淺談如何做好檔案工作

趙春光

摘 要：檔案工作是一項基礎性工作，是一個部門單位工作的重要組成部分，是各項工作順利開展的根本保障。要提升檔案管理重要性的認識，規范管理，科學利用，讓檔案發揮應有的價值作用，是檔案管理的根本目的。隨著時代發展，檔案管理工作中存在的一些問題需要及時發現和解決，不斷提升檔案管理水平。

關鍵詞：檔案管理;規范;水平

檔案工作是一項專業性、基礎性的重要工作，也是提升單位工作質量和水平的輔助保障性工作。因此，抓好檔案這項基礎保障性工作是提升單位工作質量和水平的關鍵環節。在具體工作中，只有要重視檔案工作，才能發揮檔案的重要價值作用，促進單位各項工作順利開展，服務各方面檔案資源需求。

1 爭取領導重視是做好檔案管理工作的重要前提條件。

檔案工作在一定程度上可以說是“一把手工程”，因為領導是單位各項工作的決策者。而現實中領導往往關注的重點是單位的業務工作，容易忽視檔案管理工作。檔案是一項基礎工作，不能直接創造價值，帶來效益也是間接產生，所以要讓領導主動重視檔案工作就很被動。同時，采取措施讓領導關心重視檔案工作，就顯得非常重要。首先，檔案工作者要立足本職，做好工作。工作中積極主動，要不斷提高自身的業務能力和實際工作水平，主動開展檔案服務利用工作，做好檔案收集整理保管工作，確保檔案的規范安全管理，樹立檔案工作者的良好形象，讓領導留下深刻印象，為爭取領導重視支持檔案工作打好基礎。其次，是積極主動爭取領導重視。平時工作中及時匯報檔案管理工作情況，積極爭取人力物力財力方面的保障，逐步讓領導了解檔案工作不是可有可無的一項工作，扭轉有些單位的領導在工作中不重視檔案工作，同時也傾向于認為檔案管理是不可缺少的思想和局面，變被動為主動關心重視檔案和檔案工作人員，為開展檔案管理工作創造好的環境和條件。第三，挖掘檔案信息資源價值，積極主動服務單位各項工作。檔案管理的根本目的和檔案的價值所在就是為社會、為單位提供利用，所以檔案管理人員在工作中要強化服務意識，工作中就有意識地注意做好服務利用工作，比如提供數據查詢匯總，統計報表，相關資料等等，領導和社會單位需要時可以及時予以提供，以此不斷提升檔案工作的地位，發揮好檔案的價值作用。

2 提高檔案人員的業務素質是做好檔案管理工作的關鍵因素。

檔案工作是一項政治性工作，首選需要檔案工作者具有較高的政治素質。工作中要認真學習掌握國家大政方針，保證檔案工作在黨的正確政治引領下開展，做到政治堅定，思想純潔，工作中要大力貫徹黨和國家建設過程中提出的政策和政策。由于檔案工作在實際工作中具有很強的保密性，有的檔案資料帶有一定的政治傾向，檔案工作人員要時刻注意，做好保密工作，確保信息安全，嚴守崗位職責要求，做到無愧于黨，無愧于檔案工作，始終堅定不移地堅守住自己的初心與使命。其次，提高檔案工作人員的專業素質。檔案工作是一項專業性較強的工作，實際工作中，檔案管理人員要嚴格標準要求，認真履職盡責，以高度的責任感把握檔案業務規范標準。同時，要加強對國家檔案方針政策和檔案文獻學、檔案保護技術等許多學科的學習掌握，通過關注學習充分了解國家有關檔案管理的政策和措施，應用于工作實踐。要向書本學，向前輩學習，向檔案專家學習，全面掌握檔案專業技能，勝任工作崗位要求，靈活運用所掌握的知識和技能，為做好檔案工作打牢技術保障基礎，更好地做好和勝任檔案工作。三是，提高工作人員的綜合素質。做好檔案工作除具備檔案專業技術技能之外，還必須具備一定的綜合文化水平，在熟練掌握有關專業知識的基礎上，掌握與工作有關的各種知識，并在工作中掌握英語、計算機、網絡、公文寫作、歷史等和檔案內容有關的文化和科學知識。只有具備較高的專業素質和綜合素質，才能對檔案工作有更深入的理解和認識，才能在工作中得心應手，工作才能更加出色。四是提高檔案整理人員的業務素質。檔案工作者要不斷加強自身的業務專業知識學習，努力提高自身相關的業務水平和工作技能，認真負責地做好檔案收集整理保管利用工作。檔案管理人員還應學習計算機、網絡新媒體知識和技能，改變傳統保守僵化的檔案管理觀念，摒棄落后的檔案整理模式，創新檔案整理手段，與時俱進。特別是當前大數據背景下，檔案工作不再是簡單的你來查閱，我提供服務的簡單方式，需要及時挖掘蘊含的大數據，才能有效地做好檔案各項管理服務工作。

3 要做好檔案的立卷歸檔、分類、編號等基礎工作。

首先，在材料收集齊全的基礎上，檔案的分類一般可以根據文件的類型來劃分，如文書檔案、會計檔案、科技檔案、實物檔案、音像檔案等類別，或者根據生成機構將文件按其形成或承辦機構（問題）分類。其次，不管單位大小，每個部門都可以單獨統一編號。檔案歸檔文件可以采用年度-機構（問題）-保管期限或保管期限-年度-機構（問題）等方法進行分類編號。第三，檔案管理應以編目為重點?？上螺d文件目錄表、全文引文目錄表、檔案文件目錄等文件，并按格式統一填寫。目錄與各文件要準確對應，便于檢索利用。

4 不斷提升檔案現代化管理水平。

檔案管理工作是專業化較強的工作，要求檔案工作者既要有較高的政治素質和綜合管理能力，同時又要具備有一定的檔案管理專業技能，尤其是新形勢下信息技術的高度發達，需要檔案管理人員掌握檔案管理必備的計算機網絡技能才能勝任工作要求。所以，只有不斷地學習豐富自身專業知識，拓寬視野，優化知識結構，提高綜合素質，檔案管理人員才能在檔案管理工作中做好管理工作，提升管理服務水平。第二，具備現代化管理技能。信息時代背景下，計算機網絡技術普遍應用，檔案管理工作也要緊跟時代要求，逐步實現計算機網絡管理。因此，檔案管理人員除做好檔案實體材料管理外，也要學習掌握計算機網絡技術和管理程序以及軟件應用，主動將計算機網絡技術與檔案管理相結合，運用現代科技手段和先進的管理技術管理檔案，滿足社會需求和時代發展要求。第三，檔案管理應實現數字化管理。檔案蘊含豐富內容，具有很多需要分析利用的數據資源，手工檢索傳統借閱利用方式根本不能有效開發利用好檔案資源，只有將檔案進行掃描加工為數字存儲形式，實現計算機技術管理才能提高效率，便捷高效開發好檔案信息資源，更好地滿足社會利用需求，發揮好檔案的價值作用。

（作者單位：濰坊市坊子區檔案館）