醫院檔案管理的現代化建設

徐同振

摘 要：本文簡析當前檔案管理方面的情況，分析新形勢背景下檔案管理方面的創新以及現代化的有效途徑。

關鍵詞：新形勢背景;檔案管理;現代化

檔案管理工作是一項集服務性質、政治性質于一體的工作，它的意義在于對有用信息、歷史文件等的管理。管理工作人員需要以專業的技能、手段和極高的職業素養協同相關部門的有機配合才能將工作質量提高，以此服務于企事業單位的運營及發展。

一、檔案管理工作及現代化過程中的不足之處

目前我國檔案管理工作一直處在邊緣，民眾對其知之甚少。雖然自改革開放以來一直在進行檔案管理制度的改革，但是目前還存在很多問題：首先是現行條例落后。由于我國的檔案管理制度不完善，對公眾查閱檔案的權限設置了非常嚴苛的限制條件。根據我國《中華人民共和國檔案法實施辦法》中的規定，經濟、科學、技術、文化類檔案可隨時向社會開放。除上述四種類型的檔案之外，其他內容無論是否涉密，必與核心技術、商業機密等內容有關，只要歸入檔案，在三十年內如果想借閱檔案需要提前申請復核，極大的增加了公眾的使用難度。檔案依據《保密法》根據檔案密級對其進行分類歸檔，一般而言不能公開涉及國家機密或者個人隱私的檔案。但是隨著社會進步，檔案歸類工作的深入，要求更細致的劃分依據。目前法規歸于國家機密所認定的范圍和等級過于籠統，很多情況下工作人員都拿不定主意是否能將其公開或者應該依法加密。所以，信息公開的工作會受到影響，對其正確性和效率都會下降。其次是對管理工作認識不足。檔案工作并非簡單對某件事的記錄和總結過程，其實檔案的記錄有著明確且科學的模式和要求，在形成檔案后，對其收集、分類和管理的意識也不足。部分企業的管理人員對現代化管理的必要性認識不足，且缺少高層的技術、資金支持，從而無法更新設備和技術，因此檔案仍然以傳統的人工整理分類記錄的方式管理，導致工作效率非常低。最后就是檔案管理人員的專業素質參差不齊。隨著社會的進步，檔案工作已不再局限于簡單的分類整理，而是向現代化邁進，由此對檔案工作人員的自身專業素養也提出了更高的要求，不僅要具備迅速掌握學習新知識的能力，還要保證適應單位發展需要、跟上時代形勢。但遺留下來的企事業單位檔案管理制度較為落后，專職檔案管理工作人員的專業素質參差不齊，導致工作效率不高，管理不夠規范等。

二、檔案管理工作提高職能以及現代化的方法建議

（一）利用網絡實現資源共享

隨著計算機技術在檔案管理中的應用，信息化資源共享給人們帶來了較大的便利。通過一臺電腦網站的使用就可以對多個單位的人員信息進行調用，減少了在多個單位之間奔波的時間，提高了工作效率，為使用者提供了較大的工作便利。因此，在未來的服務中要完善資源共享平臺，通過簡單的信息搜索就可以為使用者提供充足的服務。

（二）利用現代化檔案管理技術促進部門溝通

在企業的管理中，檔案管理部門和信息管理部門往往是獨立存在的，在信息資料的調用中就會存在人員之間的溝通問題，多個人員參與的現象降低了工作的效率，降低了信息的真實性?？梢岳矛F代化計算機管理技術對信息部門開放信息檢索的權利，而檔案管理部門在有檢索職能的同時還有建檔和綜合管理的服務，從而實現各部門之間的銜接。

（三）電子信息的自動上傳管理

目前在單機上形成的電子信息的收集工作已成為檔案管理部門不容疏忽的工作。與傳統紙質檔案信息收集有很大的差異，許多電子信息文件的形成通過下載和上傳就可以完成。因此，檔案管理可以改變傳統工作模式，在網站上建立電子信息文件自動上傳的工作窗口，在最佳時機將其收集，并在檔案網站的服務器上歸檔。

三、檔案管理制度現代化的策略

（一）加強檔案現代化管理的宣傳

在實施檔案管理現代化中思維理念現代化是前提保證，管理者應對檔案管理相關的發展、變化動向及時關注，對上級號召主動響應，從而起到良好的示范作用。另外需做好宣傳，使單位員工具有科學、合理的檔案管理觀念，并得到社會對檔案現代化管理的廣泛關注。同時，企事業單位應致力改變以往落后的工作模式及方法，加大資金投入，支持領先設備和技術的引進，在實踐中真正實現檔案的現代化管理。

（二）不斷提高檔案管理者的工作素質

在檔案管理中，除了具有先進的設備技術及領先的理論知識，最重要的是需要有高素質的專門人才。他們可以對當今發展動態準確、及時把握，并可在實際工作中有效應用儲備的理論知識，在工作中遇到困難時靈活處理，并與其他部門積極溝通協作，從而完成工作任務。因此單位要做好對檔案管理人才的培訓，在引進、培養人才時還應注重分類培養人才，如維修人員、技術操作、組織管理者、工程技術者等。

（三）實現檔案的規范化、標準化管理

企事業單位應以標準的技術方法和理論原制進行檔案管理，實現檔案管理的規范化、標準化，促進現代化管理的開展，在進行管理時應維護檔案安全及完整，嚴格遵守統一集中管理國家檔案原則[5]。這樣才能為檔案的現代化管理提供有力保障。

結束語

檔案管理工作的現代化是企事業單位健康發展的必經之路，有利于效率、質量的提高，所以相關從業者今后要更多的去關注科學化、標準化的落實。

（作者單位：山東省單縣人民醫院）