事業單位檔案管理規范化措施

李晉凱

摘 要：事業單位的檔案管理工作是國家文獻信息管理工作重要的組成部分，對于整個社會的發展都具有十分重要的作用。因為我國事業單位的工作廣泛涉及了教、科、文、衛等諸多的方面，參與了部分社會事務的管理活動。而其保管的檔案資料則是記錄該單位各項工作及活動開展的情況，是人們了解歷史客觀情況最重要的證據。提高事業單位檔案管理工作的效率，能夠保證事業單位在工作中更合理地利用相應的信息資源，從而促進事業單位的健康發展。鑒于此，文章就如何提升事業單位檔案管理規范化的措施進行了研究，以供參考。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;規范化管理

1 事業單位檔案管理的內容簡析

事業單位的檔案管理工作，是通過管理相關檔案而展開的各種形式的工作活動，主要包括各種檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、統計、編研以及利用。在事業單位的檔案工作中，必須要按照一定的原則，對不同形式、不同內容的檔案實體進行系統的分類和組合，然后根據不同的使用需求進行編號、編目排列，這樣能幫助人們更加便捷地檢索和利用相應的檔案信息。

2 事業單位檔案管理工作的重要作用和意義

2.1 檔案管理工作的作用

1）事業單位保管的檔案具有參考的作用。檔案記錄了事業單位所有活動最真實、最可靠的數據情況。這些數據能夠為事業單位進一步發展規劃提供數據參考，這樣能保證事業單位制定出最符合本單位發展實況的規劃決策。2）事業單位的檔案具有借鑒依據的作用。檔案與其他文獻最大的差異就是檔案比其他文獻更客觀，更具有公正性，同時還具有一定的法律效力。因為檔案形成的過程十分公正、客觀，具有較大的權威性和說服力，因此可以作為借鑒依據。

2.2 檔案管理工作的意義

事業單位的檔案詳細、真實地記錄了單位發展的歷程以及取得的各項優秀成果，因此，根據檔案能夠準確衡量事業單位發展的真實水平，同時還可以根據這些數據，綜合評析該單位的發展潛力，從而科學制定出發展規劃。這樣一來，就能為該單位未來的發展贏得更廣闊的市場空間，從而促進事業單位健康、有序發展。因此，加強事業單位的檔案管理工作具有十分重要的作用和意義。

3 事業單位檔案管理存在的問題分析

3.1 制度流于形式

目前，事業單位檔案管理相關制度較為混亂，不夠統一，一些單位甚至根本不重視檔案管理工作，未能意識到檔案管理工作的重要性，因此也未能及時學習和了解《檔案法》《檔案管理辦法》等相關法律法規，加之單位內部管理制度上也未結合自身單位特點制定相應的檔案管理制度，致使檔案管理工作制度與實際工作脫節，流于形式，執行不力，管理混亂，影響事業單位整體發展。

3.2 信息化程度低

加快檔案信息化建設是當前事業單位檔案管理的一個重要方向。隨著時代的發展和信息技術的進步，信息技術在檔案管理工作中的應用越來越普遍，發揮的作用也越來越大。然而，還存在少部分的事業單位未能及時跟上時代的發展，在檔案管理工作上依舊采用傳統的管理方式和管理手段，未能及時有效地應用現代信息技術，檔案管理信息化水平較低，管理效率不高。

3.3 檔案管理專業人才缺乏

目前，在我國大多數事業單位中，從事檔案管理的人員并非專業的人才，也缺乏必要的檔案管理知識和技能，其中少部分人員甚至根本未曾接受過任何的檔案管理培訓，自身不具備檔案管理意識，未能有效意識到檔案的價值和檔案管理工作的重要性，在日常工作中，僅限于對檔案的收集、裝訂和管理，對此項工作背后的含義和價值未曾深究，還有一部分單位內部從事檔案管理工作的人員同時身兼數職，經常出現人員變動，造成檔案管理工作缺乏系統性和連續性。

