高職院校檔案管理信息化建設探究

李雪蓉

（湖南藝術職業學院 湖南 長沙 410012）

1 引言

信息化技術發展的時間雖然并不長，但是發展的速度是非常驚人的。信息技術的出現為高職院校的檔案管理帶來了很多便捷之處，但是隨著使用時間的增加，有些問題開始逐漸顯示了出來，而造成這些問題的最大原因在于懂得專業技術的管理人員不足。為了提高高職院校中信息化管理檔案的水平，從業者應該從基礎實用性的角度出發考慮，為該技術在應用中出現的各種問題提出有針對性的措施。

2 檔案管理信息化的意義

檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌、保障人民群眾根本利益的重要事業。黨和國家歷來重視檔案和檔案工作，新修訂的《中華人民共和國檔案法》2021年正式實施，我們看到新修定的檔案法有一大亮點，那就是增加了“檔案信息化建設”的專門章節，對電子檔案的合法要件、地位和作用、安全管理要求和信息化系統建設等方面作出了明確規定，目的在于推動實現以信息化為核心的檔案管理現代化[1]。

檔案事業長期以來非常傳統，以保管檔案為主，隨著電子計算機和互聯網技術的發展，這種狀況顯然落伍于時代的發展和要求。檔案管理信息化，可以適應時代的發展，讓用戶獲取文獻資料更加方便快捷。隨著現代信息技術的應用越來越廣泛，檔案管理也應當充分利用其優勢，達到管理過程的現代化、科學化、準確化。隨著時代的變遷發展，一方面是文獻資料的大量增長和累積，另一方面是用戶對信息進行搜集、整理、開發和利用的需求越來越高，而現代化信息技術正好可以幫助檔案管理解決這對矛盾。檔案信息化管理不僅要把檔案文件格式數字化，還需要將其向網絡化方向發展，如此，可以把檔案資源的作用發揮到最大，從而大大提高檔案的利用效率。因此，檔案管理的信息化建設是順應時代的，對于檔案管理行業事業的發展有至關重要的作用。

在現階段的社會發展中，信息化可以節省大量的人力資源，很多需要人工去處理的工作都能夠通過信息化降低人力投入。檔案管理也是一樣，信息化管理可以幫助管理人員省去大量繁復的勞動，重要信息只要通過掃描、打印、輸入等形式，就可以完成永久性的保存，這可以極大降低檔案工作者的工作強度，還可以一定程度上起到節約資源、綠色發展的作用。

3 檔案管理信息化建設的主要任務

檔案管理信息化的實質是檔案管理模式和工作方法從過去以保管檔案為主轉變到文獻檔案數字化的匯集、保存和傳送并舉[2]。因此，檔案信息化建設的重要任務主要有：首先，明確檔案管理工作的標準和范圍，基于此建立檔案信息化管理體系。其次，以資源建設作為核心，使資源建設與信息化技術運用相互促進，相得益彰，在提高檔案科技的創新能力中實現檔案的信息資源的保護和利用，從而推動檔案資源的數字化、信息管理的標準化、信息服務的網絡化等。再次，檔案管理的信息化建設終是以服務用戶為目的的，要堅持用戶至上，以人為本，服務用戶攝取文獻信息的需要。最后，加快培養具有信息技術等現代科學技術的復合型檔案管理人才。一切先進技術要依賴于人的熟練掌握與運用才能開花結果。

4 高職院校中信息化檔案管理的重要性

4.1 為學校教育教學決策提供參考和依據，助力學院文化內涵建設

信息時代已經到來，信息技術已經滲透到人們生活中的每一處，高職院校作為高等知識的產出地，對于新技術的應用不應該落后于時代。環顧高校特別是高職院校，不難發現，信息化建設普遍滯后于學生管理、教務管理、人事管理、財務管理、后勤管理，這種狀況不改變，顯然不利于學校檔案管理與時俱進。

黨和國家領導人歷來很重視檔案管理事業，強調檔案工作要“為黨管檔、為國守史、為民服務”。檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案，并明確提出了檔案工作走向依法治理、走向開放、走向現代化的目標。因此，高校要充分認識到檔案工作的重要性，加強對檔案工作的重視。實際上，學校的變遷發展，學科和專業建設、人才培養等等都會在檔案中得到完整的體現，對學校來說，管理好檔案就是做好文化的承續和傳播。清晰的校史、學科發展歷史的梳理、可以讓學校管理者從中總結經驗，根據在發展中遇到的問題，及時作出回應和決策，幫助學校對辦學思路和理念進行及時改進，促進學校的長期發展，這就是檔案的“資教”作用。

4.2 為師生教育教學提供文獻資源，助力人才培養

檔案信息化有利于師生從海量學院歷史文獻中獲取所需的素材，如歷史上重要的教學資源、珍貴的歷史圖片、音視頻資料、重要的實物檔案等。特別值得一提的還有學生檔案，它記錄同學們進校以后的一切表現、成績以及個人信息，因此學生檔案的信息化不僅有利于保證檔案的完整性，也因其具有可備份的特點而更具有安全性，學生不用擔心出現萬一檔案原件丟失以后無法找回的情況。因此，高職院校檔案信息化工作學生也是歡迎和受惠的。由于檔案可以完整反映出學生在校德智體全面發展狀況，獎懲記錄可以有效激勵和鞭策學生。因而檔案還具有助力人才培養的“資教”作用，將檔案進行信息化管理是有助于學生全面發展的。

