基于Access 數據庫的護理部辦公系統設計與應用

朱新青，宋仕芬，劉 俊，李冬梅

（玉林市第一人民醫院，廣西537000）

護理管理是為提高人們的健康水平，系統地利用護士的潛在能力和有關人員、設備、環境以及社會活動的過程[1]。隨著醫院信息化建設的發展與多學科交叉滲透的不斷深入，給臨床護理工作帶來了全新的體驗[2]，為了提高護理部辦公效率，實現無紙化辦公，本研究針對目前醫院護理部辦公自動化要求，通過需求分析、系統設計，應用Access 數據庫進行編程，研發了一套能滿足當前護理部辦公需求的信息化管理系統，并應用于護理管理實踐中，取得了良好效果?，F介紹如下。

1 護理部辦公系統的設計

1.1 需求分析 隨著信息技術的不斷發展，醫院信息化建設取得了很大的進步[3]，2014 年護理部與某公司合作研發了護理管理信息系統、電子病歷、辦公自動化等系統軟件，實現了臨床護理信息化管理和部門的上傳下達，提升了管理效能[4]，但是由于信息化投入成本高等原因，護理部日常辦公需求模塊尚未進入信息系統，如護理部年度目標管理及計劃，月、周工作安排及個人工作ABC 時間管理，計劃實施與監控（年、季、月），護理管理人員考核等還沿用傳統的辦公模式，即利用Office 辦公軟件，不斷新增文件夾保存資料，數據分析和資料查找需要花費較多的時間和精力，也易造成資料的丟失。沒有系統共享，護理部辦公出現信息孤島，同事間工作數據無法共享。因此，應用Access數據庫進行編程設計辦公系統，旨在可解決護理部辦公信息化存在的問題。

1.2 軟件設計 為了方便處理辦公相關數據，本系統將日常辦公文件及項目進行整合，引入戴明環（PDCA）管理、ABC 時間管理思路，設計一套基于Access 數據庫辦公管理系統，模塊設計遵循評估、計劃、實施、督查評價的PDCA 閉環管理。該系統主要包括7 大模塊28 項內容。見圖1。

圖1 護理部辦公系統模塊結構圖

1.3 護理部辦公系統軟件關鍵技術

1.3.1 Access 數據庫設計 Access 數據庫是基于Windows 系統，適用于開發的通用型關系數據庫，能夠提供多種向導、生成器和模板。此外，Access 數據庫還允許創建自定義報表，用于輸出或打印數據庫中的信息。數據庫軟件建立Access 數據庫（rck.accdb），具備強大的數據管理功能[5]。本研究中的Access 數據庫系統是針對護理部的日常工作計劃、實施、評價與管控、辦公流程的改進及護理獲獎等20 多個Excel 表格為子菜單，通過公式對Access 公式編程，形成可集成的多方位窗體及大數據分析，實現系統化、多維度、閉環式的護理部辦公管理系統。通過Access 可視化界面方便用戶進行數據的管理及使用，具有信息錄入、分類、修改、刪除、查詢以及統計篩選功能。

1.3.2 Access 數據庫Excel 表格交互 Access 數據庫根據基本的功能設置數據表、匯總表、查詢和相應窗體、宏以及需要調用的Visual Basic 代碼[6]。數據表通過交互性好的窗體完成數據的記錄、保存、查詢以及匯總表生成。匯總表是通過數據查詢顯示需要提供的各類數據的規范性組合；查詢是將現有數據表中的數據通過對某些項目的限制、重新組合來調用符合條件的數據列表。數據庫設置相關記錄的導出功能，將系統中顯示的相關記錄、字段可選擇導出到Excel 文件中[7]。

2 護理部辦公系統軟件模塊功能

選用Access 2010 軟件，該軟件適用于Windows XPS3、Windows 7、Windows 8 和Windows 10 系 統 環境下運行。電腦需要安裝Access 辦公軟件，登錄前需要設置受信任位置。

2.1 信息資料模塊 包括護理部人員、護士長基本信息、護理部人員分工3 個窗體內容。護理部人員及護士長基本信息窗體內容包括工號、姓名、科室等10 多項信息，可應用導入模板直接導入。護理部人員分工窗體可導入也可直接填寫，個人信息鎖定，每個年度根據人員或分工調整修改內容。

2.2 考核標準模塊 窗體儲存了護理部人員及護士長要求、評分標準，護理部工作人員登錄后可隨時查看崗位考核要求，每年可對內容進行維護。

2.3 目標管理 模塊設計包括年度SWOT（S 為優勢、W 為劣勢、O 為機會、T 為威脅）分析、年度目標管理及計劃（含季、月、周工作安排）、個人工作安排（ABC 時間管理）、護理部布置護士長工作記錄表、護理部預算、學術安排，護理部人員均有錄入、導入、導出及查看功能。

