大數據時代機關單位檔案管理工作探討

唐群英

摘 要：隨著互聯網信息技術的快速發展，大數據技術對人們的生活和工作產生了深刻影響。大數據時代下，機關單位必須要積極創新數據檔案管理的方式方法，深入挖掘信息之間的內在聯系，為機關單位發展奠定基礎，全面提高機關單位建設水平。本文通過對大數據時代下機關單位檔案管理工作進行詳細分析，總結大數據對機關單位檔案管理的重要影響，明確當前機關單位檔案管理存在的主要問題，提出具體開展策略，全面增強機關單位檔案管理的質量，保證機關單位檔案管理水平全面可持續。

關鍵詞：大數據時代;機關單位;檔案管理

引言

在大數據背景下，機關單位必須要持續深入的改革，滿足社會經濟的發展需要。檔案管理作為機關單位最重要的內容，如果檔案管理不完善、效率不高，阻礙機關單位各項工作順利開展。在大數據背景下，通過利用大數據技術深入挖掘數據檔案之間的內在聯系，減少對人力的依賴，滿足大數據時代的發展需要，推動機關單位檔案管理的發展水平，創建完善的檔案管理信息系統，提高機關單位檔案管理工作的質量。

1大數據時代機關單位檔案管理產生的重要影響

1.1大數據的發展為檔案管理開展提供了數字化支持

隨著互聯網信息技術的快速發展，給人們的生活工作帶來了翻天覆地的變化，人們可以足不出戶，利用互聯網快速獲得檔案信息，這些信息技術也改進檔案管理工作的模式，提高工作效率。在大數據時代下，機關單位檔案管理工作必須實現立體化服務，創建完善的數據褲，對檔案信息進行集中處理，形成機密性和嚴謹性檔案管理系統，確保機關單位的檔案管理工作效果全面提高。

1.2大數據時代下利用大數據技術可以提高檔案管理質量

在大數據時代快速發展的過程中，工作人員必須要不斷改進自身的思想，只有積極創新傳統的工作模式和工作理念，充分發揮大數據的優勢，提高檔案管理工作效率。大數據技術可以對海量檔案信息進行深入挖掘，自動對不同類型的數據進行歸納整合，提高事業檔案管理的水平。大數據技術還根據機關單位的實際發展情況進行分析，強化檔案管理的數字化程度，符合機關單位的特色發展需要。

2大數據時代下對機關單位檔案管理的主要挑戰

2.1人員意識的挑戰

任何一個數據對機關單位而言都至關重要，無論是數字、文本、圖像還是照片、磁盤等形式，都能夠幫助機關單位做出相應的調整。隨著機關單位的不斷發展，機關單位數據越積越多，對數據存儲管理也非常關鍵。傳統數據存儲主要依托于虛擬環境下數據保護，增強數據的備用性能。但是這種數據存儲方式容量比較小，必須依靠人工才能夠實現存儲。在大數據時代，檔案信息具有規模大、速度快、形式多樣的特點，要想滿足大數據時代的發展需求，最主要的就是根據機關單位自身的實際情況，制定科學合理檔案管理策略。在新時期，隨著機關單位改革力度不斷加大，機關單位檔案管理工作由政府逐漸轉向民眾，削減其政治性，提高社會性。但機關單位具有明顯的特殊性，很多機關單位人員卻沒有轉變自身的思想觀念，對檔案管理工作還不夠重視，導致傳統觀念意識水平無法及時轉移，造成檔案信息丟失的情況，嚴重影響機關單位檔案管理的效果。

2.2知識結構的挑戰

要想在大數據時代提高檔案管理的工作質量，檔案管理人員自身必須要有豐富的知識儲備與積累，滿足大數據技術的需要。隨著國家機構、社會團體和個人組織的參與方式發生顯著變化，檔案產生價值也必然有相應的調整。如果檔案管理人員自身的知識結構停留在傳統的知識層面上，很容易引發工作漏洞，無法做到與時俱進。

2.3信息保密工作的挑戰

在大數據時代機關檔案檔案管理的過程中，最主要的就是加強檔案管理保密工作，尤其是對重大檔案。發信息進行保密，減少信息損失。很多機關單位盡管有保密工作制度，但還不夠完善，尤其是對保密制度貫徹落實不夠深入，使檔案信息的保密工作面臨巨大壓力。在大數據時代下，機關單位可以利用計算機網絡來提高檔案管理的工作效率，但同樣也會加劇檔案泄露的風險。例如，某些不法分子會對機關單位內部檔案產生強烈的好奇心，采取多種方式對檔案信息進行竊取，尤其是可以利用木馬、病毒等程序對電子檔案信息加以破壞，如果不及時有效防范，必然會對機關單位檔案信息保密工作造成嚴重干擾。為此，機關單位信息保密技術只有不斷的與時俱進，才有效減少信息泄露帶來的損失。

3大數據時代下機關單位檔案管理工作開展策略

3.1制定科學完善檔案管理制度

機關單位作為社會主義建設最重要的組成部分，對于機關單位的檔案管理有專門的法律規定。隨著機關單位轉型升級改革程度不斷深入，信息技術應用日益廣泛，這也使得檔案管理工作出現許多問題。在檔案管理的過程中，機關單位應該積極結合自身的實際情況。構建相應的管理制度規范。加強法律政策的執行力度，最大程度上減少違規操作的情況，確保機關單位檔案管理水平全面提高。還應該積極完善相應的法律法規。福建科學合理的檔案管理制度，讓檔案管理工作做到有章可循。

3.2注入新鮮血液，優化檔案管理人才結構

從目前來看，我國大多數機關單位的檔案管理人員屬于閑職，處于弱勢地位，為很少有人積極主動參與到檔案管理工作之中，造成“老齡人人數多，青年人人數少”的局面，導致檔案管理工作青黃不接。在大數據時代下隨著對檔案管理人員技術要求不斷提高，如果沒有新鮮血液的加入，就無法適應時代發展趨勢。要想全面提高機關單位檔案管理工作水平，最主要的就是優化工作人員結構，轉變檔案管理人員的思想觀念，促進機關單位檔案工作全面發展。

3.3提高信息存儲水平

隨著檔案信息的海量增長，云存儲技術被越來越多的人所關注。與其他數據存儲和傳輸技術對比，云存儲技術擁有巨量的存儲空間，不占用物理空間，能夠快速傳輸各種計算機檔案信息。例如，人們日常最常用的數據分享軟件為百度網盤和騰訊微云等產品，只需下載專用APP就能夠快速上傳或下載各種文件，這些數據文件能夠在網絡服務器上存儲，不必擔心數據空間的局限。如果用戶需求量增加，還可以付費開通會員，獲得更大的存儲空間，龐大的云數據存儲空間能夠給人們存儲檔案信息，帶來極大地便利。隨著大數據技術和服務需求不斷升級，大數據也成為企業最重要的工具，在未來大多數組織生產處理數據效率全面提升。數據不斷增長，對計算機數據處理性能要求也在不斷提高，即使不斷的擴充硬件配置也無法適應海量數據信息的增長要求，必須要積極大數據技術對海量的數據信息進行云存儲，分布式數據保管，滿足用戶需求。

結語

總而言之，隨著經濟的快速發展，人們對計算機技術的依賴水平不斷提高。為了能夠有效增強機關單位檔案管理的效果，必須要依托大數據技術推動數據優化與存儲存儲，提高現代機關單位檔案管理的質量與水平。

參考文獻

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