現代化信息技術在大學生檔案管理中的應用

王 軒／山東農業工程學院

一、前言

大學生檔案管理已經成為高校工作中不可分割的一部分，對高校教育、科研職能的實現產生重要影響。當前的信息技術快速發展，高校在大學生檔案管理中紛紛轉變了傳統檔案管理模式，積極引入信息技術，并取得了一定成績，所以在未來工作中，應該進一步認識信息技術對檔案管理的影響，尋找提高檔案管理能力的新方法。

二、大學生檔案管理研究

學生檔案是指高校在學生管理活動中形成的，用來記錄和反映學生個人經歷、德才能績、學習和工作表現、以學生個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄［1]。

學生檔案管理已經成為高校日常管理中不可缺少的一部分，對學校管理職能實現產生重要影響。我國在《中華人民共和國檔案法》、《學生檔案管理辦法》等權威規定中，對學生檔案管理的相關內容進行了明確，在此基礎上，很多高校也積極完善傳統的檔案管理模式，并取得成績?，F階段，大學生檔案管理規定主要呈現出以下特征：（1）在校大學生的檔案管理工作由檔案管理中心統一負責。（2）學生檔案管理應該兼顧完整性、真實性與安全性原則，采用歸口負責與集中管理的模式。（3）檔案管理應該遵照保密原則，對于學生的檔案應該科學、秘密的管理，避免學生檔案出現泄密、失散以及損毀情況。（4）做好檔案的防潮、防火、防盜等工作。（5）學生的檔案管理需要落實最嚴格的統計與審批制度，工作人員定期核對，每學年新生入學一月后對檔案進行詳細對比，及時發現解決問題。

三、大學生檔案管理中存在的問題

（一）檔案材料不齊全

隨著網上招生等活動深入開展，學生電子檔案產生，一些地區學生最為基本的紙質檔案資料難以被有效收集，進而引發了多種問題。例如，學生在高中時期的成績、政審表、入團申請、保送生、在校期間的獎懲情況等無法在第一時間收集，進一步增加了高校學生檔案管理難度，也導致學校相關部門無法正確評估學生的綜合素質情況［2]。

學生檔案資料中詳細記載了學生本人情況，但是很多信息的記錄相對簡單，無法真實反映出學生情況，包括檔案經常缺少曾用名、父母親屬情況、聲像特征等數據。例如在學生的醫保檔案管理中，若學生曾經更換過姓名且沒有及時向相關人員反饋，可能會導致檔案管理中無法順利查找到該同學的信息，降低了檔案管理工作效率。

（二）學生檔案管理方法不規范

高校在學生檔案管理中的不規范現象屢見不鮮，主要表現為：

（1）一些省市中學來不及將學生的檔案寄往高校，而是由學生自行攜帶，這種行為本身就嚴重違反了規定。一些學生自帶檔案之后不及時上交，反而放在宿舍中；或者因為自己的好奇心理，將檔案拆開，降低了檔案管理的嚴肅性。

（2）高校每年招收的學生數量逐漸增加，在學生中不可避免的會出現同名同姓的問題，若忽視了這個問題，將會進一步降低檔案管理水平，經常出現張冠李戴的問題［3]。

四、信息技術視角下大學生檔案管理新路徑分析

（一）發揮信息技術優勢，全面推動檔案管理工作的開展

前高校每年招收的大學生數量眾多，對學校的檔案管理能力提出更高要求，導致學校在醫保等重要檔案管理工作中承擔更多負擔。除此之外，每年學校都會因為各種原因而出現學生調整專業、退學等情況，這些都需要檔案管理工作及時更新，工作程序復雜且繁瑣。。所以為了能夠避免問題發生，需要相關人員充分發揮信息技術優勢，通過信息技術來推動檔案管理工作的開展?；诋斍敖涷?，高校應該針對學生檔案管理建立相應的網絡檔案庫房，通過網絡版的檔案管理軟件，完善檔案管理路徑。（1）隨時更新學生的個人信息檔案，正常情況下高校對更新學生的電子檔案都有明確要求，普遍為幾個月或者在期末做統一處理，而這種情況會導致檔案管理的滯后性。所以為了避免此類問題發生，應該隨時更新學生的資料，保證學生檔案更新的頻率至少為1次/月，結合學生的身體檢查結果、醫保上繳等重要數據進行更新，保證檔案信息資料的時效性。（2）及時形成電子信息檔案。為了能夠避免大學生檔案的滯后性發生，在檔案管理中需要在第一時間形成學生的電子信息檔案，在學生入學報道之后，應該立即激活學生的個人檔案，不僅要將學生在高中時的檔案詳細登記在冊，也開始更新學生的一些個人信息資料，包括入學時間、入學模擬考成績等，確保檔案能夠真實反映大學生的基本情況。

