數字信息視角下的檔案管理創新模式

杜娟

摘 要：在當下社會，人們開始意識到信息的重要性，而電子信息化管理模式下的檔案管理無疑能夠擁有更加高效的信息提取與整合的能力，能夠更好的幫助社會的發展，促進城市的現代化。

關鍵詞：檔案管理;電子信息化;管理模式

電子信息化模式下的技術發展改變了傳統的檔案管理模式，互聯網時代有大量的辦公軟件被開發出來，被人們用于工作生活中。利用軟件進行的工作方便快捷，準確性高，利于查找也利于記錄。電子信息化幾乎取代了大部分的傳統管理方式，新的電子信息化的管理模式已經成為了新時代信息管理的主要模式。

一、電子信息化下的檔案管理創新模式的優勢

計算機是互聯網時代必不可少的生產力工具，通過將文字、聲音、圖片、視頻等傳入計算機，可以使檔案變為數字形式，即快捷可更改，又能夠及時分享，存儲安全且便捷，比起傳統檔案管理模式優勢極大。

（一）檔案的共享與辦公自動化

在全社會進入辦公自動化的背景下，資料的錄入工作變得輕而易舉，辦公系統可以輕松與檔案管理系統對接，實現資源實時共享，信息一體化，同時，檔案的歸檔也可以實時進行，實現檔案整理的同步。這樣既有利于檔案的利用與整理，又有利于辦公自動化的發展，增加了工作效率。

（二）更快的檢索檔案

電子信息化最大的優勢，便是效率。傳統的信息查詢不僅慢而且低效，這種低效不僅僅是在時間上，也表現在正確率上，而電子信息化下的檔案管理，既快速，又準確，極難出現錯誤，而具體使用的時候，既能精確查找，又能模糊查找，極為方便。在增加了工作效率的同時，也減少了工作人員的負擔。

（三）時效性和管理效率

傳統檔案管理模式流程繁瑣，這加大了使用者的使用成本，暗地里流失了大量使用者，這使得檔案管理的效率同步降低，而新的電子信息化的檔案管理，優化了管理流程，提升了管理效率，檔案的產生到使用精確迅捷。因為減少了大量人工操作環節，利用檔案管理系統實現了檔案的管理與錄入，減少了許多人工操作的失誤，所以大大提升了檔案的管理效率，使檔案管理人員可以有足夠多的時間去保證檔案的真實性和質量。

（四）簡化了管理流程，加大了信息存儲能力

檔案管理工作是一項非常復雜的工作，涉及到許多方面，傳統的檔案管理工作是通過大量的檔案管理人員經過反復整理和查閱在復雜多樣的檔案庫里找尋需要的檔案，這樣效率低下，誤差多，時效性差，也浪費了大量時間。在檔案進行存儲的時候，也會因為傳統檔案管理系統的復制性而難以錄入，并且還有信息錄入量太少，大量的信息難以錄入的問題。而新的電子信息化的檔案管理系統，可以高效精準的查閱和錄入資料。并且因為電子信息化的檔案管理系統讀寫方便的原因，即使是大容量的信息也可以輕松錄入資料庫，納入檔案管理的系統當中。

（五）優秀的存儲媒介

傳統的檔案管理的存儲媒介大都是紙質的，文件體積大，易受潮，易燃燒，不易備份，不易保存，不易轉移的問題。容易出現火災或自然災害后檔案丟失的現象，這極不利于檔案管理工作的展開。而電子信息化的檔案管理則很好的避免了這個問題。電子信息化的檔案管理容易備份，而且利用硬盤存儲體積小，重量輕，發生災害時易轉移。即使是水浸或者被切割，也有技術手段可以修復。而且可以利用互聯網進行備份，資料很難丟失。

二、電子信息化下檔案管理的新職責

（一）收集信息

借助計算機系統為載體，收集需要的信息錄入網絡，存儲電子檔案。完成建立網絡電子檔案的工作，建立檔案的信息庫，形成移動檔案庫。

（二）整理信息

在收集電子檔案的時候，將收集到的檔案進行整理，進行編號，進行有序化處理，制作邏輯目錄，層層銜接，緊密相扣。

（三）系統維護

在檔案管理的計算機系統當中，硬件問題較少出現但出現后難以解決，需要有較好的備份處理。而軟件問題需要經常調試，有專業人員維護，以此保持檔案管理系統的高效運轉。

（四）對檔案信息系統的保密

保密工作，一部分是因為隱私的需要，另一方面也是防止黑客篡改利用檔案信息。因此，建立檔案系統的保密性十分重要。

（五）增加利用環節效率

利用環節是檔案管理中的根本環節，利用電子信息化系統，可以使檔案管理與互聯網結合起來，可以增加多種查閱方式，增加閱讀和檢索方式?？偠灾?，在當今社會互聯網的沖擊下，傳統的檔案管理已經難以跟上時代，互聯網在給其巨大幫助的同時也對傳統檔案管理提出了新的要求。復雜多樣且難度較大的檔案管理系統肯定會被電子信息化的檔案管理系統所取代。所以，建立電子信息化的檔案系統是新時代下的必然趨勢。而順應趨勢，建立新的順應時代的電子信息化的檔案管理系統是我們行業貢獻社會的職責及必然要求。

（作者單位：山東省單縣人力資源和社會保障局基層服務平臺）