科技社團數字化轉型路徑探析

庹焱 龔禮敏 顧東瑜 張夢佳 朱曉珺 裴艷 張詩怡

[摘 要]隨著數字中國建設戰略的部署推進，數字化轉型成為科技社團發展的必然選擇。該文通過回顧上海市護理學會數字化建設發展的三個主要階段，展望數字化建設近期規劃，分享學會數字化建設過程中的經驗。該文提出，應立足社團現有基礎和所處環境來確定社團數字化的推進方式，以改善服務對象的體驗為目標，找尋推進社團業務數字化的切入點，以提高組織效率為抓手，推進社團管理數字化持續迭代更新，逐步從數字化升級向數字化轉型邁進。

[關鍵詞]科技社團 數字化 轉型路徑

[中圖分類號]G322.25 [文獻標識碼]A [文章編號]1001-9596（2020）03-0048-06

當今世界，以云計算、大數據、物聯網、移動互聯網、人工智能為代表的新興技術快速發展，數字中國建設已上升為國家戰略[1]。各行各業的商企、公共服務部門、教育科研機構、公益機構，以及文化創意組織等都希望搭上數字化轉型升級的快車[2]?？萍忌鐖F作為科技類的非營利組織，既是創新型國家建設的重要組成部分，也是參與社會治理的重要模塊[3]?！皳肀底只笔强萍忌鐖F生存和發展的必然選擇，更是實現服務科技工作者、服務創新驅動發展戰略、服務公民科學素質提高、服務黨委政府科學決策四大職能的基本要求。

一般認為，傳統產業的數字化進程可分為信息數字化、業務數字化和數字化轉型三個不同發展階段[4]。近10余年來，特別是從2015年電子支付開通以來，上海市護理學會高度重視數字化建設，在信息數字化和業務數字化方面都有了較大的提高，并為進一步全面規劃、有效推進學會的數字化轉型奠定了基礎。

一、上海市護理學會數字化建設發展回顧

（一）基于PC端的信息數字化建設1.0時期

2000—2013年，學會分析各項業務發展過程中存在的問題，結合學會實際情況，積極探索基于PC端的信息數字化建設，從2000年起，建立會員數據庫、志愿者數據庫、各類項目電子管理文檔等。2009年，學會推出官網，主要用于學會學術、繼教、科普等各方面信息的發布。2011年，學會主辦的《上海護理》雜志開通網上投稿系統，發布雜志文章的相關信息，為作者投稿和專家、編輯審稿提供了平臺，提高了學會期刊編輯的辦公效率。在這一階段，學會開始將學會人員和相關業務方面的信息進行數字化儲存與傳遞，并開始將基于PC端的軟件用于期刊編輯辦公，提高了工作效率。

（二）基于移動端的單項業務數字化建設2.0時期

2014-2017年，學會在前期PC端信息化建設的基礎上，進一步拓展數字化建設的應用領域，逐步轉向移動端的單項業務數字化建設。

1.活動流程的數字化。2014年，上海市護理學會啟用了基于移動端的在線報名與現場管理系統，隨后相繼開通了在線支付與電子發票。學會各類活動均實現了在線預報名、預繳費、獲取電子發票及現場掃碼或刷臉簽到、提供電子會議資料等，這一系列舉措有效提高了學會學術、繼續教育以及科技服務各項活動組織管理的數字化程度，提高了工作效率，改善了參會者體驗。

2.健康科普的數字化。2015年起，上海市護理學會在傳統科普工作方式的基礎上，依托學會微信訂閱號推出在線健康科普專欄“護你健康”，下設護健微課、護健視點、護健圖文、護健甄選、心海護航、意義日歷等多項子欄目，逐步探索線上線下融合發展的學會科普工作新生態。訂閱號先后獲得上海市科協2015年上海十大科普微信公眾號、2018年上?？破战逃齽撔陋効破諅髅姜勅泉?、2019年上海市十大健康微信公眾號入圍獎。

3.繼教培訓的數字化。2017年，上海市護理學會“護慧云課堂”APP上線，為會員提供遠程學習課程，學員可以在線學習、考試、申請電子學分證，管理人員可以按照證書編號核驗證書真偽，該APP還可以用于線下課程的考試、閱卷?！白o慧云課堂”年均使用人數達2萬多人。