5 高職院校在建立檔案信息化管理過程中存在的不足

5.1 缺少信息化管理檔案的意識

根據目前高職院校建立信息化檔案管理的進程來看，大多數院校的重視程度還是不夠，并沒有真正認識到建立信息化檔案管理系統對于學校以及社會的發展來說會起到什么樣的助力效果。在高職院校進行檔案工作的管理人員大多缺乏檔案管理、計算機等相關專業背景，比較習慣傳統紙質檔案管理方式，對手動檢索有明顯的依賴性，對于采用信息化手段進行檔案管理表現出一定的不適和排斥；或者有部分的管理員對檔案的信息化管理具有一定程度的不信任，認為將檔案信息化有可能會造成部門信息的丟失。這種意識對于推動高職院校檔案的信息化管理工作來說顯然不利。

5.2 檔案管理軟件系統比較落后

有了成熟的工具，工作效率才會提高，這個道理放在信息化檔案管理過程中也同樣適用。不少高職院校對于檔案管理投入的經費太少，這就導致了在信息化檔案管理的過程中，管理員們所使用的軟件和硬件都非常的落后。有些高職院校檔案管理室中僅配備兩三臺使用多年的大塊頭電腦，且不說每個管理員都應有自己的工作電腦，就連為數不多的幾臺電腦還故障頻出，這確實就讓檔案管理員不愿意將檔案信息化，增加對傳統的管理方式的依賴；再例如有些學校的軟件管理系統落后，連基本的篩選和搜索功能都沒有，這無疑是把紙面內容數字化了，完全沒有將信息化的優勢發揮出來。有些高職院校確實采購了一些比較先進的檔案信息管理軟件，但是在利用的時候，只是把紙質檔案的掃描件上傳到軟件中進行儲存，沒有對檔案進行數字化，這就使得軟件的利用效率低下，沒法良好運用軟件進行信息的篩查與搜索。

5.3 信息化檔案管理人才隊伍不足

因為信息化技術的發展時間比較短，因此掌握相關技術知識的人目前還比較少，對于檔案信息化建設來說，人才不足成了最大的問題，同時，信息化還給原有的管理人員帶來了挑戰，它要求檔案管理人員不僅具有專業的檔案管理技術，還需要同時掌握信息管理技術、計算機應用技術等。在目前的檔案信息化建設中，想要實現一個人同時掌握多種專業技能還是有難度的，目前更需要的是多種專業的人才能夠進行相互配合，為檔案信息化建設提供更多的技術支持。目前大多數高職院校沒有獨立建館，綜合檔案室人才配置也嚴重不足，管理人員多半缺乏相應的專業背景，信息化技術方面的人才少之又少，這就造成了大多數院校都不能滿足將檔案進行信息化管理的人才配備要求。

6 完善高職院校信息化檔案管理建設的有效措施

6.1 改變觀念，提升信息化管理意識

檔案管理員隊伍的思想觀念一定要有時代性和一定的前瞻性，如果因循守舊，那么即便是有一天檔案建設的信息化工作完成了，也會出現使用率低下的情況。想要讓高職院校的檔案管理信息化建設水平有所提高的話，首先就應該讓管理人員對于信息化管理的態度發生改變，將檔案管理信息化的意識深入每位管理者的內心，不斷提升信息化管理意識。學校領導更應充分認識到檔案信息化管理的重要意義和作用。檔案管理信息化建設有助于促進智慧校園建設，能明顯的助推學院管理水平的提高。只有全員檔案意識提高了，檔案管理的信息化建設才能有施展拳腳的空間[3]。

6.2 加強對檔案管理人員的培養和專業人才的吸納

檔案管理的主體還是人，檔案信息化建設離不開懂行的檔案管理人員。對于人才不足的現狀應從兩方面解決，其一就是加強對原有專兼職檔案員的業務，不斷提高他們的業務能力和水平；必要時引進具有檔案管理或信息管理技術專業人才。

6.3 創建安全的檔案環境

檔案管理信息化的好處有很多，但也存在安全性不強，檔案容易被黑客攻擊的安全隱患。因此，在進行檔案信息化建設的過程中，還應該注重對于檔案信息安全保障機制的完善。這可以從以下幾方面進行著手處理：（1）建立檔案安全管理責任制度，讓管理人員認真履行崗位職責，增強保密意識；（2）建立信息技術的保障防線，防止惡意攻擊或系統病毒；（3）加強安全檢查，及時排除隱患；（4）加強信息溝通，嚴肅紀律，做到令行禁止，確保檔案資料安全。

7 結語

計算機信息化技術已經足夠普及，對于傳統行業來說必然會掀起一輪改革的浪潮，檔案管理的信息化建設是不可阻擋的趨勢，作為知識的產出中心，高職院校一定要勇于先行，勇于革新，將信息化管理落實到學校管理的方方面面。