新形勢下做好干部人事檔案管理工作的探討

摘要：新時期，干部人事檔案的社會價值、文化價值以及經濟價值不斷凸顯，在單位選人用人中作用也日益凸顯。如何優化干部人事檔案管理內容與機制，推動人事檔案管理工作朝著現代化、科學化、系統化、規范化的方向發展，是每一個人事檔案管理人員需要關注和研究的課題。文章就干部人事檔案管理工作進行分析，闡述干部人事檔案管理的現實意義，指出當下存在的主要問題，并提出自己的建議，旨在能夠幫助人事檔案管理人員轉變觀念和創新方式，全面提升單位檔案管理工作的實效。

關鍵詞：人事檔案;干部;現實意義;對策;問題

一、干部人事檔案管理概述

（一）干部人事檔案管理的概念

所謂干部人事檔案管理，主要指單位在人事管理中，對干部的各項基本信息進行收集、整理、鑒別、歸檔、統計、管理、開發、利用的一項工作。具體到當前實踐中，干部人事檔案管理可以細分化人事檔案信息化管理與人事檔案實體化管理兩類。前者主要是指對人事檔案的原件材料進行管理;后者則更加側重于從檔案利用的角度對人事檔案進行管理與開發[1]。由于人事檔案具有很強的專屬性、憑證性，所以必須要保留其原件，而不能一味搭建信息化的管理模式。

（二）干部人事檔案管理的特點

干部人事檔案管理工作具有以下五個特點：一是依附性。從干部人事檔案產生的源頭來看，干部人事資料通常產生于各種人事組織工作中，依附于人事組織工作。同時，這種依附性還體現在對人身的依附，即充分反映了干部的基本信息情況。二是專業性。干部人事檔案均需要單位內部進行專門化管理，是一項專業性較強的工作，十分考量檔案管理人員的業務技能、理論知識以及對政策法規的熟悉程度。三是政治性。干部人事檔案是單位組織人事部門選人、用人的重要依據和參考，是單位制定人才戰略的憑證[2]。四是服務性。從干部人事檔案管理工作的目的來看，干部人事檔案要服務于人事考核、人事選拔、人才建設、人才政策制定、人才引進等各項工作。五是保密性。人事檔案不僅涉及具體干部的個人隱私，而且涉及許多人事任免信息。因此，在管理和使用的過程中，都必須要遵守相應的保密規定，充分保障干部隱私。

二、新形勢下做好干部人事檔案管理工作的現實意義

（一）有利于做好單位選人用人工作，提升選人用人的科學性

干部人事檔案大致包括干部自傳資料、工作履歷資料、現實表現資料、考核獎勵資料、懲罰資料等內容，能夠真實且完整地反映干部的思想政治素質、業務能力以及其他品格和經歷。從某種程度上來看，甚至可以說“見檔如見人”。因此，做好干部人事檔案管理工作，可以為單位選人、用人決策提供重要的依據。單位領導以及人事部門通過查看人事檔案，可以詳細了解該干部，進而作出相應的人事決策，確保選人用人過程、結果合理合法合規。

（二）有利于確保干部人事檔案的真實性，更好地對干部進行綜合考察

干部人事檔案詳細記錄了干部職業生涯的每一次進步、每一次思想變化、每一個成功、每一段經歷，具有連續性和銜接性。為了避免干部人事檔案失真，就必須要做好干部人事檔案管理工作，確保管理內容、過程規范，減少檔案管理過程中的漏洞，嚴格人事檔案的轉入、轉出與使用。也只有在保證干部人事檔案真實的基礎上，才能后期對人事檔案進行開發與利用。典型表現在，組織人事部門需要定期對干部進行考核和審查，此時就需要查閱人事檔案中的相關信息。一旦檔案失真，那么組織人事部門將很難對干部進行評定，甚至作出錯誤的評價。

三、新形勢下干部人事檔案管理工作中常見的問題

（一）干部人事檔案管理制度不健全

當前，部分單位干部人事檔案管理工作存在填報不規范、審核不及時、信息不準確、資料不齊全、資料不連貫等問題[3]。之所以出現上述問題，主要是因為干部人事檔案管理制度不健全，制度的剛性作用沒有發揮出來。一是干部人事檔案立卷歸檔制度不健全，人事檔案資料的數量、內容不達標，導致后期管理、查閱、利用過程中出現爭議。二是干部人事檔案移交制度不健全，許多人事檔案資源未經過嚴格的審核程序，難以確保干部人事檔案的真實性、完整性以及準確性，影響單位選人用人工作。三是干部人事檔案管理制度單一，難以適應新形勢下信息化管理、數字化管理的需求。部分單位尚未就數字干部人事檔案制定相關的規章制度，沿用傳統的紙質檔案管理制度進行管理，容易導致檔案管理工作無序化。