4.項目管理的數字化。2017年，學會秘書處內部辦公引入明道云的數字化項目管理工具，推進學會各類項目立項、啟動、計劃、執行、控制至項目結束和總結的項目全過程管理。學會各類項目實施流程初步實現了數字化管理。學會還嘗試使用契約鎖進行文件簽署和公章使用。

（三）系統融合的多項業務數字化整合3.0時期

從2018年至今，學會積極將各單項業務數字化進行整合，以期能夠為會員提供更流暢的服務體驗，并進一步提高學會內部工作效率。

1.依托微信服務號打通會員管理與業務流程系統。2018年，學會開通了微信服務號，并依托服務號將會員管理與學會各業務項目流程的數據打通。護理人員可以在服務號上提交申請、在線審批、在線繳費和續費、領取電子會員證。會員可以在服務號上查詢學會各類活動信息。在學術、繼教和科研項目報名時，系統自動識別會員身份，自動審核其參會資格或享受活動優惠的資格。通過服務號的會員中心，會員不僅可以查詢和下載參會證明、電子學分證、活動報名二維碼和申請電子發票，還可以回溯歷次參加學會活動的情況和電子發票獲取情況。以上舉措均有效提升了會員服務的品質和效率。

2.依托企業微信整合項目管理工具。2020年初，學會開始使用企業微信，旨在運用企業微信豐富的辦公應用和強大的管理功能推動業務管理數字化的進一步升級。先期使用的明道云項目管理軟件已經入駐企業微信平臺，統一的項目管理工具入口，將會進一步提高管理效率。

3.聯動微信訂閱號與官網健康科普欄目。2020年初，學會網站和訂閱號的科普欄目實現了自動提取發布，在訂閱號發布的科普文章，可以同步在網站上發布出來，拓展了健康科普作品的傳播途徑，擴大了傳播范圍，提高了傳播效率。

二、上海市護理學會數字化建設近期規劃

全數字化是科技社團應該努力的方向和最終目標，社團應立足信息數字化、業務數字化現有的發展基礎，時刻了解和把握數字技術的發展進程，努力探尋向數字化社團轉型的路徑。未來，上海市護理學會數字化建設發展規劃將包括以下方面。

（一）優化數據管理

實施數據治理項目是數字化轉型的基礎。有學者指出，主數據建設在企業信息化戰略中處于核心地位[5]。世界各國政府的數字化轉型中，數字信息的標準體系建設也是重要的環節之一[6]。關于科技社團數據資源分析的文獻不多，但是如果進一步推進數字化轉型，學會必須著手梳理數據類型，確定自身的主數據、運營數據（即企業中的交易數據）和指標數據，并進一步統一數據語言，統一制定數據標準，實現數據共享，使數據資產價值最大化[5]。學會將進一步運用各類應用軟件，將現有數據根據其不同的類型、屬性進行打散，實現數據碎片化，再整合到集中的數據庫中，從而實現數據更新、提取、存檔等一體化管理，這將彌補以往數據提取不便、更新不及時等不足。

（二）優化數字產品

數字化時代，為服務對象提供數字化產品和數字化服務是非常重要的。為會員和其他服務對象提供專業化的數字產品，是科技社團積極擁抱數字化的一個重要內容?！盎ヂ摼W+”時代，數字營銷繁花錦簇，欣欣向榮，但是當大眾見多識廣之后，依然會以“內容為王”。學會將積極開發具有專業性、科學性的高品質數字化產品，包括期刊的數字化出版，逐步實現期刊文章的電子出版、網絡出版，從而提高高質量稿件等的傳播效率，以應對紙質期刊發展的瓶頸;進一步推廣圖、文、聲、影相結合的科普作品，以更好地滿足廣大科普受眾的閱讀需求;錄制并推出各類線上課程和講座，集學會各方面的學術力量，將護理人員想聽、想看、想學的學術知識以在線的形式推出，滿足護理人員獲取知識的便捷性、可重復性等;開展遠程學術交流項目，實現護理相關學術的線上共通，如會議連線直播、科技項目在線評審等。