2.3.1 年度SWOT 分析 可隨時收集整理國內護理政策面及護理發展動向，結合院內護理工作現況進行全面、系統、準確的分析，如護理專業的機遇和挑戰、優勢與劣勢，根據分析結果制定護理策略，將策略列入本院5 年規劃和年度目標計劃。

2.3.2 年度目標管理及計劃 此模塊可將年度目標計劃導入，計劃為表格式，項目包括構面、策略目標、關鍵業績指標（key performance indication，KPI）及指標定義、目標值及監測頻率、行動方案、牽頭責任單位、責任人等。同時設置監測頻率窗口，把監測頻率為年度、季度、月的指標進行歸類篩選，護理部督導員可以根據監測頻率導入數據，系統自動進行數據分析，可以有效監控計劃和指標完成進度。

2.3.3 ABC 時間管理 將時間管理引入系統，幫助管理人員進行時間管理，提高管理執行力。ABC 時間管理模塊設置項目包括工作內容及分類、時間管理分類、擬完成及實際完成時間，上交、下辦部門、完成地點等內容。分類項目中設置下拉框內容以供選擇，如質量管理、培訓管理、教學管理、人力資源管理、信息管理、陪護管理、院務布置、學會及質控中心等工作分類，通過勾選將工作內容進行歸類。年、月、周、日工作計劃相互關聯，根據工作的重要性、緊急程度確定工作清單ABC 順序，方便管理者有計劃地安排工作。模塊設置有個人查詢和導入、導出功能。月計劃含個人分工表和部門匯總表，個人可隨時分類查詢月、周、日工作，減少工作疏漏。同事間相互可以看到每人完成的工作進度，有利于相互間的配合，減少交叉重復，避免浪費時間。

2.3.4 布置病區工作模塊 將每次布置的病區工作錄入系統，并定時批量提醒，包括布置時間、內容及分類，病區完成情況，隨時可查找追溯，還可分析月布置工作各科落實情況及效果。

2.4 工作落實與督查模塊 本模塊融合了計劃實施與監控環節，包括計劃執行及監控、護理部管理人員績效考核、護理培訓評價（含全院護理人員培訓參與率分析、護理部輪訓人員評價）、護理部年度預算執行監控。

2.4.1 計劃執行及監控 本模塊可以督查年度目標管理模塊實施情況，方便護理管理者及個人及時掌控項目負責人工作實施進度，從而確保每項護理工作按計劃實施，極大地提高了護理管理效能。

2.4.2 護理部管理人員績效考核 包括護理部主任、副主任、督導員、干事、護士長考核標準及考核記錄，主任及副主任每季考核1 次，護士長及督導員、干事每月考核1 次?？己嗽u價數據來源于平時工作執行情況，查檢發現問題可隨時記錄，自動匯總。

2.4.3 護理培訓評價 每月從培訓軟件APP（雨課堂、問卷星）中導出參加人員名單，一鍵導入系統中，系統自動分析全院參課率、病區參課率、年底自動生成個人參課達標率。護理部輪訓人員的培訓計劃、實施與評價也在此模塊完成。

2.4.4 護理部年度預算執行監控 本模塊分為護理部年度預算表、資金使用明細表、年度資金使用匯總表，預算表可錄入，明細表單項錄入，匯總表自動匯總，在系統上可隨時查詢資金使用情況。

2.5 流程與改進模塊 為規范辦公流程，保證每個流程節點執行的同質化，護理部重點工作項目在系統上繪制工作流程，包括請示報告流程、培訓考核管理流程、質量監控流程、人員招聘流程、省級繼續教育培訓班開班流程等，必要時根據每個流程執行過程出現的問題進行修改，每次修改留有痕跡。

2.6 其他模塊

2.6.1 科研實施模塊 設置護理科研實施模塊，可以錄入全院護理人員科研立項與實施情況，護理部可以定時督促并追蹤科研實施進度。

2.6.2 護理部獲獎模塊 設置個人、集體獲獎，記錄獲獎的時間、獲獎項目、獲獎類別、頒獎機關、獎項等級、獲獎者姓名、記錄人及圖片內容，模塊可以自動匯總及分類。

2.6.3 護理部大事記模塊 護理部是醫院職能部門之一，每年要完成大量的護理、教學、科研、預防等任務，記錄護理大事件對構建醫院文化有深遠意義，本模塊設置了大事記發生的時間、事件內容、類別（如病區分科/人事任免/護士節活動等）、記錄人及重要照片，此模塊可以快速將大事件進行分類，具有保存資料等功能。

2.7 系統設置模塊 本模塊設置了圖片路徑和修改密碼2 個窗體內容。圖片路徑是將護理部預算執行、大事記和獲獎圖片收集，在系統信任位置文件夾設置圖片文件夾，并將圖片按序號命名，在系統對應模塊中錄入對應圖片命名，系統自動導入圖片。修改密碼窗體，用戶可進行密碼的修改和保存，護理部主任或副主任有恢復初始密碼權限。

