產生較好的影響和效益。部分編研成果沒有充分應用到科研機構各項工作當中，浪費編研成本的同時，導致編研工作愈發不受重視。二是缺乏利用思維，不知道如何對編研成果進行開發利用。

3 做好科研機構檔案編研工作的有效對策

1）強化檔案資源的開發意識。過去一段時間內，部分單位之所以忽視檔案編研工作，主要是認為部分檔案內容具有一定的保密性，即使編研后也無法大規模進行開發與利用。在這種環境下，檔案管理者更傾向于對檔案進行收集與管理的。除此之外，部分檔案管理者缺乏深層次的檔案開發意識，檔案編研的素質不高。為此，一是要強化檔案管理者的責任意識以及服務意識，開展以“檔案編研”為主題的教育培訓活動，確保檔案管理者能夠適應新形勢下科研機構檔案編研的需要。二是要加強對檔案編研工作的支持，分別配套以相應的人力、物力以及財力，建立健全檔案編研體系，明確檔案編研流程，打造系統性強、科學性高、可行度大的檔案編研機制。

2）將信息技術應用于檔案編研工作。信息化社會，科研機構要重視信息技術的應用，提升編研的效率和質量。一是完善檔案管理系統功能，實現在檔案管理系統終端對檔案資料進行“一站式”編研，減少編研難度。二是要強化對信息技術的應用，在資料檢索環節對信息資料進行進一步的總結、提煉以及匯編。為此，相關單位要借助大數據的優勢，實現對檔案內容信息、檔案利用數據以及其他信息的檢索與分析，為檔案編研工作提供強有力的支撐。

3）加大科研人員的參與力度。新形勢下，科研機構不僅要注重檔案資料在單位管理中的作用，也要重視檔案資料在科研活動中的作用，強化對科研管理領域檔案的編研工作。一是要加大科研人員的參與力度，形成科研人員與檔案管理人員相互協助、分工配合的檔案編研機制。二是要重視科研人員的建議，按照科研人員的需求來開展檔案編研工作，提高編研成果的深度和廣度。充分挖掘檔案資料的價值，增強編研成果的質量，進而推動科研機構長遠穩定發展

4）重視編研成果的宣傳和利用。為了進一步凸顯檔案編研成果的價值，各個科研機構要重視編研成果的宣傳和利用。首先，對檔案編研成果進行宣傳時，要充分考量檔案的性質以及內容。對于涉及科研機構秘密、知識產權以及其他涉密檔案，不能夠進行宣傳和利用，而是應當嚴格遵守相應的保密規定。其次，將編研成果作為科研機構內部學習、決策的重要資料，進一步發揮編研成果的知識價值、憑證價值以及參考價值。最后，要深化對待檔案編研工作的理解，擴大編研成果的開發、傳播與利用，滿足相關主體的信息需求，進一步推動檔案編研工作的開展。例如，通過與上下級單位之間建立共享渠道，將編研成果進行共享，延伸檔案利用工作的價值鏈。

4 結束語

檔案事業不斷前進的現階段，科研機構檔案管理與檔案開發利用工作需要進一步加以變革。具體而言，科研機構不僅要重視對檔案資料進行管理，也要重視檔案資料的知識價值、憑證價值以及參考價值，拓寬檔案資料的利用范圍，創新檔案資料的利用模式。文章從檔案編研的視角對檔案開發利用工作進行探討，具有一定的現實意義與理論價值。通過本研究可以發現，未來科研機構在推進檔案編研工作時，一是要強化檔案資源的開發意識;二是要將信息技術應用于檔案編研工作;三是要加大科研人員的參與力度;四是要重視編研成果的宣傳和利用。

參考文獻

[1]白嘉興.關于做好檔案編研工作的思考[J].蘭臺世界，2019（S2）：86.

[2]張潔.檔案編研成果利用的策略性研究[J].城建檔案，2019（10）：39-40.

[3]董野.檔案編研工作在科研生產中的作用與意義[J].辦公室業務，2018（10）：126-127.

作者簡介

趙翔燕（1970-），女，黑龍江省大慶市人，本科，畢業于吉林大學，館員，研究方向：檔案管理。