（二）干部人事檔案信息化建設滯后

現階段，部分單位干部人事檔案信息化建設滯后，導致后期的檢索、傳輸、利用、開發等各項工作無法高效開展。具體而言，表現在如下幾個方面：一是部分單位硬件設施不完善，難以高效地對干部人事檔案資源進行信息化轉化。例如，部分單位尚未引進高速掃描儀、高拍儀、微縮相機等硬件設施，導致紙質類干部人事檔案的掃描緩慢，難以轉化為相應的電子文件[4]。二是部分單位人事檔案管理系統的功能單一，尚未搭建人事檔案開發與利用平臺。一方面，人事檔案管理系統與人力資源系統的的關聯度不高，系統與系統之間在文件傳輸、文件共享、數據同步領域仍然存在壁壘，難以及時將最新的人事信息錄入到相關的人事檔案中。另一方面，人事檔案管理系統中缺乏文件格式轉化功能，無法有效記錄聲像、影像、圖片。三是人事檔案管理效率低下，單位應用信息技術的意識和能力不強。首先，大數據技術在干部人事檔案管理中的應用不足，難以實現深度檢索、深度開發，不利于搭建現代化的干部人事檔案服務平臺。其次，智能算法技術在立卷歸檔中的應用不足，沒有打通干部人事檔案各個管理流程，無法實現精細化管理的基本目標。最后，云儲存技術在干部人事檔案保存中的應用不足，干部人事檔案的保存時限較短，且不利于節省計算機、硬盤中的存儲空間，不利于搭建人事檔案數據庫。

（三）干部人事檔案管理隊伍建設不科學

一是干部人事檔案管理人員數量不足，檔案管理工作壓力大。隨著時間的推移，單位干部人事檔案的數量越來越多，與此同時，部分單位沒有及時引進和招聘人才，導致許多工作無法有效開展。二是培訓內容單一、方式欠缺創新。一方面，部分單位仍然停留在理論培訓的階段，檔案管理人員的業務能力和實踐操作能力有待提升[5]。另一方面，忽視從信息化建設的角度對檔案管理人員進行培訓，不利于培育檔案管理人員的創新意識，難以推動檔案管理工作朝著數字化、智能化、科學化的方向發展。

（四）忽視干部人事檔案安全管理工作

部分單位對干部人事檔案安全管理缺乏足夠重視，過于強調人事檔案的開發與利用，存在一定的安全風險。一是紙質檔案安全管理不嚴格，尚未配備和完善相應的安全管理設施，未執行嚴格的安全管理流程。二是數字檔案安全管理不科學，沒有充分將現代信息技術融入到干部人事檔案管理的各個環節，人事檔案加密、保密工作仍然有待加強。同時，事前病毒查殺以及事后備份防控等工作沒有落實，難以構建全方位的檔案安全管理體系。三是干部人事檔案安全管理制度不健全，安全管理的重點和職責不明，存在安全管理漏洞。

四、新形勢下做好干部人事檔案管理工作的對策

（一）科學管理，制定干部人事檔案管理制度

為了確保干部人事檔案管理科學、規范，扎實推進人事檔案管理工作，必須要優化管理制度，強化制度的剛性約束作用。一是要嚴把干部人事檔案的質量關，完善立卷歸檔機制。對于新形成的干部人事信息資料，必須要采取初審與復審相結合的方式，確保信息資料的格式內容、數量符合相關的規定和要求。二是要健全干部人事檔案移交制度。干部人事檔案移交工作要本著“先審核、后移交”的基本原則，穩步推進人事檔案移交。尤其是引進、招聘新人才過程中，必須由專門的檔案管理專責進行考核，重點審核人才的年齡、工作經歷、學歷、政治面貌、獎懲等內容。對于存在疑問、問題的，應當建立相應的臺賬，并要求干部、其他人員或者檔案移交部門進行說明，待說明無誤后，再行對臺賬進行銷號，切實實現“審核一份、規范一份、移交一份”的目標。三是要針對紙質干部人事檔案以及數字干部人事檔案制定不同的規章制度，分別明確相關的權責、流程、分工。做到有據可依、有章可循。