4 事業單位檔案管理規范化的實踐思路

4.1 落實責任制，增強責任心

傳統的事業單位檔案管理，一直存在得不到重視的問題，相關的檔案管理人員也因此缺乏相應的責任心，實際的工作態度較為消極。這一問題無疑是影響檔案管理規范化的關鍵，需要迅速改變。新時期的事業單位，需要從領導開始，進一步增強對檔案管理的重視程度，并且逐步落實相關責任制，使得檔案管理責任能夠具體落實到每一個檔案管理人員的身上。這樣，能夠改變檔案管理人員以往的消極態度。為確保檔案資料具備的安全性和保密性，還需要強化檔案管理人員的崗位責任，引導他們主動積極地進行檔案管理，確保各種檔案的安全利用，不出現丟失或者損壞的狀況。

4.2 完善管理機制，優化管理方法

對于事業單位的檔案管理工作而言，它的核心任務在于管理，而管理的有效進行需要有完善的制度作為基礎?，F階段的事業單位檔案管理，明顯存在缺乏制度依據的問題。雖然我國已經針對這一問題提出了相關的條例，但是對于這一內容的完善，事業單位的整體效率并不高，尤其在針對自身工作狀況設立不同管理機制方面。不少事業單位的檔案管理制度甚至完全一致，缺乏自身的針對性和特殊性。針對這一狀況，需要事業單位從自身的工作內容出發，積極完善管理制度，明確相關的管理辦法，使得所有的檔案管理工作都能夠有明確的依據，可以嚴格按照相應的制度進行。此外，檔案管理部門還應當嚴格按照《中國檔案分類法》，逐步優化自身管理方法，加強對現代化檔案管理方法的應用，使得實際的管理變得科學有效。

4.3 提高檔案管理人員的綜合素質

針對部分事業單位檔案管理工作過人員素質參差不齊的問題，相關事業單位應加強宣傳和教育工作，通過宣傳，轉變檔案管理工作人員的思想認知，增強他們的工作責任感;通過專業培訓教育，提高他們日常工作的綜合能力與素質，同時還要提高他們的業務能力水平，從而保證檔案資料的齊全和整潔，能夠及時收集、整理相關的檔案資料，并做好建檔管理工作，只有這樣，才能提高單位檔案管理工作的效率，讓檔案資料起到最大的作用。

4.4 確保檔案管理的安全性

事業單位保管的檔案資料具有一定的法律效率，因此，相關事業單位必須重視檔案管理的安全性。為此，相關事業單位必須重視檔案資料的保密性，在對檔案進行統一化管理的過程中，必須規范各個環節的工作，同時制定出相應的規章制度，而且還要提高工作人員的安全意識，通過教育培訓，讓檔案管理工作人員樹立基本的防火、防水、防霉變、防蟲、防盜意識以及掌握相應的技能。針對信息化管理工作，采用更先進的信息化手段，防止網絡上不法分子或黑客的網絡入侵行為，真正做好檔案原始資料的保管工作。此外，針對檔案檢索和查閱工作，也必須制定嚴格的規章制度，明確各種檔案資料的權限，對于未經批準的人員，不允許他們查閱相關的檔案信息，只有管理人員在日常工作中全面重視檔案管理工作的安全性，才能提高檔案管理工作的效率，真正發揮出檔案資料應有的作用。

5 結語

綜上所述，事業單位的檔案資料記錄了該單位各項工作及活動開展的情況，是人們了解歷史客觀情況最重要的證據，對該單位今后各項工作的開展具有指導價值，同時，還能促進該單位的健康、有序發展。因此，事業單位管理人員必須轉變思想認識，改善工作中存在的不足，盡全力做好檔案管理工作，提高日常工作效率，使檔案資料真正發揮出應有的作用。

參考文獻

[1]程圓.基層單位會計基礎工作現狀、成因及對策[J].財會通訊，2009（25）：153-154.

[2]瞿靜.現階段事業單位檔案管理工作中存在的問題及對策[J].黑龍江檔案，2015（3）：71.

[3]莫若琦，楊力.事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考[J].經濟與社會發展，2007（5）：48.