醫療檔案系統委托第三方專業機構管理的路徑探究

賴德江

【摘 ?要】信息技術服務外包是一種戰略性的商業創新方案。技術復雜性的提高、對高可用性系統及分布式系統支持的需求，使得各類醫療機構越來越難以實現既達到專業醫療任務目標，又控制機會成本的愿望。醫療檔案系統委托第三方專業機構管理，可以提高醫院信息管理的水平。論文探究了醫療檔案系統委托第三方專業機構管理的可行性，以期為專業醫療機構檔案系統信息化托管提供啟發。

【Abstract】Information technology service outsourcing is a strategic business innovation program. The improvement of technical complexity and the demand for supporting high availability system and distributed system make it more and more difficult for all kinds of medical institutions to achieve the goal of both achieving professional medical tasks and objectives and controlling opportunity cost. It can improve the level of hospital information management by entrusting the medical archives system to the third party professional organization for management. This paper explores the feasibility of entrusting the medical archives system to the third party professional organization for management， so as to provide inspiration for the informatization trusteeship of the archives system of professional medical institutions.

【關鍵詞】醫療檔案系統;委托;第三方;專業機構

【Keywords】 medical archives system; entrustment; third party; professional organization

【中圖分類號】R197.324 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2020）04-0017-02

1 引言

隨著社會分工的細化和企業經營壓力的加大，越來越多的醫療機構開始“減負”，將人事、財務、行政等后勤事務外包給相應的專業企業，醫療機構只留下核心醫療部門，以節省精力，全力以赴提高醫療水平。醫療檔案系統外包專業機構是指醫院作為主體，向專業的檔案信息化管理機構采購全部或部分醫療檔案管理信息系統的運行維護服務。醫療檔案系統委托專業的第三方檔案信息管理公司可以選擇整體打捆方式，也可以選擇性地外包部分管理護養工作?？v觀醫療機構選擇外包策略的內外部推動因素，主要為外包可以帶來成本優勢，使醫院保持長期的競爭優勢。醫院實行檔案管理系統維護服務外包托管，利用專業公司的信息技術，提高醫院信息管理水平，縮短維護服務周期，降低維護成本，實現醫院和醫療檔案系統服務專業公司的共同發展，還可以使醫院信息科管理工作簡單化，信息科人員可以減少到最低，服務托管的費用甚至可以低于醫院自行維護管理檔案管理系統的費用支出。

2 創新性探究

2010年以來，華北某兒童醫院為了促進醫院更好地利用外部專業力量，加快醫療檔案信息化建設，創造性探究了醫療檔案系統委托專業的第三方檔案信息管理公司開展日常管理維護的路徑。

2.1 合作方的遴選

從醫療檔案信息系統提升改造頂層設計入手，一并研究外包托管服務第三方專業合作機構的基本要求。同步招標篩選醫療檔案數字化建設的供應商，以及負責醫療檔案系統日常管理維護專業機構。負責系統日常管理維護的專業第三方機構，必須擁有行業領先的開發、管護醫療信息化軟件系統的可靠實力，擁有熟悉醫院管理知識的專家支持體系，擁有成熟的檔案信息管理系統，可獨立攻關醫院歷史檔案數字化錄入，具備勝任醫療檔案系統日常管理維護工作的能力。

2.2 對外包項目的具體要求

全天候不間斷管理維護醫療檔案系統，使檔案管理系統獲得長期穩定運行的客觀保障。一旦醫療檔案系統產生故障，合作方須第一時間檢查、研判，拿出切實可行的處置辦法，迅速發現問題，排除隱患。合作方須時刻對醫療檔案進行不間斷備份，涵蓋自運行備份及周期性備份。合作方需提供醫療檔案系統安全的運行環境，及時開展系統使用的專業技術培訓，在醫院技術人員變動情形下開展動態業務培訓，隨醫院業務重點變化、系統升級改造進行技術協同指導。制定醫療檔案系統提升改造的階段性及長遠規劃，對系統運行隨程跟蹤監測評估。

2.3 對發包方的具體要求

醫院必須以公開招標形式確定合作方，并以合同形式確立外包關系。合同簽訂必須遵循權責明確、互利共贏、嚴格貫徹招標公告各項要求的原則。成立專業部門，抽調技術骨干，專人對接，全程跟蹤負責，做到專業周密、嚴謹科學。及時建立健全醫療檔案系統對外管理制度體系。

3 項目實施

因前期系統提升改造優勢，華北某兒童醫院（以下簡稱“采購方”）經公開招標，向天津某軟件公司（以下簡稱“供應方”）采購醫療檔案系統日常管理維護服務。項目實施情況如下。