（二）創新方法，加強人事檔案信息化建設

信息化社會，充分應用信息技術對干部人事檔案進行管理與開發，形成“雙軌制”的檔案管理模式，能夠減少檔案管理成本以及工作壓力。為了實現這一目標，一是要引進并更新高速掃描儀、高拍儀、微縮相機等硬件設施，對紙質類的干部人事檔案進行掃描處理，并形成相應的數據庫。同時，有條件的單位可以安排專人對已經數字化掃描的電子檔案與紙質檔案進行二次檢查、比對，及時對不規范、不齊全的人事檔案進行完善與補充，嚴格執行人事檔案數字化工作標準。二是要選擇科學實用的檔案管理軟件，實現人事檔案微機化、系統化管理的目標。一方面，單位可以通過技術手段來打破干部人事檔案管理系統與人力資源管理系統的數據傳輸壁壘、數據共享壁壘，及時將最新的人事信息錄入到相關的人事檔案中，保障人事檔案的時效性。另一方面，單位要優化人事檔案管理系統的功能，進一步探索將與人事工作相關的聲像、影像、圖片錄入到系統中。三是要綜合應用大數據技術、智能算法技術、云儲存技術。首先，可以通過大數據技術對干部人事檔案進行細分，設置不同的檢索條件、檢索目錄，提升人事檔案的檢索效率。其次，可以通過智能算法技術，設置人事檔案管理的自動化流程，實現人事信息一站式更新與錄入，減少檔案管理人員工作壓力。最后，可以通過云儲存技術對人事檔案進行存儲或者備份。單位可以購置或者租賃阿里云、百度云等云儲存終端，并將人事檔案管理系統與云儲存終端進行數據同步。

（三）夯實基礎，培育高水平的檔案管理隊伍

干部人事檔案管理工作離不開專業化、高素質的人才隊伍。為此，必須要強化人才建設，聚焦干部培訓，打造敢擔當、有能力、講紀律的干部人事檔案管理隊伍。一是要結合本單位的實際情況，充分考量人事檔案管理工作負荷和工作量，及時引進高素質人才，確保人事檔案管理工作可持續化。二是要從信息化建設的角度對干部人事檔案管理人員進行綜合化培訓，強化檔案管理人員應用信息技術的能力。為此，要通過案例講解、實踐模擬等方式，讓檔案管理人員充分理解和應用信息技術，推動干部人事檔案管理工作創新和改革。

（四）精準定位，抓好干部人事檔案管理的“安全關”

干部人事檔案安全管理是一項重點工作，其工作成效將會直接影響干部人事檔案的完整性、真實性、準確性。為此，必須要精準定位，分別從三個角度把好“安全關”。第一，在紙質檔案管理領域，要完善檔案室內的基礎設施，施行辦公場所、整理場所、閱檔場所“三室分開”的機制，并配備防盜防潮、數字監控的工具。同時，要明確干部人事檔案的查閱權限、查閱流程，建立相關的查閱臺賬，詳細記錄查閱信息。第二，在數字檔案管理領域，要嚴格施行干部人事檔案管理系統內外網隔離機制，落實安全管理責任，提升干部人事檔案管理人員的安全意識。干部人事檔案管理人員要綜合采用防火墻、區塊鏈、數字水印、云加密、數字加密等新型的信息技術對干部人事檔案進行加密處理，并對訪問IP以及U盤等介質進行嚴格化管理，及時發現并查殺勒索病毒、非法程序、非法病毒。第三，完善人事檔案安全管理制度。一方面，明確安全管理重點，始終堅持干部人事檔案“凡轉必審”“凡進必審”“凡提必審”的原則，對人事檔案的查詢、借閱、使用、轉交等環節進行重點管控。另一方面，落實安全管理職責，用責任來約束檔案管理主體以及檔案使用主體，提升相關人員的責任意識。

五、結束語

作為記錄人事活動的重要信息載體，干部人事檔案在人事管理工作中的重要性不言而喻。為了更好地發揮干部人事檔案的價值，必須轉變工作思路，明確干部人事檔案管理的基本原則，創新干部人事檔案管理模式，最大限度地對干部人事檔案進行開發與利用，進而滿足單位選人用人的需求。具體而言，一是要科學管理，制定干部人事檔案管理制度;二是要創新方法，加強人事檔案信息化建設;三是要夯實基礎，培育高水平的檔案管理隊伍;四是要精準定位，抓好干部人事檔案管理的“安全關”。相信隨著人事檔案管理人員能力不斷提升、思維不斷開拓，人事檔案管理工作會愈發規范科學。

參考文獻：

[1]魏江來.干部人事檔案信息化管理模式下信息的安全保護[J].辦公自動化，2020，25（16）：49-50.

[2]劉鑫.干部人事檔案管理工作存在的問題及對策[J].管理觀察，2020（22）：95-96+99.

[3]黃衍潔.加強干部人事檔案信息化管理的策略[J].辦公室業務，2020（15）：61-62.

[4]郭祥慧.干部人事檔案管理隊伍建設問題及對策[J].辦公室業務，2020（14）：154-155.

[5]陶娟.干部人事檔案信息化建設的關鍵環節[J].人才資源開發，2020（14）：9-10.

作者簡介：蔣濤（1975.10–）男，民族：漢，籍貫：甘肅永昌，學歷：本科，職稱：館員，研究方向：人事檔案管理。