（二）運用信息技術整理系統

針對大學生的各種資料都需要進行系統的整理，這樣才能保證檔案信息的權威性。（1）工作人員通過信息技術搭建學生檔案的基本框架，并記錄學生的基本信息。例如在醫保信息管理期間，需要按照《醫療保險業務檔案管理規定（試行）》等權威規定指導醫保信息系統建設工作，按“年度—險種—業務環節”方法進行分類整理，并編制卷內目錄、備考表，實時更新醫保檔案信息，在錄入學生的資料時，直接在計算機上創設相應的文件下，并在文件夾下的案卷目錄中根據問題做好分類。除此之外，在案卷目錄還應該與學生的醫保信息分目錄相互對照，方便查找。（2）通過信息技術整理基礎數據。在檔案管理階段，需要通過excel 表格記錄每個學生的獲獎情況，其中表格的項目越詳細，就能更好地滿足各類信息處理要求。例如在學生醫保電子檔案中，可以采用通過IC 卡識別身份，也可以通過指紋、二維碼技術等方式識別，有效利用可信技術，加強醫保檔案管理工作，提供更加便利的服務。同時在醫保檔案管理中，需要根據學生填寫的表格，及時錄入關鍵信息，期間可借助各種設備轉換醫保信息字符，實現了檔案關鍵中關鍵數據的編目、自動轉化以及儲存管理等關鍵工作。

除此之外，在信息技術應用階段必須要關注信息安全問題，需要通過系統安全模塊，對學生檔案管理過程的各項操作進行監控，及時發現各種異常行為后能夠監控學生檔案管理行為，避免學生檔案泄露、篡改等情況發生。

（三）依托大數據優化學生檔案管理路徑

目前高校學生數量越來越多，檔案的基礎數量越來越大，這也為學生檔案管理增添難度。例如上文介紹的問題，高校學生中容易出現重名的問題，導致檔案管理工作量增加。而為了避免上述問題發生，工作人員可以通過大數據技術來進一步完善檔案管理路徑。例如，本校中有三位名字叫“王平”的男生，在這三名學生的檔案管理階段，檔案管理人員先將姓名作為第一個檢索標準，再依次錄入學生的院系、班級、學號，就能獲得三名同學的檔案，之后就可以對檔案進行編輯。這只是大數據技術中一種相對簡單的處理方法，在大學生檔案管理中還可以直接針對特定群體進行檔案處置，例如檢索不同入校時間學生的檔案、檢索不同院系的學生檔案等，都可以通過數據識別完成。而針對一些學生檔案資料不完整的情況，也可以依靠大數據技術進行處理。例如，發現學生在“個人檔案”中的姓名與身份證不同的情況，大數據技術能夠快速檢索學生資料，依靠自身的數據對比能力，在計算機上顯示學生的身份證姓名與檔案上的姓名，方便工作人員處理；或者通過大數據技術，對于學生檔案中“家庭成員”中填寫不完整的情況分別羅列出來，使工作人員能夠逐一核對。

五、結語

在信息技術快速發展的情況下，學生檔案管理進入了新的發展階段，因此對于工作人員而言，應該充分了解傳統檔案管理的不足，并采用多種方法，發揮信息技術的優勢，使信息技術能夠成為提高檔案管理的重要推動力，這樣才能更好的滿足未來檔案管理需求，為學生、為學校服務。