2.8 用戶管理模塊 用戶權限設置分護理部主任、副主任、護理部督導員、護理部干事4 部分，權限不同，職責與義務不同。護理部主任具有錄入、修改查看信息、審核與監督、提取系統數據分析等權限；副主任及督查員獲得分管區域內等同護理部主任權限；護理部干事有錄入、查看信息、提取系統數據分析等權限。

3 應用效果評價

由經過培訓的5 名護理部人員負責收集使用前與使用后護理部辦公管理的各系統指標數據。①護理管理人員工作任務按時完成率：使用前數據是從病區數據查檢表和護理部月工作完成查檢表中提取2019 年1 月—5 月常規管理的257 項工作任務完成情況，使用后數據是從系統中提取2020 年1 月-5 月285 項工作任務完成情況。②護理管理者對護理部工作滿意度：在全院68 位護理管理人員（護士長及護理部人員）中調查系統使用前后滿意度。采用Likert 5 級評分法，即“非 常 滿 意”計5 分、“滿 意”計4 分、“一 般”計3 分、“不滿意”計2 分、“非常不滿意”計1 分[8]。用問卷星發放滿意度問卷，有效回收率為100%。

4 統計學方法

采用SPSS 20.0 統計軟件對數據進行處理與分析，等級資料比較采用秩和檢驗，以P＜0.05 為差異有統計學意義。

5 結果

5.1 護理部辦公系統使用前后護理管理人員工作任務按時完成率比較(見表1)

表1 護理部辦公系統使用前后護理管理人員工作任務按時完成率比較 單位：件

5.2 護理部辦公系統使用前后護理管理人員滿意度比較（見表2）

表2 護理部辦公系統使用前后護理管理人員滿意度比較（±s） 單位：分

表2 護理部辦公系統使用前后護理管理人員滿意度比較（±s） 單位：分

注：t=-12.55,P＜0.001。

時間使用前使用后滿意度3.65±0.54 4.72±0.45人數68 68

6 討論

Access 數據庫功能強大，非信息專業人士也可以熟練掌握數據庫軟件編程與開發，可根據需要設計，實用、經濟[9]。數據庫運行穩定，可以在醫院區域網內共享數據，方便數據匯總及應用，而且后期容易調試和維護。以往護理部常用Office（Word、Excel 等）軟件進行辦公，需要不斷新增文件夾用于資料的保存，容易造成資料的丟失，護理工作計劃實施率也受到影響，數據難以共享，所需存儲空間大，耗費大量的人力和精力。本研究基于Access 數據庫設計護理部辦公系統軟件，可視化界面方便用戶進行數據的管理及使用，具有信息錄入、修改、刪除、查詢以及統計篩選功能，使用此系統護理管理者的工作計劃性提高、護理工作缺陷率降低，實現了護理部辦公的信息化，提高了工作效率。系統設計引入PDCA 管理工具，每項工作都是一個PDCA循環，有計劃、實施、檢查和反饋的過程，并可針對其中的成功與失敗進行分析總結，在對自身工作的回顧和梳理過程中能幫助管理者發現問題、糾正問題并解決問題，并形成工作不斷優化的良好習慣。系統對護理部管理人員進行清晰的項目分工,將組織利益與個人利益緊密聯系，更利于調動管理者與團隊成員的主動性、積極性、創造性[10]。表1 數據顯示，使用此系統后，護理部布置工作完成情況明顯提高(P＜0.05)?；贏ccess 的護理部辦公系統引入ABC 時間管理法，管理以事務的重要程度為依據，將待辦的事項按照輕重緩急的順序劃分為A、B、C3 個等級，然后按照事項的重要等級有計劃地完成，集中精力完成A 類工作，效果滿意，再轉向B 類工作,對于C 類工作，在時間、精力充沛的情況下，盡可能委派他人執行，以節省時間。堅持ABC 時間管理可以有效解決因日常事務繁忙而陷入混亂的狀況，使工作、學習、生活有條不紊中進行。表2 數據顯示，護理部辦公系統使用后護理管理人員滿意度明顯提高(P＜0.05)。

7 小結

本研究基于Access 數據庫設計開發的護理部辦公系統軟件，經濟、安全、實用，但研發使用過程中發現其存在一定局限性，如數據存儲空間有限，系統使用需要設置區域內共享條件或具備區域網絡[11]，數據僅局限于100 個以內的用戶同時使用，有條件的醫院可將此系統作為模板納入醫院的護理信息系統中。目前，該軟件已獲得國家版權局頒發的計算機軟件著作權，計劃免費提供給質控中心區域內的基層醫院護理部、護理單元使用，為基層護理管理者提高管理效能提供有力支持。