3.1 恪守原則

3.1.1 明確主體責任

服務周期內，嚴格執行《醫療檔案系統委托管理制度》的各項內容，清晰落實日常管理維護工作的職責。委托與被委托雙方實行“采購方監督，供應方執行”的原則，雙方簽字確認程序貫穿重要環節授權、款項往來及項目落實等各環節。

3.1.2 科學嚴謹管理

服務周期內，雙方應嚴格按照合作協議各項內容執行，保質保量開展科學化、制度化管理工作。在運行過程中，對合同空白內容，雙方可采取協商一致方式及時填補管理空白。

3.1.3 嚴格風險管控

服務周期內，雙方應通力合作，有效預警和規避各類風險，把檔案管理系統的安全高效運行放在首位。

3.1.4 搭建溝通橋梁

服務周期內，雙方應建立及時溝通機制，確保各類信息往來及時、暢通。

3.1.5 落實保密制度

采購方應確保供應方的技術和商業秘密安全。供應方應保守采購方的機要信息、相關隱私和業務秘密。

3.2 雙方機構構架

3.2.1 合作工作機制建設

采購方及時組建對接監管部門，安排專人負責指導、對接、服務、監管、協調各項工作。供應方應安排專門技術團隊入駐機房，給予充分的現場技術支持。

3.2.2 對接服務部職能

負責監督采購方檔案管理系統的管理制度執行情況，實時動態管理考核，提出整改意見。對供應方提出的合理要求爭取最大的工作便利。開展不定期項目抽查驗收，監測評估系統運行的風險系數，研究風險管控預警處置方案，跟蹤文檔等備案備份質量，進行嚴格的資產管理。

3.2.3 技術支持部職能

直接落實采購協議各項條款內容，按照采購方對接監管人員的要求落實工作職責，負責采購方被托管的檔案管理系統的日常運行管理及專業保障。確保全天候動態跟蹤服務落地，扎實推進被托管檔案管理系統數據鏈完整、數據調閱順暢、備份及時有序。保障檔案管理系統運行環境安全，及時更新病毒查殺信息庫。對于可能出現的故障風險狀況及時預警、演練，避免工作陷入被動局面。

3.3 周密籌備

3.3.1 采購方

編制委托第三方管理的總體方案，組織專家及時研判，調整修訂。周密部署、精確制定各項管理制度體系，依法合規按照總體方案，由采購方決策層推動，協調采購方各部門做好硬件設施、系統構架升級、歷史檔案電子化等工作。

3.3.2 供應方

與采購方及時對接合同細節，按要求完成人員配備、設備調試、技術培訓、操作流程手冊等各項準備工作。及時提出采購方需提供的工作條件，提前進場適應。成立技術服務組，提前熟悉托管工作職責及工作流程，準備好交接清單等書面資料。

3.4 對接確認

3.4.1 總體對接確認

雙方工作組人員加強溝通，系統管理制度對接確認，工作要求及細節相互熟悉和確認。

3.4.2 軟硬件對接確認

包括系統硬件設備逐一核查移交，軟件運行試用，數據備份和對接確認，密碼對接確認，專業說明書對接確認，操作流程對接確認，系統安全監測結果對接確認。

3.4.3 制度流程對接確認

首先，采購方監督服務組應熟悉供應方要求明確的檔案管理系統的操作調閱使用規程。開展崗前培訓，避免錯誤操作導致的數據丟失、系統故障、軟硬件受損等事故。其次，供應方技術服務組必須熟悉采購方的采購需求、各項管理制度和保密制度。工作流程統一標準、統一步調、統一效果。最后，構建信息聯絡溝通機制，采取系統使用管理事項登記制度，建立處置臺賬。階段性梳理共性故障，查找故障發生的根本原因，開展全面細致評估，主動及時提出有針對性的調整和升級方案，及時安裝系統補丁，升級管控。注重預警工作風險，及時通過服務監督人員，將調整信息輻射采購方所有終端用戶。

4 實踐效應

醫療檔案系統是醫院正常運營和管控的歷史中樞系統，是醫院既有信息管理的重中之重，可以為醫學研究提供實踐支撐。該院實施近十年的委托第三方專業機構外包服務的模式，取得了優異的實踐效果。不僅提高了醫療檔案系統的信息化管理水準及系統設備日常運行的保障水平，同時，還有效管控了專項運行成本，使全院走在了全國信息化建設的前列，為其他兄弟醫院的醫療檔案系統專業化管理提供了有益借鑒。