（三）優化數字工具的應用

在數字化蓬勃發展的今天，很多互聯網公司為各行各業提供了豐富的數字化工具，比如“政務釘釘”和企業微信;零代碼開發平臺，通過代碼的模塊封裝，使并不是負責專業開發的業務人員也可以快速開發所需的業務應用，從而降低成本，提高效率。從字面上看，“政務釘釘”是為政府服務的，企業微信關注的是企業需求，但是其中很多功能是可以直接用于科技社團的。2019年12月23日發布的企業微信3.0，升級了群聊功能、開放了客戶朋友圈內測，并推出了高效協同工具套裝。上海市護理學會將在使用企業微信基礎工具的同時，積極拓展工作人員學習高效協同的相關工具，讓非信息專業的工作人員充分利用這些數字化工具，如通過零代碼開發平臺運用自定義模塊自由生成工作項目，以運用于不同類型的學術活動管理、培訓班組織管理、各類信息的上報收集等，為學會運營賦能，這也是加快數字化轉型步伐的重要推動力。

三、科技社團數字化轉型路徑分析

（一）立足社團現有的基礎和所處環境，確定社團數字化推進的方式

科技社團數字化建設的推進，要從兩個維度進行思考。一是變革的深度?？梢允亲兏锓缺容^小、不改變現有運營模式和戰略的強化戰略，也可以是變革幅度比較大、重構組織戰略和運營模式的重塑戰略。二是變革的廣度?？梢赃x擇重要和急需的項目重點突破，也可以系統、全面地推進[7]?？萍忌鐖F要客觀評價自身現有的數字化程度與數據應用能力，用于數字化轉型的經費預算以及所在行業的穩定程度，在此基礎上確定自己的轉型方式?？萍忌鐖F屬于非營利組織，經費有限，能夠投入到數字化轉型中的費用更少;專職工作人員不多，數字化人才更是匱乏。與企業相比，科技社團所處的外部環境比較穩定，競爭不算激烈，謀劃轉型的時間相對充裕?；诳萍忌鐖F的現狀，數字化轉型應以階段獲取成果的方式分步實施。上海市護理學會數字化轉型的探索，是從某一項業務到多項業務應用數據化管理，再到多項系統的數據打通，每一個階段性目標的實現都可以提升效率、降低成本，提高團隊數字技術的應用能力，堅定組織數字化轉型的信心與決心。

（二）以改善服務對象的體驗為目標，找尋推進社團業務數字化的切入點

科技社團工作的重要職責是促進學科發展和人才成長、推進自主創新、傳播科學文化、規范學術行為、推動學術建設、提供科技服務和反映訴求[8]?？萍忌鐖F的核心業務都是圍繞這些職責展開的，如舉辦學術會議、開展專業培訓、組織科普宣傳、提供科技咨詢與評價等。

1.改進現有業務的服務方式。在開展各項業務的過程中要利用數字技術，提升服務對象的體驗，提高工作效率和服務質量。與服務對象每一個接觸場景內，都可以成為數字技術的切入點，比如在學術活動中把發布活動通知、形式，從寄送紙質文件，逐步轉為向郵箱、短信、微信群、微信公眾號推送;活動報名途徑，從郵寄紙質版報名表，逐步轉為傳真回執、微信群回復，到點擊鏈接或掃碼報名，并提供線上選座系統服務;付費從現場刷卡到線上支付;發票領取從現場排隊領取，轉為線上直接獲取電子發票;參會報到從紙質簽到，到逐步轉為掃碼簽到、刷臉簽到;演講過程中可以推行直播、在線提問等互動形式。這些場景改造的原則是多遠程、少現場，多移動端、少PC端，多簡單直接、少中間環節。在政府都在大力推進數字化轉型的今天，改善服務對象的體驗是一項賽跑式的競爭[7-8]?？梢灶A見，服務對象對科技社團服務的數字化要求必然越來越高?？萍忌鐖F服務對象的核心是會員，但不限于會員，進行業務流程的數字化改造時，要梳理所有服務對象的可能需求，努力使對方獲得最佳的參與感受。

2.拓展新的服務業務。隨著服務對象對數字化社會的接受程度日益增高，科技社團要積極探索利用數字技術開展新的業務。如在科普方面應積極探索適用于新媒體傳播的視頻類、圖文類科普作品;在專業培訓中嘗試推出視頻錄播課程、在線直播課程等更為年輕人喜愛的形式;科技期刊出版中融入數字化元素;學術交流采取遠程討論和咨詢的形式等。越來越多的數字原生代已經進入各行各業，科技社團開展數字服務業務的能力，也將會成為今后評價社團先進性的指標之一。

（三）以提高組織效率為抓手，抓住推進社團管理數字化的著力點

1.改進人員溝通方式。社團內部的溝通包括多個層面，如學會負責人、常務理事、理事、會員代表、分支機構負責人、分支機構委員、秘書處工作人員等，常用的溝通方式有電話、短信、郵件、微信私聊、微信群等。上海市護理學會自2018年起使用微信服務號定向為不同人員發送通知并收集回執，進一步提高了各層級人員之間的溝通效率。2020年，學會將各類用于工作溝通的微信群組匯聚到企業微信中，將主要工作微信群組與其他群組區分開，在不影響即時溝通的同時，也方便了溝通數據的備份與回溯。

2.推進無紙化辦公。社團要積極推進應用文字、表格、日程管理等辦公事務處理軟件包的使用，并使用各類數字化辦公系統進行項目流程控制、電子簽約、用章管理和數據存證等，進一步推進各類辦公文件的申請、審批、簽署、歸檔，能在線上完成的，就不在線下進行。

3.探索自動化管理方式。有些工作流的自動化是單系統可以完成的，如會員會費到期提醒，可以設為自動觸發或人工觸發的方式。而有一些自動化的管理則是多系統聯動的，如希望會員參加繼續教育培訓后自動獲得電子學分證書，則需要把繼續教育項目管理系統和會員管理系統聯動完成，由一個工作流的某個字段觸發另一個工作流，從而提高辦公效率。

（四）持續迭代更新，逐步從數字化升級向數字化轉型邁進

數字化建設是一項長期、漸進的工作，不可能一蹴而就，即使初始規劃的設計再完美，在推進過程中也可能會遇到各種因素而不斷進行調整。

1.社團成員認知的更新。數字化轉型不僅需要技術，也需要人的改變。最初階段要引導、鼓勵業務人員、相關部門學習使用數字化工具，適應數字化對傳統流程的改造。這一階段往往是困難最多的時期，特別是對于已經習慣傳統工作流程的人員來說，對新事物一時難以習慣，或者對新流程的風險防控問題提出質疑是非常常見的，而且新的流程在推進過程中確實難免會出現差錯。上海市護理學會在使用電子發票平臺初期，就曾出現過因字段設置有誤，一次性開錯多張發票的問題，還遇到過有會員單位拒絕報銷電子發票的情況。這一階段的重點在于改變認知，主要是通過說服教育讓大家了解數字化、接受數字化，包容探索過程中出現的失誤甚至是錯誤。數字化建設進行到一定程度，階段性成果有所顯現，效率和質量也就會顯著提高，大家就會開始適應、認同在工作中運用數字化技術。這時，可以鼓勵業務人員自我分析，思考如何進一步提高自己分管業務的數字化程度，社團應該為IT人員和業務人員提供便捷的交流途徑，以進一步研討改進。有了前兩個階段的基礎，可以進一步深化業務人員對數字社團的理解，提升其對數據重要性的認識，提高其對數據管理、分析和應用的能力。這是社團數字化轉型的基礎性工作之一。

2.社團業務數字化程度的迭代升級。迭代是指通過無數次、不斷的、重復的接近一個目標，折返接近，再折返再接近，最終達到目標的非線性的進程[9]。它不是一次性完成的，是通過不斷重復的，但每次重復又比之前更好一點。和其他組織一樣，科技社團的數字化轉型也是既無現成方法可循，也無過往經驗可依，一蹴而就轉型到位是不可能的，只能在一步步的實踐中逐漸深化認知，摸索出指導未來的規律。在不斷的重復—改進—升級過程中，持續升級社團數字化程度，探索社團數據決策和數據驅動的運營模式。

參考文獻

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[9]韓同志.究竟什么是迭代？[EB/OL].[2020-02-11].https：//www.jianshu.com/p/1a0b810e0a8b.